TYLKO U NAS
Cyfrowy obieg dokumentów i informacji – układ nerwowy e-administracji
Administracja publiczna musi działać jak zdrowy organizm. Potrzebny jest jej swoisty układ nerwowy – centrum zarządzania obiegiem informacji. Odpowiedzią na tę potrzebę jest EZD RP, nowoczesny, jednolity i bezpłatny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który nie tylko wpłynie na optymalizację i usprawnienie pracy administracji, ale zapewni też nowe, nieosiągalne w systemie papierowym, możliwości – stwierdza Wojciech Pawlak dyrektor NASK PIB na łamach rocznika „Polski Kompas 2022”
Co ciekawe, podczas tworzenia zrębów administracji państwa polskiego w dwudziestoleciu międzywojennym również sięgano po biologiczne porównania, opisując mechanizmy zarządzania informacją i dokumentami. Zrobił to m.in. Kazimierz Barliński w wydanym w 1932 r., ale wciąż przywoływanym w środowisku akademickim, opracowaniu „Organizacja nowoczesnego biura”. Po analizie dostępnych, wówczas naukowych, modeli zarządzania uznał on, że w każdej organizacji biuro pełni rolę właśnie układu nerwowego, a jego funkcjonowanie jest możliwe za sprawą wytwarzanej i przechowywanej w nim dokumentacji. W dzisiejszej Polsce funkcja takiego układu nerwowego, przy czym już o charakterze cyfrowym, przypadnie systemowi EZD RP, który powstał w Państwowym Instytucie Badawczym NASK we współpracy z KPRM i wojewodą podlaskim. Zostanie on udostępniony nieodpłatnie wszystkim zainteresowanym instytucjom na początku 2023 r. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań teleinformatycznych EZD RP stanowi narzędzie awansu cyfrowego dla całego państwa.
Cyfrowa zmiana w administracji
E-faktura, e-zamówienia, e-doręczenia, e-płatności – to tylko najważniejsze rządowe projekty, które w najbliższych latach wpłyną na znaczący wzrost liczby naturalnych dokumentów elektronicznych w administracji publicznej. Wymiana pism i informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej będzie odgrywać przy tym znaczącą rolę i przyniesie wielomilionowe oszczędności w skali kraju.
Domyślna cyfrowość w kontaktach między urzędami oraz w stosunku do przedsiębiorców i obywateli spowoduje skokowy przyrost e-dokumentów, które będą napływały do urzędów. Taka zmiana wiąże się dla nich z łatwiejszym dostępem do dokumentów urzędowych i informacji o prowadzonych sprawach. W najbliższym czasie podmioty publiczne staną zatem przed nie lada wyzwaniem związanym z przyjmowaniem, gromadzeniem i archiwizacją korespondencji elektronicznej. Trzeba pamiętać, że wszystkie te działania muszą się odbywać zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, a w szczególności z rozporządzeniem ws. instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej. System EZD RP jest narzędziem, które umożliwia zgodny z przepisami proces elektronicznego zarządzania dokumentacją. Co istotne, jego wykorzystanie wpłynie również na transparentność administracji, a co za tym idzie – na zwiększenie zaufania obywateli do państwa.
Cechy systemu
Głównymi produktami końcowymi projektu EZD RP, który ruszył w 2019 r., są system EZD RP oraz infrastruktura chmurowa udostępniająca EZD RP w modelu SaaS (Software as a Service). Aby zrozumieć sposób i filozofię działania systemu, warto przypomnieć postawione przed nim cele. Zgodnie z założeniami EZD RP ma umożliwiać zarządzanie dokumentacją akt spraw prowadzonych elektronicznie (podczas bieżącej pracy i po jej przekazaniu do archiwum zakładowego), dokumentacją akt spraw prowadzonych nieelektronicznie (w systemie tradycyjnym) z wykorzystaniem systemu informatycznego jako narzędzia wspierającego, zasobem papierowym zgromadzonym w składach chronologicznych, nośnikami danych cyfrowych. Poza fundamentalnymi funkcjami EZD RP udostępnia narzędzia do zarządzania procesami, raportami i rejestrami oraz zapewnia integrację z najważniejszymi systemami teleinformatycznymi państwa. To cechy, które umożliwią administracji skuteczną komunikację i realizację powierzonych zadań oraz znacząco obniżą koszty funkcjonowania i utrzymania systemów IT. Kolejne etapy udostępniania i wdrażania systemu w środowiskach produkcyjnych przełożą się na ujednolicanie i ustandaryzowanie sposobu pracy podmiotów polskiej administracji publicznej. Istotne jest również to, że wdrażanie EZD RP jest wsparte narzędziami podnoszenia kompetencji urzędników w zakresie implementacji i stosowania tego typu procesów oraz systemów.
Stworzenie nowoczesnej i użytecznej platformy było możliwe dzięki wykorzystaniu dekady doświadczeń związanych z wdrażaniem przez setki podmiotów systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW). System świetnie sprawdził się zarówno w dużych, jak i małych organizacjach. Kompetencje zdobyte przez zespół EZD PUW miały kluczowe znaczenie podczas projektowania i tworzenia systemu EZD RP.
Skok w przyszłość
Niektóre instytucje mimo oczywistych korzyści z wdrożenia systemu mogą się zastanawiać, czy zastosowanie nowego narzędzia może znacząco zmienić ich sprawdzone już sposoby działania. Rzeczywiście implementacja systemu klasy EZD jest procesem wymagającym specjalistycznej wiedzy w zakresie dokumentowania mie teleinformatycznym oraz oznacza konieczność zmiany wielu procedur wewnętrznych. Dlatego zostało przygotowane odpowiednie wsparcie. Minister właściwy ds. informatyzacji zapewni w budżecie państwa środki na rozwój i aktualizację systemu, a także na wsparcie wdrożeń w administracji rządowej oraz wsparcie kompetencyjne na rzecz całej polskiej administracji. W tym celu zostanie powołany Operator EZD RP, który utworzy tzw. Centrum Kompetencji Administracji. Podmioty spoza grupy rządowej, poza bezpłatnym systemem, otrzymają za darmo usługi podstawowe i rozszerzone, które nie obejmą jednak m.in. bezpośredniego wsparcia na miejscu czy też rozwiązywania indywidualnych problemów technicznych. Rolę tę powinny pełnić Lokalne Centra Kompetencji – publiczne lub komercyjne.
System EZD RP jest narzędziem uniwersalnym, bezpłatnym i wprowadzającym w administracji publicznej standard zarządzania dokumentacją. Zainteresowanie jego użytkowaniem jest bardzo duże w skali całego kraju, a skala przedsięwzięcia olbrzymia – liczba pracowników podmiotów realizujących zadania publiczne, włączając w to wszystkie podmioty podległe tworzone przez administrację rządową i samorządową, szkolnictwo i służbę zdrowia to ok. 1,9 mln. Co ważne, w systemie możliwa jest także automatyzacja powtarzalnych czynności z wykorzystaniem algorytmów sztucznej inteligencji (np. automatyczne przekazywanie dokumentów, wyszukiwanie danych wrażliwych, anonimizacja dokumentów). Jeśli przyjąć, że angażują one połowę wszystkich pracowników sektora publicznego tylko przez dziesięć sekund dziennie, to oszczędności można szacować na niemal 20 mln zł rocznie.
Powszechne wdrożenie EZD RP bardzo istotnie wpłynie na dalszy rozwój cyfrowego państwa – będzie fundamentem do tworzenia i integracji nowych usług, które powstaną na poziomie krajowym i lokalnym. W tym miejscu warto wrócić do porównania administracji z żywym organizmem i podkreślić, że znaczenie i złożoność budowy układu nerwowego wzrasta wraz ze stopniem rozwoju ewolucyjnego. System EZD RP jest wysoce skalowalny i przygotowany na takie wyzwania. Z pewnością wprowadzi on zupełnie nową jakość w pracy każdego urzędnika i pozwoli podmiotom publicznym budować cyfrowy dobrostan.
Wojciech Pawlak, dyrektor NASK PIB
Tekst został opublikowany w elektronicznym wydaniu „Polskiego Kompasu 2022” dostępnym bezpłatnie do pobrania na stronie www.gb.pl a także w aplikacji „Gazety Bankowej” na urządzenia mobilne
»» Pobierz teraz bezpłatnie PDF „Polskiego Kompasu 2022”:
