Menadżerom w instytucjach rządowych nie spieszy się do zmian, choć widzą taką potrzebę

Dwie trzecie liderów z instytucji rządowych przyznaje, że ich organizacja musi zmieniać się szybciej w ciągu najbliższych trzech lat, aby nadążać za zmieniającymi się warunkami biznesowymi, ale tylko 27 proc. z nich czuje znaczną lub silną presję w związku z adaptacją do szybkich zmian. Ponadto 55 proc. nie spodziewa się zakłóceń spowodowanych technologią w ciągu najbliższych trzech lat.

Brak pośpiechu i minimalna postrzegana presja zmian wśród liderów z instytucji rządowych to tylko niektóre z wniosków z raportu The Challenge of Speed, przygotowanego przez the Economist Intelligence Unit, sponsorowanego przez  Ricoh.

Jednakże, raport ukazuje również, że zdecydowana większość liderów z organizacji rządowych (71%) w ciągu ostatnich trzech lat doświadczyła już zmian w sposobie działania wywołanych zmianami technologicznymi. Ponadto, mają wizję jak dalej usprawnić działanie swojej organizacji i uważają, że rekrutacja nowych pracowników (45%) oraz usprawnianie kluczowych procesów biznesowych (44%) to dwa najważniejsze obszary, w których można spodziewać się największych zmian w ciągu najbliższych trzech lat.

- Czeka nas jeszcze więcej zmian. Cele cyfryzacji administracji w Unii Europejskiej są zdefiniowane. Wskazują one, że do 2015 roku 50 proc. obywateli i 80 proc. przedsiębiorstw powinno komunikować się z urzędami cyfrowo. Szybkość postępowania cyfryzacji zmierzona w 2012 roku wyniosła 44 proc. Zatem postępy są widoczne i może to być powodem, dla którego urzędnicy wysokiego szczebla nie odczuwają presji i nie spodziewają się dodatkowych znaczących zakłóceń. Jednak dalsze zmiany są nieuniknione i będą się musiały dokonać w krótkim czasie. Presja na szybsze zmiany może się również zwiększyć, ponieważ obywatele domagają się łatwiejszej komunikacji z organami państwowymi. Odmawiają uczestniczenia w skomplikowanym procesie wymagającym dużej liczby fizycznych dokumentów, gdy w większości innych aspektów życia wszystko jest szybsze i cyfrowe

- mówi Carsten Bruhn, wiceprezes Ricoh Europe. 

Liderzy z sektora rządowego przyznają, że jest kilka kluczowych obszarów, na których należy się skupić, aby poprawić satysfakcję obywateli. Te obszary to: 1) rekrutacja nowych pracowników, 2) pozyskiwanie i utrzymywanie klientów (obywateli), 3) usprawnianie kluczowych procesów biznesowych oraz 4) dostęp do kluczowych informacji biznesowych. Ten mix priorytetów ukazuje, że jest jeszcze wiele do zrobienia, ale wiele rządów już teraz czerpie znaczące korzyści z transformacji cyfrowej.

W raporcie ukazanych zostało kilka przykładów. W Hiszpanii 3/4 procedur administracyjnych odbywa się teraz za pośrednictwem Internetu. Pozwoliło to zmniejszyć biurokrację i zaoszczędzić 19 mld euro tylko w ciągu ostatnich pięciu lat. W Estonii 100 systemów informatycznych połączono przez prawnie certyfikowaną platformę wymiany danych. Współdziałanie systemów pozwoliło uruchomić świadczenie przez Internet około 2500 usług dla obywateli. W Danii natomiast prowadzone są działania w kierunku ustanowienia prawnego obowiązku wykorzystania kanałów elektronicznych, aby stanowiły one co najmniej 80 proc. całej pisemnej korespondencji między obywatelami lub przedsiębiorstwami a władzami publicznymi w 2015 roku.

Opr. Jas