Zostały 2 miesiące na wpis do rejestru przechowawców akt
Tylko dwa miesiące zostały przedsiębiorcom na uzyskanie wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych - przypomina ZUS. Od stycznia za przechowywanie dokumentów pracowniczych bez wymaganych uprawnień może grozić kara nawet do 100 tys. zł.
Sprawa dotyczy nowelizacji ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Przepisy zakładają m.in. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej pracowników z 50 do 10 lat, dzięki przekazaniu do ZUS odpowiednich informacji. Stanowić one będą podstawę do wyliczenia przez Zakład świadczeń emerytalnych i rentowych dla takich osób.
Rozwiązanie takie ma spowodować, że pracownik, przechodząc na emeryturę, nie będzie musiał sam zbierać odpowiednich informacji. Będzie można skorzystać z tego, co pracodawca przekazał do ZUS, bądź odebrać od pracodawcy dokumentację po upływie 10 lat. Nowe przepisy pozwolą też pracodawcom przechowywać dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej.
ZUS przypomina, że zgodnie z ustawą każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw.
Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze - podkreślił rzecznik Zakładu Wojciech Andrusiewicz.
Zwrócił uwagę, że ustawa, która wchodzi w życie 1 stycznia, wprowadza również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień.
Przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed 31 grudnia 2018 roku, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada - podkreślił rzecznik.
Dodał, że za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca może zapłacić karę do 100 tys. zł.
Jak zaznaczył, przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności.
Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można załatwić korespondencyjnie - wyjaśniał Andrusiewicz.
(PAP)
