Podróże służbowe a procedury - jak to wygląda w Polsce?

Pomimo tego, że zdecydowana większość firm (72%) deklaruje posiadanie odpowiednich procedur związanych z podróżami służbowymi, to za ich organizację w firmie najczęściej odpowiada dział administracji np. asystentka Zarządu lub sekretarka (39%) oraz samodzielnie pracownik wyjeżdżający w podróż służbową (34%). Najważniejszym kryterium rezerwacji lub zakupu usługi jest jej atrakcyjna cena – 85%. To sprawia, że efektywność kosztowa podróży służbowych w wielu firmach jest daleka od optymalnej - wynika z najnowszego raportu LOT Travel, który organizuje i zarządza podróżami służbowymi Klientów korporacyjnych oraz indywidualnych.

Charakterystyka podróży służbowych

Wbrew pozorom to nie zarząd czy management, a specjaliści (pracownicy wysoko wykwalifikowani w organizacji) – najczęściej uczestniczą w krajowych podróżach służbowych (75%). Natomiast uczestnikami zagranicznych podróży są zwykle dyrektorzy (74% ogółu podróżujących za granicę), a następnie specjaliści (58% ogółu podróżujących za granicę) oraz członkowie zarządu (47%). Najbardziej popularnym środkiem transportu dla krajowych podróży służbowych jest samochód firmowy – 65%, a w przypadku podróży zagranicznych, głównym środkiem transportu pozostaje samolot (83%), bez względu na obszar działalności firmy oraz wielkość przedsiębiorstwa.

Polityka firm

Większość przebadanych firm deklaruje posiadanie odpowiednich procedur związanych z podróżami służbowymi (ponad 72%). Z reguły dotyczą one rezerwacji noclegu (78%), rezerwacji lub zakupu wszystkich usług związanych z wyjazdem służbowym (62%), oraz zakupu biletów na przelot samolotem (61%). Najważniejszym kryterium rezerwacji lub zakupu usługi jest niezmiennie jej atrakcyjna cena – 85%. W mniejszym stopniu ważna jest wysoka jakość oferowanych usług oraz dostępność wszystkich usług w jednym miejscu. W 2/3 firm osobą podejmującą decyzję o podróży służbowej jest bezpośredni przełożony pracownika (dyrektor lub kierownik). W dużych przedsiębiorstwach za organizację podróży służbowych najczęściej odpowiada dział administracji np. sekretarka, asystentka zarządu (39%) oraz samodzielnie pracownik wyjeżdżający w podróż służbową (34%).

„W wielu firmach, nawet tych dużych, gdzie są doskonale zdefiniowane procesy i polityka wewnętrzna funkcjonuje bez zarzutu, działy odpowiedzialne za organizację podróży z reguły kierują się wyłącznie parametrem cen zapominając np. o czasie podróży. Nie dokonują też segmentacji podróży ze względu na potrzeby poszczególnych grup, a przecież inne oczekiwania ma Zarząd firmy, a inne specjalista czy szeregowy pracownik. Odpowiednio przeprowadzona i zarządzana segmentacja przynosi konkretne oszczędności oraz optymalizuje koszt wszystkich podróży służbowych w firmie.”– powiedział Michał Leman, Prezes Zarządu LOT Travel.

Z badania wynika, że 26% firm współpracuje z zewnętrznymi firmami oferującymi organizację podróży służbowych. Stosunkowo częściej z zewnętrznymi firmami współpracują największe przedsiębiorstwa (36%) oraz przedsiębiorstwa z branży handlowej (36%).

Plany przedsiębiorstw

Większość badanych firm deklaruje, że budżet przeznaczony na podróże służbowe w pierwszym kwartale 2016 będzie zbliżony do poprzednich kwartałów. Te, które jednak planują zmniejszenie budżetu najczęściej chciałyby zmniejszyć wydatki na podróże służbowe o około 10% w porównaniu do 2015 r. Najczęściej wskazywanym sposobem uzyskania oszczędności jest zmniejszenie liczby podróży służbowych (64%). Na drugim miejscu znajduje się zmniejszenie jednostkowego kosztu podróży poprzez wprowadzenie bardziej rygorystycznego ograniczenia dotyczącego wyboru środka transportu, kategorii, hotelu itp. (52%).

„Z badania, jak i naszego doświadczenia wynika, że firmy poszukując oszczędności decydują się często na redukcję liczby podróży służbowych, postrzegając to jako jedyny sposób na zmniejszenie kosztów podróży służbowych. Tymczasem zdecydowanie lepszym rozwiązaniem, które sprawdza się już w przypadku rocznego budżetu na poziomie 75 000 – 100 000 złotych, jest optymalizacja kosztów we współpracy z profesjonalną firmą zewnętrzną” – dodaje Michał Leman.