ISOF-WORKFLOW z elementami ERP – system do obsługi zaplecza banku
ISOF-WORKFLOW jest pierwszym na rynku kompleksowym systemem łączącym zagadnienia ERP/DMS oraz Workflow do obsługi zaplecza bankowego. Najważniejsza cecha systemu to modułowość, wiele komponentów można łączyć, a informacje w nich zawarte przenikają się i mogą być dostępne natychmiast dla wszystkich pracowników.
1. MODUŁ DMS
>> ZARZADZANIE DOKUMENTAMI ELEKTRONICZNYMI
Daje możliwość elektronicznego gromadzenia, udostępniania i wyszukiwania dokumentów powstających w banku lub przychodzących. Moduł spełnia funkcje wirtualnego katalogu i e-Archiwum. Indywidualnie projektowana przez bank struktura przechowywania dokumentów ułatwia ustalanie hierarchii i wagi dla gromadzonej dokumentacji. Moduł DMS może zostać użyty w wielu obszarach działalności banku, ograniczając znacznie obrót dokumentacja papierowa. Eliminacja papieru na rzecz e-dokumentów daje ponad 70 proc. oszczędności kosztów działań.
>> WORKFLOW
Realizacja wielu procesów biznesowych w bankach polega na obsłudze mechanizmu obiegu dokumentów i pracy grupowej. Sprawny przepływ pracy to skuteczne definiowanie procesu obróbki dokumentu przez różne osoby czy jednostki organizacyjne banku (np. reklamacja, wniosek kredytowy itd.). Każda z osób pracuje z dokumentem na swoim poziomie kompetencji, a następnie przekazuje go kolejnym pracownikom. Obszary robocze ułatwiają prace grupowa z dokumentami, a elektroniczne tablice Kanban dają możliwość sterowania działaniami operacyjnymi i pokazywania wzajemnie statusu spraw, zmian i komentowania.
>> E-FORMULARZE I OBIEGI
System e-formularzy może służyć do obsługi wniosków składanych przez klientów w oddziałach lub placówkach banku. Pracownicy mogą samodzielnie przygotować i wprowadzić do użycia nowe formularze. Formularze mogą być wysyłane w obiegi dokumentów. Formularze mogą być szablonami dokumentów w różnych procesach, np. umowy o rachunek bankowy, wniosku urlopowego, obiegu faktury zakupowej itd. Wygląd formularza może być zgodny z identyfikacja wizualna banku. Informacje z formularzy są zapisywane w bazie danych, mogą być przeszukiwane i wywoływane w każdym momencie. Obiegi dokumentów mogą być modyfikowane w trakcie ich użytkowania, co zapewnia szybkie wprowadzanie zmian i nie wymaga programowania.
>> PODPIS I PIECZEC CYFROWA
System obsługuje podpisy (kwalifikowane i niekwalifikowane, w tym tzw. pracownicze) i pieczęci cyfrowe (w tym pieczęć kwalifikowana – imienna). Podpis elektroniczny jest równoważny podpisowi tradycyjnemu, ale jego wykorzystanie jest oczywistym czynnikiem wspierającym eliminacje dokumentacji papierowej.
Pieczęć cyfrowa nie wymaga żadnego dodatkowego sprzętu na stacji roboczej pracownika, a jej użycie zapewnia niezaprzeczalność pochodzenia, nienaruszalność treści i pewność daty.
>> ZINTEGROWANY SYSTEM OCR
Zapewnia dodanie warstwy tekstowej do zeskanowanego dokumentu w formacie PDF.
>> AUTORSKA TECHNOLOGIA HEUTHES DOREMO (DOCUMENT RECOGNITION MODULE)
Umożliwia rozpoznawanie dokumentów w różnych formatach (faktur, umów kredytowych, dokumentów postepowania windykacyjnego, komorniczego, sadowego itd.). Można przeszukiwać archiwum dokumentów po zawartości np. określonych słów/zdań, numerów spraw czy dat. OCR i DOREMO można wykorzystać w obiegu faktur zakupowych. Faktury są przekształcane do ujednoliconego PDF, elementy sztucznej inteligencji rozpoznają i analizują dokument, dokładają warstwę tekstowa i zapisują wersje w formacie .xml zgodnym z KSeF lub EDI gs1. Po walidacji są wczytywane do modułu Faktur Zakupowych.
2. MODUŁ KADRY–PŁACE
Wspomaga prace działów: kadrowego i płacowego, niezależnie od specyfiki wynagradzania czy rozliczania czasu pracy. Ułatwia prowadzenie ewidencji kadrowej, naliczanie wynagrodzeń, premii i zasiłków oraz prowadzenie on-line rozliczeń z US i ZUS. Zawiera funkcje: automatycznego generowania i dystrybucji pasków płacowych, gromadzenia i przeglądania danych pracowników, list płac, generowania przelewów płacowych, automatycznej dekretacji do systemów księgowych (bankowych), dokumentów ZUS, PIT oraz raportów. Umożliwia kontrole czasu pracy, dzięki funkcji rejestrowania czasu pracy (RCP) oraz obecności, m.in. delegacji. Możliwe jest prowadzenie elektronicznego archiwum danych kadrowo-płacowych tzw. Teczki pracowniczej.
>> KASA ZAPOMOGOWO-POZYCZKOWA
Funkcjonalność jest zintegrowana z systemem ISOF-WORKFLOW, pracownicy mogę wypełniać formularze z wnioskami na stacjach roboczych, które następnie są wysyłane w elektroniczny obieg dokumentów i są automatycznie wczytywane do modułu Płace–Kadry, co eliminuje obiegi i archiwum dokumentów papierowych. System weryfikuje zgodność procedury z regulaminami Kasy.
>> SPRZEG Z ZUS
System Elektronicznej Wymiany Dokumentów – EWD ZUS pozwala na eliminacje aplikacji Płatnik lub e-Płatnik. Dokumenty można podpisać cyfrowo, wysłać bezpośrednio do ZUS i sprawdzić, czy zostały dostarczone.
3. MODUŁ MAJATEK TRWAŁY
Przeznaczony do zarzadzania środkami trwałymi i wyposażeniem. To szybkie i skuteczne przetwarzanie informacji o posiadanym majątku. Pozwala na: ewidencjonowanie majątku trwałego, naliczanie amortyzacji, klasyfikowanie środków trwałych i podział na kategorie, elektroniczne (DMS) dokumentowanie operacji, tworzenie raportów, prowadzenie inwentaryzacji, eliminacje dokumentów papierowych. Dzięki integracji z DMS możliwe jest zintegrowane przechowywanie dokumentacji technicznej środka trwałego, przeglądów technicznych i tym podobnych dokumentów.
4. MODUŁ MAGAZYN
Zapewnia pełna kontrole magazynu. Umożliwia: raportowanie, inwentaryzacje magazynu, obsługę dystrybucji towarów, przyjęcie towarów, zarzadzanie rozmieszczeniem towarów oraz prowadzenie ewidencji zdarzeń, takich jak bilans otwarcia, przyjęcie i wydanie towarów z magazynu, przesunięcia, rozchody i przychody wewnętrzne, korekty i zwroty magazynowe. Moduł pozwala na przechowywanie oryginałów papierowych dokumentów w ścisłej integracji z ISOF-WORKFLOW.
5. CRM: AKTYWNOSCI, PORTFOLIO, ZADANIOWY I SERWISOWY
CRM zapewnia możliwość gromadzenia i analizy historii wszelkich zdarzeń z klientami – Aktywności. Pozwala zarządzać kontaktami, szczegółowo planować działania i tworzyć raporty. Zapewnia zbieranie i obsługę zgłoszeń klientów według odpowiedniej kwalifikacji. Umożliwia zarzadzanie zadaniami pracowników. Jest również narzędziem do zarzadzania portfelem projektów.
6. INNE MODUŁY UZUPEŁNIAJACE
Delegacje, Samochody, Fakturowanie (JPK VAT), Zamówienia do dostawców, Zamówienia od jednostek organizacyjnych banku.
7. DEKRETACJA DO ZEWNETRZNEJ KSIEGI GŁÓWNEJ
Moduł Dekretacja zapewnia definiowanie schematów oraz umożliwia współprace z dowolnym systemem Finansowo-Księgowym (bankowym). Dekretacja oszczędza czas związany z księgowaniem i ogranicza pomyłki, zwiększając wiarygodność raportów przy jednolitych metodach dekretacji.
>>INTEGRACJA Z ACTIVE DIRECTORY I PASSKEYS W SYSTEMIE ISOF-WORKFLOW
Hasła dostępowe do kont użytkowników mogą być zastępowane przez klucze Passkeys, które wykorzystują moduł Hello w systemie Windows, w tym biometrie, a także opcjonalnie telefony komórkowe lub klucze U2F.
W czerwcu prezentujemy rozwiązania zgłoszone do tegorocznego konkursu HIT 2024 w ramach TechnoBiznes 2024. Organizowany już od ponad 20 lat przez redakcję Gazety Bankowej, składa się z dwóch części.
Zadaniem pierwszej, czyli Lider 2023, jest wyłonienie instytucji czy firm, które w minionym roku dokonały najlepszego wdrożenia w obszarze nowych technologii w trzech kategoriach: Gospodarka 4.0, Bankowość́ oraz *Ubezpieczenia i inne usługi finansowe. Uczestniczą tu podmioty, które w 2023 roku wprowadziły unowocześnienie albo w całości, albo w takim stopniu, że stanowi ono istotny, zamknięty element większej koncepcji, która będzie uzupełniana.
Celem konkursu Hit Roku 2024 jest wskazanie najlepszych rozwiązań́ technologicznych, które będą dostępne w tym roku. Mogą to być np. aplikacje, systemy wspierające zarządzanie, ułatwiające kontakt z klientami, urządzenia, czyli wszelkiego rodzaju rozwiązania, które pozwalają zwiększyć innowacyjność́ działających na terenie Polski przedsiębiorstw i instytucji, wejść na nowe rynki lub po prostu poprawić konkurencyjność. Zgłoszenia do konkursu Hit Roku 2024 dokonuje producent urządzenia, firma oferująca rozwiązania informatyczne lub usługodawca. Tak jak w przypadku Lidera Roku 2023, Hit dotyczy ofert dla gospodarki, ubezpieczeń́ i bankowości.
Artykuł ukazał się na łamach Gazety Bankowej 6/2024
Zgłoszenie do konkursu TechnoBiznes 2024 – Hit Roku 2024
