Dlaczego automatyzacja procesów biznesowych jest opłacalna dla Twojej firmy?

Trudno jest sobie obecnie wyobrazić nowoczesne przedsiębiorstwo działające bez odpowiedniego wsparcia IT

Coraz szybsza cyfryzacja przestrzeni biznesowej daje współczesnym firmom ogromne możliwości, co z kolei przekłada się na tworzenie i wdrażanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych mających przyspieszać i ułatwiać pracę. Od pewnego czasu jednym z głównych kierunków rozwoju organizacji w tym zakresie jest automatyzacja procesów biznesowych. Co to takiego, jakie daje korzyści i dlaczego wdrożenie tego rodzaju rozwiązania jest dziś niezbędne?

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych (BPA)?

Termin „automatyzacja” kojarzy się najczęściej z zastąpieniem człowieka przez maszynę. Definicja ta nie jest jednak kompletna, ponieważ zasadnicze znaczenie ma tutaj fakt pełnej autonomiczności wykonywania pracy przez konkretne rozwiązanie techniczne. Idąc dalej, pojęcie „procesów biznesowych” jest ściśle powiązane z terminem „workflow”. Mówiąc najprościej, workflow to nic innego jak przepływ pracy, a więc opis kolejnych czynności prowadzonych w ramach jednego procesu biznesowego.

Workflow to nieoceniona skarbnica wiedzy oraz podstawa do przeprowadzenia optymalizacji kolejności podejmowanych działań (workflow management).

Automatyzacja procesów biznesowych (ang. Business Process Automation, BPA) to krok w kierunku nowoczesnego zarządzania efektywnością pracy w firmie. Polega ona na znacznym ograniczeniu lub całkowitym wyeliminowaniu pracy ludzkiej za pomocą nowoczesnych narzędzi informatycznych.

7 podstawowych faz automatyzacji procesów biznesowych

1. Wskazanie właściciela procesu

Każdy proces poddawany digitalizacji musi mieć swojego silnego „Właściciela”, a więc osobę, która bardzo dobrze zna konkretny proces. Wskazanie właściciela gwarantuje, że aplikacja stworzona do obsługi konkretnego procesu będzie odpowiednio go wspierać. Właściciel jest odpowiedzialny za zaprojektowanie skutecznego oraz wydajnego procesu, a także wykorzystanie odpowiednich zasobów ludzkich, finansowych i technicznych do jego przeprowadzenia oraz zapewnienie wysokiej jakości wyników zgodnie z wymaganiami konkretnej organizacji.

2. Analiza procesu

Każde przedsiębiorstwo znajduje się na innym etapie rozwoju i zaawansowania pod względem zastosowania technologii informatycznych. Działania wdrażające automatyzację powinny więc rozpocząć się od kompleksowej analizy oraz diagnozy sytuacji, weryfikacji procesów i określenia, które z nich wymagają automatyzacji, a także jakie rozwiązania zostaną w niej zastosowane. Nieodzowna jest również ocena, jak firma radzi sobie z przetwarzaniem i zarządzaniem danymi biznesowymi, w tym przede wszystkim informacjami o swoich klientach.

3. Zaprojektowanie sposobu, w jaki działa proces

Podstawą do szybkiej i skutecznej automatyzacji procesu jest jego dobra identyfikacja. Jej rezultatem powinna być mapa procesu w postaci schematu blokowego, czyli tzw. modelowanie procesu.

Modelowanie procesu polega na przygotowaniu ogólnego schematu procesu, który następnie jest uzupełniany szczegółami przebiegu i opisami kolejnych kroków. Po przygotowaniu właściwie opisanej mapy określa się model danych, który zostanie zastosowany w procesie.

Niezbędne jest zaprojektowanie, w jaki sposób zebrane i opisane informacje zostaną zaprezentowane na ekranach aplikacji. W sytuacji, gdy zmapowany proces posiada punkty wspólne z innymi systemami (zewnętrznymi źródłami danych), wówczas konieczne jest wskazanie usług, które pozwolą się z nimi zintegrować.

4. Testowanie rozwiązania

Poza przeprowadzeniem typowo technicznych testów platformy BPM (ang. Business Process Management), pod uwagę brane są również testy z użytkownikami. Ich celem jest zweryfikowanie, jak dalece wdrażana automatyzacja procesów realnie pomoże pracownikom oraz czy spełnia ich potrzeby użytkowe. Takie działania pozwolą właściwie dostosować platformę do indywidualnych potrzeb konkretnej firmy.

5. Wdrożenie

Etap wdrożenia to pełna konfiguracja, dostosowanie i rozpoczęcie korzystania z automatyzacji. Aby jednak pracownicy mogli wykorzystywać jej wszystkie możliwości zgodnie z założeniami, konieczne jest przeprowadzenie szkolenia z możliwością całościowego zapoznania się z funkcjami automatyzacji procesów w organizacji oraz obsługą nowej platformy.

6. Integracja

Etap integracji zakłada połączenie wdrożonej platformy z istniejącymi już wcześniej w firmie systemami, z których zbudowane na platformie aplikacje będą czerpać dane.

7. Wsparcie i analiza

Na tym etapie poddana analizie zostaje efektywność automatyzacji. W zależności od jej wyniku mogą zostać zainicjowane poprawki, które zostaną wprowadzone podczas kolejnej optymalizacji zautomatyzowanego procesu.

Dlaczego automatyzacja procesów biznesowych to najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy?

Cel optymalizacji procesów biznesowych jest jeden – poprawa wydajności działania firmy. Automatyzacja jest jednym z najlepszych rozwiązań jeśli chodzi o w miarę szybkie poprawienie wyników przedsiębiorstwa. Co więcej, prawidłowe wdrożenie narzędzi do automatyzacji procesów biznesowych daje możliwość efektywniejszego wykorzystania zasobów ludzkich. Pracownicy przy wsparciu tego typu systemów zamiast powtarzalnych zadań, mogą skupić się realizacji kluczowych procesów oraz proponowaniu usprawnień. Automatyzacja procesów biznesowych to właściwie punkt wyjścia dla każdej firmy, która planuje, bądź jest w trakcie cyfrowej transformacji. Jest ona pierwszym krokiem w budowie kultury ciągłej zmiany, gdzie początkowo zautomatyzowane zostają podstawowe firmowe procesy, a następnie wdrażane są kolejne aplikacje biznesowe optymalizujące kolejne procesy.

Automatyzacja procesów biznesowych to jasno określona odpowiedzialność, konfigurowalne powiadomienia, cenne spostrzeżenia oraz krótszy czas realizacji.

Wdrożenie aplikacji do automatyzacji procesów biznesowych to nie tylko poprawa wydajności, ale również pozyskanie dokładniejszej dokumentacji w zakresie zgodności wykonywania zadań. Ewidencjonowane są wszystkie szczegóły konkretnego procesu, dzięki czemu możliwe jest bezproblemowe zweryfikowanie poszczególnych kroków pod względem zgodności z firmowymi wytycznymi, czy wymogami prawnymi.

Finalnie automatyzacja procesów biznesowych pozwala na standaryzację, która z kolei umożliwia pozycjonowanie firmy jako niezawodnej oraz takiej, na której można w pełni polegać. W efekcie zwiększa się zadowolenie klientów ze współpracy z organizacją, która wywiązuje się ze wszystkich deklaracji.

Podsumowując – jakie korzyści może przynieść firmie Automatyzacja Procesów Biznesowych?

• wyższa produktywność,

• oszczędność czasu i pieniędzy,

• lepsza jakość pracy,

• transparentność procesów biznesowych,

• zminimalizowanie błędów ludzkich,

• szybsze wprowadzanie nowych produktów i usług na rynek,

• lepsza obsługa klienta,

• sprawniejsza współpraca i komunikacja wewnętrzna organizacji,

• budowanie przewagi konkurencyjnej.