Zwolnić pracownika... e-mailem?

Rozpowszechniona podczas pandemii praca zdalna przyniosła przedsiębiorcom nowe wyzwania i utrudnienia. Jednym z nich są zagadnienia prawne dotyczące tego, co można, a czego nie można załatwić z pracownikiem przez e-mail. Rozmową, którą lepiej odbyć twarzą w twarz, pozostaje wciąż zwolnienie z pracy i rozwiązanie umowy.

Jednak gdy sytuacja ekonomiczna przycisnęła pracodawców do ściany, a zatrudnione osoby wykonywały swoją pracę zdalnie – konieczne stało się często rozwiązanie umowy poprzez kontakt elektroniczny. Takie rozwiązanie nie jest niemożliwe – jednak pracodawca powinien uważać na to, by dopilnować legalności swoich działań. W przeciwnym razie może się to skończyć roszczeniami pracownika do sądu pracy – ze względu na niedopatrzenie formalne.

– Ogólna zasada Kodeksu pracy stanowi, że wypowiedzenie umowy powinno nastąpić na piśmie. Niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieskuteczności takiego wypowiedzenia, ale jest związane z wadliwością – czyli brakiem formalnym. Jeżeli pracownik otrzymuje oświadczenie ustne o rozwiązaniu umowy o pracę, może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem – podnosząc, że jest błąd formalny. Pytanie, czy zwykłym emailem można takie wypowiedzenie złożyć? Niestety nie – będzie to błąd formalny. Jedynie wysłanie oświadczenia opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym kwalifikowanym, który ma ważny certyfikat, będzie uznawane za zachowanie formy pisemnej – powiedział Piotr Bocianowski, adwokat, mediator i specjalista z zakresu prawa pracy.

Kodeks cywilny, który ma tutaj zastosowanie, zrównuje formę pisemną i formę elektroniczną z bezpiecznym podpisem. Zwykły email lub skan wypowiedzenia będzie dokonany skutecznie, ale z błędem formalnym. Ten błąd może pracodawcę kosztować, bo pracownik ma prawo wystąpienia o odszkodowanie z uwagi na naruszenie przepisów o rozwiązywaniu umowy o pracę. Pracodawca powinien również dysponować dowodem na to, że takie oświadczenie do pracownika doszło. Przyjmuje się, że taki email dochodzi do pracownika w dacie, kiedy miał możliwość zapoznania się z jego treścią.

Ale w praktyce są tu pewne wątpliwości i pojawiają się już takie sprawy w sądzie pracy. Podsumowując, można rozwiązać umowę o pracę przez email – ale trzeba pamiętać, że takie oświadczenie musi być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a pracodawca musi dysponować dowodem dostarczenia dokumentów do pracownika – podkreśla Bocianowski.

eNewsroom/ as/