Polski urzędnik jak z PRL - NIK ujawnia: Urzędy nie stosują komputerów, króluje papier i ołówek

Prawie wszystkie gminne i miejskie urzędy mają tradycyjny (papierowy) system zarządzania dokumentami. Tylko pojedyncze wdrożyły elektroniczne zarządzanie dokumentami - wykazała kontrola e-administracji lokalnej prowadzona przez Najwyższą Izbę Kontroli.

"W 22 z 24 (91,7 proc.) kontrolowanych urzędów jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu rozpatrywania i rozstrzygania spraw wskazywano system papierowy wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie. W dwóch pozostałych urzędach jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wskazany został system elektronicznego zarządzania dokumentacją" - napisano w raporcie Najwyższej Izby Kontroli dot. wdrażania systemów teleinformatycznych w miastach i gminach.

Kontrolę przeprowadzono w 25 jednostkach, tj. w MAC oraz w 24 wybranych urzędach gmin miejskich i miast na prawach powiatu w województwach: dolnośląskim, małopolskim, mazowieckim, śląskim, wielkopolskim i zachodniopomorskim. Trwała ona od 8 czerwca do 24 października 2014 r.

"Polska nadal ma dużo do zrobienia w zakresie e-administracji" - oceniła Izba, choć podkreślono jednocześnie, że dokonał się spory postęp w tej dziedzinie. Jak przypomniała Izba, w badaniu eGovernment Benchmark, przeprowadzonym na zlecenie Komisji Europejskiej, Polska osiągnęła wskaźnik 76 proc. w zakresie dostępności on-line przydatnych usług publicznych (m.in. założenie własnej działalności gospodarczej, utrata i znalezienie pracy, zmiana miejsca zamieszkania) i uplasowała się w połowie stawki - na 12 miejscu wśród 28 badanych krajów. Wyprzedziła tym samym nieznacznie m.in. Francję (75 proc.), Wielką Brytanię (74 proc.) oraz Niemcy (67 proc.)

Raport stwierdza jednak, że mimo stosunkowo dobrych wyników na tle europejskim, polskie urzędy oferują tak naprawdę niewiele e-usług przydatnych mieszkańcom. Jak podaje raport, w większości kontrolowanych urzędów (17 z 24) liczba świadczonych e-usług nie przekraczała 20. Aż cztery urzędy świadczyły tylko jedną e-usługę, czyli obligatoryjną Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, podczas gdy tylko nieliczne oferowały ich ponad 100.

NIK zauważyła również, że żaden z kontrolowanych urzędów nie dostosował w pełni swoich serwisów internetowych do potrzeb osób niepełnosprawnych, a termin na to upływa 31 maja 2015 r.

Jak ustaliła Izba, choć 93 proc. ze zbadanych podczas kontroli systemów informatycznych, działających w urzędach w ramach e-administracji spełniała minimalne wymogi współdziałania, określone w Krajowych Ramach Interoperacyjności, to systemy te współpracują ze sobą w bardzo ograniczonym zakresie.

Tylko 17 proc. z nich zapewniało współpracę na poziomie najbardziej zaawansowanym, co oznacza, że przekazywanie danych między systemami odbywało się w sposób automatyczny. Jedynie pięć systemów, czyli zaledwie 6 proc., bezpośrednio korzystało z danych gromadzonych w zewnętrznych bazach i rejestrach publicznych, takich jak rejestr PESEL czy też System Informacji Przestrzennej. Pozostałe systemy korzystały wyłącznie z własnych wewnętrznych zbiorów danych urzędów.

Izba negatywnie oceniła działania burmistrzów i prezydentów miast w zakresie zarządzania bezpieczeństwem informacji w urzędach. Nieprawidłowości w tym obszarze stwierdzono w 21 z 24 skontrolowanych urzędów.

Najważniejsze uchybienia dotyczyły zarządzania uprawnieniami użytkowników w zakresie dostępu do systemów informatycznych (np. pracownicy części urzędów mogli instalować na komputerach dowolne oprogramowanie, mieli uprawnienia administratora systemu, choć nie byli informatykami; nie blokowano też np. kont byłych pracowników). Jak zauważyła Izba, w wielu urzędach brakuje także np. Polityki Bezpieczeństwa Informacji, czyli opracowanych i wdrożonych regulacji związanych z zarządzeniem bezpieczeństwem informacji.

"W dobie elektronicznej komunikacji kluczowe jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych użytkowanych przez samorządy. W przeciwnym razie pojawia się ryzyko nieuprawnionego ich ujawnienia, co może doprowadzić do destabilizacji pracy urzędów oraz podważyć zaufanie obywateli do organów administracji publicznej" - podkreśliła NIK.

NIK sformułowała także szereg zastrzeżeń pod adresem Ministra Administracji i Cyfryzacji.

"Minister Administracji i Cyfryzacji nie planował i nie przeprowadzał kontroli współdziałania systemów informatycznych w podmiotach publicznych. Nie przekazał również wojewodom jednolitych kryteriów dotyczących przeprowadzenia przez nich kontroli w samorządach w zakresie działania systemów teleinformatycznych oraz rejestrów publicznych" - napisano.

Kontrola NIK wykazała również, że pomimo wątpliwości zgłaszanych przez samorządy, w Ministerstwie Administracji nie wypracowano jednoznacznego stanowiska w sprawie znaczenia terminu „istotnej modernizacji” systemu informatycznego. Tymczasem - jak oceniła Izba - jest to istotne z uwagi na obowiązek dostosowania systemów działających w poszczególnych urzędach do wymogów rozporządzenia Krajowych Ram Interoperacyjności nie później niż w dniu pierwszej istotnej modernizacji.

"Brak precyzyjnego określenia pojęcia istotnej modernizacji powoduje, że urzędnicy nie zawsze potrafią ocenić, czy zakres przeprowadzanej modernizacji jest na tyle istotny, że już stwarza czy też jeszcze nie stwarza obowiązku dostosowywania systemu. W praktyce nie jest więc jasne, kiedy urzędy powinny dostosowywać swoje stare systemy informatyczne do współpracy z innymi systemami i rejestrami" - oceniła Izba, która skierowała do szefa MAC wniosek o naprawienie uchybień.

Ekspert Pracodawców RP Piotr Wołejko uważa, że obraz informatyzacji administracji samorządowej – wyłaniający się z raportu NIK - "nie jest wesoły". "I nie stanowi też żadnego zaskoczenia. Wszystko odbywa się zgodnie z przewidywaniami, czyli po linii najmniejszego oporu" - zaznaczył Wołejko.

"Konieczne są fundamentalne zmiany w obszarze cyfryzacji administracji. Teoretycznie odpowiedzialne za to Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji nie posiada bowiem kompetencji wystarczających do tego, by tym procesem w odpowiedni sposób kierować bądź przynajmniej go koordynować. Nie jest to możliwe na szczeblu centralnym, a tym bardziej na szczeblu samorządowym, który jest przecież od władzy centralnej niezależny" - ocenił ekspert Pracodawców RP.

Jego zdaniem rolę do odegrania w tej sprawie mają organizacje zrzeszające poszczególne jednostki samorządu terytorialnego. "Należy od nich oczekiwać podjęcia działań na rzecz wypracowania wspólnych standardów i ram funkcjonowania systemów informatycznych. Rząd powinien je w tym wspierać i koordynować działania w ramach Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego" - podkreślił Wołejko.

Ekspert zwrócił uwagę, że szansą na rozwój e-administracji są fundusze unijne na lata 2014-2020. "Trzeba je tylko mądrze wykorzystać. Jeśli potraktować informację o wynikach kontroli NIK jako wskazówkę, to unijne fundusze nie zostaną niestety wykorzystane we właściwy sposób. Owszem, uda się je wydać i coś stworzyć, lecz niekoniecznie będą to nowoczesne, funkcjonalne systemy informatyczne, ułatwiające obywatelom życie, a urzędnikom – codzienną pracę" - dodał.

PAP/ as/