GAZETA BANKOWA: Biuro bez papieru

Informacje

Zarządzanie dokumentami to rosnące wyzwanie dla banków. Co zrobić, by nie utknąć w stertach wydruków na biurkach, w szafach i archiwach? Odpowiedzią jest digitalizacja i elektroniczny obieg – pisze w „Gazecie Bankowej” Adam Jackowski

Zarządzanie dokumentami może stanowić spore wyzwanie dla pracowników banków. Co zrobić, by nie wpaść w pułapkę chaosu organizacyjnego i nie utknąć w stertach papierów, zawalających biurka i szafy? Obecnie z pomocą przychodzą systemy klasy ECM (Enterprise Content Management), tj. informatyczne narzędzia do zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi. To technologia stosowana do przechwytywania, przechowywania, wykorzystywania, aktualizowania treści i zarządzania nią w celu wspierania procesów biznesowych.

Krzysztof Chodkowski, dyrektor ds. strategii w SER Group, która prowadzi tego typu wdrożenia, zauważa, że dziś większość firm z branży finansowej wykorzystuje elementy strategii ECM do wspierania własnego modelu biznesowego. W ten sposób bowiem można o wiele łatwiej i sprawniej np. zgromadzić dokumentację niezbędną do procesowania usług klientów (np. udzielenie kredytu hipotecznego, zawarcie polisy ubezpieczeniowej, etc.). Nie bez znaczenia jest też oczywiście obniżenie kosztów przetwarzania tej dokumentacji.

Innym bardzo ważnym powodem wdrażania takich rozwiązań jest chęć ustandaryzowania procesów przygotowania oraz podejmowania decyzji w relacjach z klientem usług finansowych, co jest możliwe dzięki zastosowaniu technologii ECM. Chodzi tutaj o to, aby w podobnych sytuacjach oraz kontekstach procesy i decyzje były powtarzalne, audytowalne oraz możliwie najefektywniej zautomatyzowane. Podejście takie ogranicza ryzyko defraudacji oraz sprzyja przewidywalności efektów prowadzonego modelu biznesowego, jednocześnie obniżając koszty operacyjne – mówi Krzysztof Chodkowski.

(…) Krzysztof Chodkowski przyznaje, że sektor finansowy wyróżnia się na tle innych branż, jeżeli chodzi o absorpcję rozwiązań klasy ECM. Wynika to głównie z regulacji prawnych, do jakich przestrzegania są zobowiązane instytucje finansowe oraz z nieustannego dążenia instytucji finansowych do innowacyjnego podejścia do kosztowo efektywnych procesów operacyjnych. Na rynku krajowym kilka największych wdrożeń ECM jest realizowanych właśnie w tym sektorze. Jednak idea optymalizacji kosztów operacyjnych poprzez implementację strategii ECM prowadzącej do realizacji idei biura bez papieru staje się dziś powszechna w każdym sektorze gospodarki.

Oszczędność czasu i kosztów

ECM można bowiem traktować jako przewodnik, który ułatwia zorientowanie się, co dzieje się w przedsiębiorstwie. Obecnie nie sposób jest robić to ręcznie: danych jest zwyczajnie zbyt dużo, a wszystko wskazuje na to, że z czasem będzie ich coraz więcej. ECM pozwala przechwycić i skatalogować informacje w taki sposób, by były uporządkowane w nadającej się do wykorzystania formie. Pracownicy mogą mieć określone uprawnienia w dostępie do danych i mogą z nich korzystać na praktycznie dowolnym urządzeniu. A wszystko to przy zachowaniu poszanowania dla obowiązujących przepisów i polityki firmy.

Elektroniczny obieg dokumentów pozwala zaoszczędzić ponad dwie trzecie czasu, kosztów i zminimalizować nakład pracy potrzebny na wykonanie codziennych zadań administracyjnych. To rozwiązanie z czasem wyprze tradycyjny dokument papierowy – uważa Adrian Weremiuk, prezes firmy XSystem, oferującej rozwiązania z obszaru obiegu dokumentów.

Według niego papier w codziennej komunikacji będzie odgrywał coraz mniejszą rolę, gdyż narzędzia służące do zarządzania dokumentami i ich obiegiem są prostsze w obsłudze i bardziej dostępne dla szerokiego grona odbiorców. Rynek elektronicznego obiegu dokumentów będzie rósł, dlatego, że elektroniczny obieg dokumentów pozwala firmie zaoszczędzić nawet do 70 proc. czasu i kosztów w porównaniu do tradycyjnego modelu opartego na dokumentach papierowych. Poprawia przepływ informacji między pracownikami, umożliwia utrzymanie porządku w dokumentacji, usprawnia i przyspiesza pracę, a przy tym jest proekologiczny. Pozwala zaoszczędzić na kosztach drukowania, skanowania i przechowywania dokumentów w archiwum. Ponadto, do dokumentów w formie elektronicznej każda uprawniona osoba ma dostęp z dowolnego miejsca przez 24 godziny na dobę. Takie rozwiązanie sprawdza się zwłaszcza w firmach o rozproszonej strukturze, a więc np. w bankach.

Pełną wersję tekstu o tym, jak komputery i internet zmieniają bankowy back-office oraz więcej informacji o polskiej gospodarce i sektorze finansowym znajdziesz w bieżącym wydaniu „Gazety Bankowej” do kupienia w kioskach i salonach prasowych