Duplikat faktury – to musisz wiedzieć

W swojej firmie z pewnością każdego miesiąca wystawiasz zarówno faktury przychodowe jak i kosztowe. Co jednak, kiedy wystawiona przez Ciebie faktura nie dotrze do nabywcy, bądź ulegnie zniszczeniu? Zobacz, co musisz wiedzieć o duplikacie faktury i nie daj się zaskoczyć w takiej sytuacji!

Faktura VAT to podstawowy dokument, który uprawnia przedsiębiorcę do odliczenia podatku naliczonego. Zdarza się jednak, że wystawiony nabywcy dokument zaginie bądź ulegnie zniszczeniu. To właśnie wtedy zobowiązany jesteś wystawić duplikat faktury.

Duplikat faktury – co to jest?

Duplikat faktury to nic innego jak ponownie wystawiony dokument. Musi zawierać takie same dane jak te, które widniały na fakturze pierwotnej. Co ważne, ma on takie samo znaczenie jak faktura pierwotna. Jako przedsiębiorca powinieneś przywiązywać wagę do faktu posiadania niezbędnych faktur. Ich brak niesie za sobą bowiem nieciekawe skutki. Brak faktury oznacza m.in. brak uprawnienia do odliczenia podatku VAT za dany okres z racji dokonanej transakcji!

Pamiętaj, że duplikat faktury może wystawić jedynie wystawca faktury pierwotnej. Jeśli zagubiłeś bądź zniszczyłeś fakturę jako nabywca, zwróć się z formalnym wnioskiem o wystawienie duplikatu dokumentu. Co ważne, w przypadku zagubienia duplikatu, jest możliwe wystawienie także kolejnego dokumentu tego typu, oczywiście z nową datą wystawienia.

Co z księgowaniem duplikatu?

Po wystawieniu duplikatu faktury pozostaje jeszcze kwestia zaksięgowania takiego dokumentu. Prowadząc księgowość we własnej firmie od razu musisz się na tym skupić. Na szczęście zazwyczaj nie jest to skomplikowane. Znaczenie ma data oraz powód wystawienia duplikatu. Przykładowo, jeśli wystawiasz duplikat faktury na życzenie nabywcy, podpinasz dokument pod fakturę pierwotną, jako wystawca. Nie będzie tutaj żadnych zmian w kwestii księgowej, ponieważ dokument pierwotny został już zaksięgowany pod określoną datą.

Jeśli duplikat dotyczy faktury, która nie dotarła do nabywcy (np. zaginęła w drodze), to traktuje się go jak standardową fakturę i księguje zgodnie z datą widniejącą na dokumencie. VAT z tego tytułu odliczysz dopiero po otrzymaniu duplikatu. Prościej jest natomiast wtedy, jeśli dokument zaginie po dotarciu do nabywcy. Nie zmienia on bowiem wtedy nic w kwestii księgowania i zostaje podpięty w zamian za zagubioną fakturę pierwotną.