Hybryda? Jedyna nadzieja na udaną jesień branży rozrywkowej

Branża rozrywkowo-kulturalna szykuje się na sezon jesienno-zimowy. Zwykle był to czas koncertów, wydarzeń teatralnych, premier kinowych. Jednak obawa przed kolejną falą pandemii jest spora, a zaostrzenie obecnie obowiązujących obostrzeń niemal pewne. Dlatego blisko 60% organizatorów imprez przygotowuje się do rozwiązań hybrydowych, czyli wydarzeń organizowanych równolegle — stacjonarnie oraz online

Lato było czasem, gdy wydarzenia masowe – w tym te kulturalne – złapały drugi oddech. Odbyło się wiele plenerowych imprez, choć te najpopularniejsze jak np. muzyczny Open’er w okrojonym wymiarze. Jednak zbliża się jesień i organizatorzy wielu wydarzeń zastanawiają się jakie obostrzenia będą na nich czekać. Zważywszy bowiem na stopień wyszczepienia w Polsce, czwarta fala zachorowań na COVID-19 wydaje się być nieunikniona. Już na początku września nastąpił przyrost zachorowań, a naukowcy z Politechniki Wrocławskiej szacują, że w listopadzie będzie nawet ponad 30 tysięcy pozytywnych wyników dziennie.

Natomiast imprezy plenerowe będą musiały przenieść się pod dach również z racji pogody. Dziś na wydarzeniach kulturalnych może przebywać 75% widowni, w ten limit nie wliczani są zaszczepieni, a w pomieszczeniach należy przebywać w maseczkach.

Branża rozrywkowa i kulturalna, ale też firmy organizujące targi wystawiennicze nie wyobrażają sobie kolejnego lockdownu. Z zapowiedzi rządzących na szczęście nie wynika, żeby takie plany było rozważane, ale możemy spodziewać się bardziej restrykcyjnych obostrzeń, choćby zmniejszenia miejsc dla widowni czy też udostępnienia ich wyłącznie osobom posiadającym paszport covidowy – mówi Michał Marciniak, wieloletni organizator wydarzeń kulturalnych i rozrywkowych , a także pomysłodawca i założyciel platformy Veventy, która umożliwia organizowanie eventów i imprez online, dając organizatorom i uczestnikom dostęp do wielu nowatorskich funkcji.

Jesień 2020 – czas strat i nauki

Branża rozrywkowo-kulturalna, nie znając jeszcze rozstrzygnięć dotyczących obostrzeń, stoi w rozkroku i musi przygotowywać się na różne scenariusze. Nawet zakładając, że rządzący nie zamkną całej branży, to zapewne dla wielu imprez i wydarzeń transmisja w internecie będzie dużą i jedyną szansą na to, że w ogóle się odbędą.

Eventsforce, firma, która zajmuje się zarządzaniem wydarzeniami online, przeprowadziła badanie, które miało sprawdzić gotowość brytyjskich i amerykańskich organizatorów na zbliżający się jesienny sezon imprezowy, ale organizowany w hybrydowy sposób. Wyniki raportu pokazują, że tylko 20% organizatorów imprez utrzymało przychody na tym samym poziomie co przed pandemią. Większość z nich, bo aż 65% musiało na swoim koncie zapisać przytłaczający spadek przychodów, który miał ogromny wpływ na stabilizację całej firmy.

Niektóre firmy czy organizacje kulturalne miały już doświadczenia w przeprowadzaniu imprez online sprzed pandemii. Dzięki temu mogły dość szybko przestawić swoją działalność w trakcie lockdownów. Ci początkujący zderzyli się z murem własnej niewiedzy i braku doświadczenia, ale też z oporami samych widzów. Szybko okazało się, że dostępne możliwości techniczne nie są wystarczające, żeby w pełni pokazać koncert, czy wernisaż online. Gorsza jakość techniczna sprawiała, że widzowie mniej chętnie korzystali z takich rozwiązań, a organizatorzy, chcąc zrekompensować te straty, zgadzali się na oferowanie wydarzeń za darmo lub za niewielką opłatą. Byle tylko podtrzymać zainteresowanie — komentuje pomysłodawca aplikacji Veventy, która udostępnia wszystkie niezbędne funkcjonalności potrzebne do organizacji eventów online.

Opór przed wydarzeniami w internecie był widoczny nie tylko u sponsorów, lecz też i samych wystawców. Aż 56% z nich uznało, że korzyści z eventów online będą mniejsze niż z tych odbywających się stacjonarnie. Co więcej, organizatorzy nie wiedzieli jak dobrać cenę swojego wydarzenia (40%), a także nie wiedzieli, z jakiej skorzystać platformy streamingowej (37%), a także obawiali się, że nie będą umieli jej obsłużyć (20%).

To pokazuje, jaka była początkowa bariera, ale to organizatorzy muszą zrozumieć w pierwszej kolejności, jaką korzyścią są hybrydowe wydarzenia z transmisją na żywo specjalnie przygotowaną dla uczestników zdalnych. Dziś wszystko, na co trzeba było wydać ogromne pieniądze i poświęcić tak wiele czasu jak budowa scenografii, zabezpieczenie techniczne, dźwiękowe, catering, czy nawet ściągnięcie osób występujących w wydarzeniu w jedno miejsce, to jest wyzwanie logistyczne, które można pominąć, bo event online zrobisz szybciej, taniej i bez zagrożenia odwołaniem. Jednak, jeśli chcesz zrobić wydarzenie stacjonarne, to nie musisz rezygnować z ważnych gości, którzy są na końcu świata, a co ważniejsze nie musisz rezygnować z odbiorców, bo nie masz dla nich wystarczającej liczby krzeseł. Niech sami widzowie i odbiorcy zdecydują czy chcą wydawać setki złotych na podróż, hotele, jedzenie czy wolą obejrzeć wydarzenie z poziomu laptopa i fotela — komentuje Michał Marciniak z Veventy.

Hybryda? Dwa w jednym, a koszty małe

Z badania Eventsforce płynie jednak wniosek, że wydarzenia online to nie tylko fanaberia najsmutniejszych czasów pandemii. Aż 60% przepytanych organizatorów wydarzeń planuje udostępnienie swoich imprez online w sezonie 2021-22 równolegle z tymi stacjonarnymi. Nadal jednak aż 32% uznaje, że przeprowadzenie eventu w ten sposób przekracza ich możliwości i co prawda będą organizować wydarzenia online, ale oddzielnie np. najpierw w sposób tradycyjny.

To ogromna strata potencjału i dublowanie kosztów. Jeszcze raz trzeba zaangażować prowadzących, prelegentów, artystów i inne osoby biorące udział w wydarzeniu, poświęcić czas, a także zapewnić odpowiednią promocji – zaznacza Marciniak, który jednoznacznie rozwiewa obawy aż 70% z tych, którzy nie chcą organizować wydarzeń hybrydowych z obawy o koszty. – To jest po prostu tanie – zapewnia.

Zwolennicy rozwiązań hybrydowych, którzy wzięli udział w badaniu Eventsforce, przekonują, żę możliwość wyboru tego jak brać udział wydarzeniu buduje lojalność odbiorców, ale też sprawia, że organizator staje się w ich oczach innowacyjny. Ponad połowa z nich uważa też, że dzięki hybrydowemu wydarzeniu uda się znacznie zwiększyć ruch, a także zaangażowanie odbiorców. Co więcej, już po pierwszych doświadczeniach z organizowania równoległych imprez wiedzą, że pozwalają one zbierać cenne dane o klientach, a także przynoszą one większe przychody z treści na żądanie, ale też coraz większe zaangażowanie nowych sponsorów.

Uczestnicy są coraz bardziej przyzwyczajeni do wirtualnego świata. Oczywiście nadal chętnie będą brać udział w wydarzeniach stacjonarnych. Tego nic nie zastąpi, ale chcą mieć wybór. Nie na wszystkie imprezy są w stanie dotrzeć, nie wszystko są w stanie zobaczyć uczestnicząc fizycznie, ale przestrzeń wirtualna daje możliwość przeżycia czegoś więcej, niż było możliwe do tej pory. Odpowiednia platforma do organizacji i transmisji wydarzeń online pozwoli również wszystkim uczestnikom być bliżej siebie: prowadzić rozmowy prywatne, integrować się i zawierać nowe znajomości. Ten aspekt łączenia ze sobą ludzi, jest przecież fundamentem istoty eventów — przekonuje Michał Marciniak z Veventy.

Lightbe/KG