Luka technologiczna w GRC: ukryta bariera dla rozwoju i skalowania procesów

„Oczywiście, że wykorzystujemy potencjał, jaki daje technologia!” Pod taką deklaracją bez wahania podpisze się dziś wielu menedżerów w większości firm. Ale gdyby zapytać o to samo w kontekście zarządzania ryzykiem, audytu i zgodności, odpowiedź mogłaby nie być już tak stanowcza. Luka technologiczna między organizacjami, które konsekwentnie inwestują w automatyzację i digitalizację procesów GRC, a tymi, które tego nie robią, stale się pogłębia. Ci pierwsi zyskują nie tylko na wydajności, ale także na odporności organizacyjnej, szybkości reakcji i możliwości skalowania procesów. Ci drudzy – często nie zdają sobie nawet sprawy z kosztów, jakie ponoszą każdego dnia.

Czym w praktyce jest digitalizacja i automatyzacja w kontekście GRC, gdzie leży prawdziwa wartość takich działań i jak skutecznie, krok po kroku niwelować lukę technologiczną?

Od skanu do procesu. Gdzie zaczyna się automatyzacja w GRC?

Choć te pojęcia często używane są zamiennie, warto zwrócić uwagę na pewne dzielące je różnice – zwłaszcza w kontekście GRC.

Digitalizacja to proces przenoszenia zasobów i procesów analogowych do świata cyfrowego. Przykład? Zeskanowanie papierowej dokumentacji audytowej i zapisanie jej w systemie.

Natomiast automatyzacja idzie o krok dalej – ten zeskanowany dokument nie tylko „leży” w systemie, ale trafia automatycznie do odpowiedniego procesu, czyli zostaje oznaczony, przypisany do audytu lub powiązany z konkretnym ryzykiem, a nawet wywołuje przypomnienie lub alert, jeśli czegoś brakuje. System sam wykonuje czynności, które wcześniej zajmowały czas pracowników.

Dopiero połączenie obu tych podejść przynosi realne zmiany: oszczędność czasu, większą dokładność danych, szybsze reagowanie na ryzyko i większą odporność organizacyjną.

W audycie wewnętrznym oznacza to mniej czasu na administrację, a więcej na analizę. Automatycznie rozsyłane formularze, przypomnienia, gotowe szablony raportów czy harmonogramy oparte na danych historycznych realnie odciążają zespoły i standaryzują procesy zgodnie z najlepszymi praktykami, np. IIA.

W zarządzaniu ryzykiem technologia umożliwia ciągły monitoring ryzyk – np. poprzez wskaźniki KRI i automatyczne alerty. Cyfrowa dokumentacja oceny ryzyka to spójne dane, gotowe do audytu i szybkiego raportowania – zarówno cyklicznego, jak i ad hoc. To realne wsparcie dla zarządu.

W obszarze zgodności system może sam wskazać, które procedury wymagają aktualizacji po zmianie przepisów, a nawet uruchomić odpowiednie zadania. Monitorowanie zgodności, cyfrowe repozytoria i automatyczne przypomnienia sprawiają, że compliance staje się częścią codziennego działania – a nie tylko projektem „na audyt”.

Mniej administracji, więcej analizy. Prawdziwe zyski z digitalizacji i automatyzacji GRC

Digitalizacja i automatyzacja w obszarze zarządzania ryzykiem, audytu i zgodności to nie moda, tylko odpowiedź na bardzo konkretne wyzwania, z jakimi mierzy się dziś większość organizacji. Braki kadrowe, rosnąca liczba regulacji, oczekiwania zarządu dotyczące szybkiego i precyzyjnego raportowania, potrzeba lepszej kontroli nad ryzykiem operacyjnym – to codzienność wielu działów GRC.

Wyobraźmy sobie zespół audytowy, który ma przeprowadzić cykliczną ocenę procesów operacyjnych. W modelu tradycyjnym oznacza to ręczne zbieranie informacji, kontaktowanie się z różnymi działami, tworzenie arkuszy, przypominanie o wypełnieniu formularzy, kompilowanie danych i redagowanie raportu końcowego. Dni, a czasem tygodnie pracy, w której więcej czasu pochłania administracja niż analiza.

Tymczasem dzięki digitalizacji i automatyzacji ten sam proces może wyglądać zupełnie inaczej. Formularze trafiają do pracowników automatycznie, przypomnienia wysyłają się same, dane są gromadzone w czasie rzeczywistym w jednym miejscu, a raport generuje się niemal od ręki – na podstawie predefiniowanego szablonu.

To właśnie tu ujawnia się prawdziwa wartość nowoczesnych rozwiązań GRC. Gdy są wdrożone z głową, przynoszą organizacjom mierzalne korzyści:

1. Większa efektywność i produktywność zespołów

Systemy cyfrowe eliminują konieczność wykonywania powtarzalnych czynności – od wysyłania przypomnień, przez przygotowywanie formularzy, po generowanie raportów. Zespoły GRC mogą dzięki temu skupić się na analizie, planowaniu i działaniach doradczych.

2. Niższe koszty operacyjne

Digitalizacja pozwala zrezygnować z części zasobów fizycznych (np. przestrzeni na przechowywanie dokumentacji papierowej), ale także optymalizuje wykorzystanie czasu i kompetencji pracowników. Mniej ręcznej pracy to mniej błędów i mniej poprawek.

3. Lepsza jakość danych i eliminacja błędów

Systemy mogą wymuszać stosowanie określonych reguł i formatów danych, co minimalizuje ryzyko pomyłek już na etapie ich wprowadzania. Dodatkowo – centralizacja danych zwiększa ich spójność i umożliwia łatwiejsze ich śledzenie w czasie.

4. Szybsze reagowanie na zdarzenia i nieprawidłowości Dzięki automatycznym alertom i monitoringowi, możliwe jest natychmiastowe wykrycie odstępstw od przyjętych norm, progów lub harmonogramów. To znacząco zwiększa gotowość organizacji do reagowania na ryzyka.

5. Lepsza współpraca wewnętrzna i zewnętrzna

Automatyczne powiadomienia, centralne repozytoria dokumentów czy intuicyjne formularze samooceny to tylko przykłady rozwiązań, które ułatwiają komunikację i współpracę – zarówno wewnątrz organizacji, jak i z dostawcami, partnerami czy regulatorami.

Luka technologiczna – cichy zabójca konkurencyjności

Mówiąc o digitalizacji i automatyzacji, nie sposób pominąć pojęcia luki technologicznej. To zjawisko, które nie zawsze widać od razu – bo organizacja może funkcjonować „jak zawsze” – ale którego skutki kumulują się z każdym miesiącem bez inwestycji w rozwój.

Czym właściwie jest ta luka? To różnica między możliwościami, jakie daje współczesna technologia, a tym, w jakim stopniu dana firma faktycznie z nich korzysta. W praktyce: to moment, gdy konkurencja działa szybciej, raportuje precyzyjniej i analizuje skuteczniej – bo ma lepsze narzędzia.

Najczęstsze przyczyny powstawania luki technologicznej to:

• brak inwestycji (lub planu inwestycyjnego) w narzędzia GRC,

• niedobór kompetencji – zarówno wśród pracowników, jak i kadry menedżerskiej,

• brak świadomości, jak wiele można dziś zautomatyzować,

• obawa przed zmianą – często wynikająca z negatywnych doświadczeń z przeszłości.

Konsekwencje? Utrata konkurencyjności, trudności ze skalowaniem procesów, ograniczone możliwości reagowania na zmiany rynkowe i regulacyjne. A także coś mniej oczywistego, ale równie ważnego: frustracja wśród zespołów, które wykonują ręcznie zadania, które mogłyby być zautomatyzowane – i wiedzą o tym.

Coraz więcej firm dostrzega potrzebę zmiany. Według PwC, aż 81% menedżerów odpowiedzialnych za zarządzanie ryzykiem wskazuje, że priorytetem ich działów jest dziś wykorzystanie danych i technologii do oceny i kwantyfikacji ryzyk. To wyraźny sygnał: technologia przestaje być opcją – staje się fundamentem skutecznego zarządzania ryzykiem i budowania odporności organizacyjnej.

Z luki technologicznej można wyjść. I to bez rewolucji.

Jak przeciwdziałać luce technologicznej?

Najlepiej zacząć od prostych, ale konsekwentnych działań. Wbrew pozorom nie chodzi o kosztowne wdrożenia czy całkowitą przebudowę procesów – kluczowe jest przemyślane podejście i stopniowe wprowadzanie zmian tam, gdzie przynoszą największą wartość.

Pierwszym krokiem powinno być podniesienie świadomości – zarówno wśród zespołów operacyjnych, jak i kadry zarządzającej. Chodzi o to, by technologię traktować nie jako koszt, ale jako inwestycję w odporność i skalowalność organizacji. Warto pokazywać konkretne przykłady usprawnień, jakie przynoszą nowoczesne systemy GRC – także w mniejszych firmach.

Równie ważna jest edukacja i rozwój kompetencji. Bez podstawowej wiedzy o możliwościach narzędzi cyfrowych, nawet najlepsze systemy nie przyniosą efektu. Tu sprawdza się zarówno inwestowanie w szkolenia, jak i korzystanie z doświadczeń innych – np. poprzez udział w branżowych wydarzeniach, webinariach czy społecznościach wymiany wiedzy.

Budżetowanie inwestycji nie musi oznaczać wielomilionowych wydatków. Dobrze zaprojektowane rozwiązania GRC można wdrażać modułowo, krok po kroku – zaczynając od obszarów, które dziś pochłaniają najwięcej czasu i energii.

Wreszcie, warto promować innowacyjność – tworzyć przestrzeń na usprawnienia zgłaszane oddolnie, testować nowe podejścia, eliminować niepotrzebną biurokrację. Bo luka technologiczna to nie tylko brak odpowiednich narzędzi – to często także brak odwagi, by zmieniać sposób myślenia o pracy.

Nowoczesne podejście do GRC nie polega na jednorazowej transformacji, tylko na konsekwentnym budowaniu dojrzałości – proces po procesie, moduł po module. Dobre systemy dają tę elastyczność: można zacząć od obszaru, który dziś sprawia najwięcej trudności, np. automatyzacji audytów czy monitorowania ryzyk, a dopiero później integrować kolejne elementy.

Co ważne, dane z różnych obszarów – audytu, ryzyka i compliance – zaczynają się wzajemnie uzupełniać. Dzięki temu organizacja zyskuje nie tylko sprawniejsze procesy, ale też znacznie pełniejszy obraz swojej sytuacji, zarówno na poziomie operacyjnym jak i strategicznym.

Digitalizacja i automatyzacja w GRC to nie tylko „bycie na czasie”. To realna poprawa efektywności, produktywności, zgodności i odporności organizacyjnej. A wszystko to można osiągnąć krok po kroku – zaczynając dziś.

Bo luka technologiczna nie dotyczy tylko oprogramowania. Dotyczy przewagi. W erze niepewności konkurencyjne będą nie te organizacje, które mają najwięcej narzędzi – lecz te, które potrafią je naprawdę wykorzystać – a to spore wyzwanie.

Artykuł sponsorowany