Planuj, egzekwuj, rozlicz – Trade Promotion Management

Procesy planowania i zarządzania promocjami są niewątpliwie jednym z największych wyzwań dla dzisiejszych producentów. Przedsiębiorstwa poświęcają czas i zasoby na zarządzanie oraz prowadzenie akcji promocyjnych dla swoich partnerów handlowych

Niestety inwestycja w postaci środków pieniężnych i kadry pracowniczej nie zawsze przynosi oczekiwane rezultaty. Według raportu Promotion Optimization Institute State of the Industry (Reset&Re-Plan 2020-21) firmy FMCG przeznaczają od 11 do 27% swoich przychodów na aktywności promocyjne.

To drugi największy wydatek, po kosztach związanych z wyprodukowaniem sprzedawanych produktów. Dodatkowo blisko 40% respondentów pytanych o poziom satysfakcji z generowanych działań promocyjnych w swoich firmach odpowiada, że nie są z nich zadowoleni lub są bardzo niezadowoleni.

Przyczyny nieopłacalnych inwestycji

Na podstawie powyższych danych można wyciągnąć wniosek, że wiele zdefiniowanych działań promocyjnych nie przynosi oczekiwanego zwrotu. Główne powody takiej sytuacji to najczęściej:

brak odpowiednich danych – nieadekwatny do ustalonego rabatu zakładany obrót,

brak zgodności ceny półkowej produktu promocyjnego z wytycznymi promocji,

out of stock – deficyt produktu w sklepie (brak zatowarowania),

niemożliwość korekty warunków promocji (liczba, cena) w trakcie jej realizacji,

rozproszenie wiedzy w wielu źródłach danych (systemy, pliki, arkusze) – brak centralnego rejestru gromadzenia dobrych praktyk i wytycznych z obszaru zarządzania promocjami,

brak automatyzacji i optymalizacji tworzenia oraz prowadzenia akcji promocyjnych.

Dodatkowym aspektem utrudniającym proces zarządzania promocjami jest sama ilość koniecznych do przetworzenia danych: historia sprzedaży z wyłączeniem okresów promocyjnych, bieżąca sprzedaż uwzględniająca wszystkie kanały, planowanie produkcji i logistyka, odpowiednio wyliczony tzw. baseline (stanowiący punkt odniesienia poziom sprzedaży). Kolejnym aspektem są nakładające się indywidualne warunki handlowe oraz kontrakty dla poszczególnych partnerów/sieci handlowych, które należy monitorować. Efektywne zarządzanie procesami promocyjnymi

Odpowiedzią na te wyzwania jest system klasy Trade Promotion Management – aplikacja do planowania i rozliczania aktywności promocyjnych oraz zarządzania budżetami. System daje możliwość łatwego i prostego definiowania akcji, zarówno krótko-, jak i długoterminowych dla wybranych klientów, grup klientów czy sieci handlowych. Posiada on możliwości integracji z zewnętrznymi źródłami danych (np. FOCUS), a sam proces przepływu i akceptacji informacji może być restrykcyjny i kontrolowany dla odpowiedniej roli systemowej czy typu użytkownika.

Zaawansowane moduły raportowe podpowiadają pracownikom biznesu producenta, w jaki sposób mierzyć i wykorzystywać rozmaite scenariusze z obszaru planowania promocji, zwiększając jednocześnie ich liczbę, co ostatecznie przekłada się na wzrost sprzedaży.

Wśród modułów umożliwiających zarządzanie oraz kontrolę procesów estymacji znajdziemy:

Kalendarz – prezentuje wszystkie promocje, jak i budżety, a jego prosty, intuicyjny widok pozwala na zapoznanie się z bieżącą sytuacją. Poza tym umożliwia analiz dowolnych przedziałów czasowych.

Planowanie promocji – użytkownik systemu z pomocą wirtualnego przewodnika prowadzony jest przez kolejne okna i pola, które powinien uzupełnić. Finalnie po wprowadzeniu odpowiednich parametrów aplikacja obrazuje scenariusze typu: „Co, jeśli…?”, podpowiadając jednocześnie najbardziej optymalne rozwiązania biznesowe.

Budżety promocyjne – system umożliwia wprowadzanie oraz przypisywanie odpowiednich budżetów promocyjnych/kosztowych w celu pełnej kontroli wydatków.

Masterplan – zawiera kalendarz z eplamn działań marketingowych w ujęciu krótko-, jak i długoterminowym, np. kampania TV czy wprowadzenie na rynek nowego produktu.

Guidelines – pozwalają przestrzegać wszystkich warunków handlowych. Użytkownik tworzy wytyczne dla poszczególnych sieci handlowych, kontrahentów, grup produktowych czy produktów. Przy każdym „przekroczeniu” zdefiniowanych warunków system informuje o niezgodności. Dzięki określonym regułom kolejne kroki akceptacji promocji mogą być skierowane do innych użytkowników/decydentów wraz z wytycznymi.

Workflow – aplikacja w sposób automatyczny akceptuje promocję lub przekazuje ją do odpowiedniego pracownika. Na każdym etapie podejmowania decyzji w systemie pozostaje notatka z działań podjętych przez użytkownika. Workflow sprawia, że proces zarządzania promocjami jest współdzielony przez różne działy firmy (sprzedaż, produkcja, logistyka, demand planning, dział analiz).

Forecasting – przeprowadza wielowymiarową analizę historycznych danych w stosunku do bieżącej sytuacji sprzedażowej oraz wylicza linię trendu. System w automatyczny sposób podpowiada klienta i produkty, których powinna objąć zaplanowana promocja.

Rozliczanie – automatyzuje przypisywanie wydatków i faktur dzięki odpowiednim procesom integracyjnym, umożliwia także realizację ad hoc na zasadzie manualnego przypięcia odpowiedniego pliku.

Raportowanie – umożliwia użytkownikom odpowiedzialnym za analizę łatwe i szybkie przygotowanie kilku form raportowych bazujących na codziennie przetwarzanych danych:

Dashboards – konfigurowalne pulpity managerskie, które mogą być dowolnie modyfikowane przez każdego użytkownika systemu,

Raporty płaskie – zdefiniowane zestawienia wizualizowane za pomocą płaskich, dwuwymiarowych tabel,

Raporty przestawne Fast-Grid – bazujące na kostkach OLAP, umożliwiające wybór odpowiednich miar w celu przygotowania dowolnego, pożądanego widoku.

Dodatkowo wszystkie systemowe raporty mogą być wizualizowane za pomocą wykresów, zapisane jako szablony (do późniejszego odświeżenia), jak również subskrybowane na definiowane konta e-mail.

Elastyczność w odpowiedzi na indywidualne potrzeby

Realizując dotychczasowe wdrożenia Comarch Trade Promotion Management w różnych branżach (kosmetyki, piwo, napoje, nabiał) wielokrotnie spotykaliśmy się z potrzebą uruchomienia dedykowanych funkcjonalności, dostosowanych do specyfiki danego biznesu. Różne obszary biznesu charakteryzują się własnymi potrzebami, wśród których znajdują się np. ścisłe monitorowanie cen i kontrola ceny detalicznej, zarządzanie zmianą (zmiana warunków promocji w trakcie jej trwania), uwzględnienie sezonowości sprzedaży poszczególnych marek czy segmentacja i kategoryzacja klientów w ramach planowania promocji. Nie bez znaczenia pozostaje również definiowanie akcji promocyjnej na kontrahenta wraz z przypisaniem hurtownika, który zrealizuje sprzedaż.

Pełna integracja z kluczowymi narzędziami

Rozwiązanie Comarch Trade Promotion Management jest w pełni zintegrowane z systemem mobilnym SFA Comarch Mobile Sales Force, dzięki czemu nie ma potrzeby definicji działań promocyjnych w dwóch różnych narzędziach. Przedstawiciel Handlowy, który na swoje urządzenie mobilne otrzymuje dane o promocji, może jako osoba pracująca najbliżej rynku weryfikować poszczególne elementy akcji promocyjnej na miejscu (np. cena półkowa, gazetki, dodatkowe miejsca ekspozycji, zatowarowanie, sampling itp.). Bardzo istotnym elementem pozwalającym na śledzenie otoczenia rynkowego jest również integracja z danymi systemu FOCUS (Focus Research) oraz danymi zewnętrznymi, takimi jak odsprzedaż partnerów handlowych (Comarch Online Distribution). Narzędzie Comarch Trade Promotion Management rokrocznie pojawia się w raportach Promotion Optimization Institute – POI TPx Vendor Panorama i zostało wyróżnione tytułem rozwiązania Best in Class.

Najważniejsze zalety Comarch Trade Promotion Management

Kluczowe korzyści z wdrożenia systemu Comarch Trade Promotion Management dla poszczególnych działów firmy to:

Biznes – szybkie podejmowanie decyzji w miarę zmieniających się warunków biznesowych dzięki stałemu podglądowi oraz kontroli procesów promocyjnych. Śledzenie statusów poszczególnych działań, jak i przypisanych do nich osób, a także pełna informacja, kto i na podstawie jakich danych podjął dane działanie to aspekty wspierające podejmowanie decyzji w ramach działań własnych, jak i otoczenia biznesowego.

Sprzedaż – zwiększenie liczby generowanych promocji z przełożeniem na wzrost sprzedaży. Kreowanie polityki sprzedaży konkretnych produktów/marek za pomocą działań promocyjnych. Działania możliwe są dzięki centralnemu punktowi zarządzania promocjami uwzględniającego wszystkie kanały sprzedaży.

Finanse – kontrola kluczowych parametrów KPI i lepsze ROI z planowanych działań promocyjnych. Szybka ewaluacja działań z przeglądem P&L per producent i partner handlowy.

Produkcja/logistyka – ujednolicenie procesu oraz szybszy przepływ informacji pomiędzy różnymi działami. Planowanie produkcji i dostaw z uwzględnieniem danych zdefiniowanych w Comarch Trade Promotion Management, tj. planowany wolumen, ilości, obszary.

Marketing – kontrola wydatków w obszarze promocji poszczególnych marek.

IT – pełna kontrola dostępu do informacji. Jedno narzędzie, które gromadzi wiedzę w jednym miejscu. Dzięki polityce uprawnień można zdecydować, jaka grupa użytkowników ma dostęp do poszczególnych danych.

Na bazie dotychczasowych doświadczeń oraz otrzymywanych z rynku zapytań można postawić tezę, że tego typu systemy są w chwili obecnej jednymi z najbardziej pożądanych rozwiązań z obszaru wsparcia sprzedaży, a w przyszłości będą tylko zyskiwały na znaczeniu

Szczegóły rozwiązania tutaj!