Etykieta wideokonferencji. Jak zapewnić sobie i klientom komfort podczas spotkań online?

W czasach, gdy wiele spotkań biznesowych, szkoleń i prezentacji odbywa się online, coraz ważniejsza staje się kwestia etykiety wirtualnej

Przestrzeganie zasad savoir-vivre w świecie cyfrowym jest nie tylko wyrazem kultury osobistej, ale również wpływa na jakość i skuteczność komunikacji z kontrahentami i pracownikami. Niezależnie od tego, czy w wideokonferencji bierze udział tylko kilka współpracujących ze sobą osób, czy członkowie zarządu, zawsze obowiązuje określona etykieta. Poznaj zasady, których należy przestrzegać podczas wirtualnych spotkań biznesowych i dowiedz się, jak nie popełnić faux-pas

Savoir-vivre w świecie wirtualnym

Podczas pracy zdalnej i hybrydowej wideokonferencje stały się codziennością. Poza znajomością obsługi narzędzi do komunikacji, takich jak Skype, Zoom, Microsoft Teams istotne są również zasady savoir-vivre’u. Umiejętność przeniesienia reguł etykiety do wirtualnego świata świadczy o profesjonalizmie oraz wpływa na sposób odbierania nas przez rozmówców. Pamiętajmy, że przysłowie „jak Cię widzą, tak Cię piszą” odnosi się także do wideokonferencji firmowych.

Wideokonferencje w biurze – jak znaleźć odpowiednie miejsce?

Odpowiednie pomieszczenie do przeprowadzenia wideokonferencji ma kluczowe znaczenie dla jakości dźwięku podczas rozmowy. Aby ułatwić komunikację, należy wybrać miejsca wolne od hałasu i innych zakłóceń. Warto również unikać lokalizacji, w których występuje pogłos. Często z tym problemem można spotkać się w źle zaaranżowanych, dużych salach konferencyjnych, co znacznie utrudnia dobrą komunikację.

W biurze typu open space dobrym pomysłem jest wykorzystanie specjalnych kabin akustycznych Hushoffice, które minimalizują szumy z otoczenia. HushMeet.L to duża budka dźwiękoszczelna, która z powodzeniem zastąpi salkę konferencyjną nie tylko na spotkania online, ale także wewnętrzne meetingi biznesowe przy stole czy nawet rozmowy rekrutacyjne. Modułowa konstrukcja pozwala na dostosowanie rozmiaru i w zależności od potrzeb, pomieści od 4 do 8 osób. Możliwość powieszenia telewizora oraz optymalnego rozmieszczenia kamer i mikrofonów sprawia, że jest to gotowy pokój zapewniający profesjonalną jakość prezentacji biznesowych i wideokonferencji.

Jak przygotować się do spotkań online?

Zdalne spotkania, rekrutacje, webinary czy wideokonferencje weszły na stałe do planu pracy wielu firm. Jeśli chcemy, aby przebiegały sprawnie, warto się do nich wcześniej przygotować.

Zaproszenie oraz czas trwania wideorozmowy

Organizator spotkania biznesowego online ma nieco więcej obowiązków niż pozostałe osoby w nim uczestniczące. Dobrą praktyką jest wysyłanie uczestnikom zaproszeń do wideokonferencji na kilka dni wcześniej. W korporacjach międzynarodowych przy wyborze daty należy sprawdzić kalendarz i uwzględnić święta oraz dni wolne w innych krajach. Zaproszenie powinno także mieć określony cel wideokonferencji oraz przybliżony czas jej trwania.

Kontrola połączenia internetowego i przygotowanie sprzętu

Nie zrobimy profesjonalnego wrażenia, jeśli w momencie rozpoczęcia spotkania kamera internetowa lub mikrofon nie działają dobrze. Aby uniknąć takich sytuacji, należy wcześniej upewnić się, że potrzebny sprzęt jest poprawnie skonfigurowany, przeprowadzając test. Warto także skontrolować czy połączenie internetowe jest wystarczająco dobre do przeprowadzenia wideokonferencji bez zakłóceń. Dzięki temu unikniemy nieprzyjemnych sytuacji, które psują przebieg spotkania.

Ustawienie odpowiedniego kadru

Etykieta w wideokonferencjach to nie tylko kwestia zachowania odpowiedniego tonu w trakcie rozmowy, biznesowego dress codu czy wyciszenia mikrofonu, kiedy nie zabieramy głosu. Dobre przygotowanie do spotkania może zostać niezauważone jeśli pomieszczenie będzie zbyt ciemne, przez co współpracownicy słabo będą nas widzieć. Należy zwrócić uwagę na tło, które powinno być schludne i spokojne, bez zbędnych elementów, które mogą odciągać uwagę. Znaczenie ma też odpowiednie nakierowanie kamery. Błędem jest jej ustawienie zbyt wysoko lub nisko – uczestnicy spotkania nie powinni jedynie oglądać naszego czoła lub brody. Najlepiej, gdy w kadrze widać głowę i klatkę piersiową.

Kabiny akustyczne – wygodne miejsce do pracy i wideokonferencji

Rozwiązaniem dla nawet małych firm jest jednoosobowa budka akustyczna hushHybrid, która zapewnia odpowiednie tło wizualne i akustyczne do udanych rozmów wideo. Posiada zintegrowane siedzisko i regulowane biurko, dzięki czemu umożliwia wygodną pracę z laptopem. Zajmuje mniej niż jeden metr kwadratowy, stanowi funkcjonalny i estetyczny element wyposażenia biura każdej wielkości. Światło w postaci bocznych pasków LED doskonale oświetla twarz, co pozwala na właściwą interpretację mimiki w trakcie wideokonferencji. Ponieważ prezentujemy się atrakcyjnie, wzrasta nasza pewność siebie. Dodatkowo, wydajna wentylacja aktywowana czujnikiem ruchu, jedno gniazdo elektryczne i podwójny port USB sprawiają, że budka biurowa tworzy wyjątkowo komfortowe środowisko do pracy i wirtualnych spotkań biznesowych.