Podpis elektroniczny: czym jest podpis elektroniczny i jak z niego korzystać?

Podpis elektroniczny pozwoli ci podpisywać dokumenty posiadające moc prawną, bez konieczności używania papieru i długopisu. Pozwala zaoszczędzić czas, jest wygodniejszy i daje możliwości niespotykane przy standardowym podpisie. Nic więc dziwnego, że to narzędzie sprawdza się w coraz większej liczbie małych i średnich przedsiębiorstw.

W tym artykule postaramy ci się wyjaśnić, czym jest ta forma zatwierdzania dokumentów i jak z niej korzystać, aby przyniosła maksymalne korzyści dla twojego biznesu.

Podpis elektroniczny

Co to jest podpis elektroniczny? Podpis elektroniczny, to odpowiednik odręcznego podpisu w formie cyfrowej. To chyba najprostsza definicja. Spełnia dokładnie tę samą rolę, czyli pozwala zatwierdzać i potwierdzać zaznajomienie się z dokumentem. Tyczy się to również aspektu prawnego. Zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego nazywanego eIDAS, jak i polskiej ustawy o identyfikacji elektronicznej z września 2016 roku (Dz.U. z 2021 r. poz. 1797) rozbudowana forma podpisu elektronicznego, czyli kwalifikowany podpis elektroniczny, ma w świetle prawa dokładnie taką samą moc, jak odręczny podpis na papierze.

Taka forma podpisu jest jednocześnie zgodna z niesławnym RODO. Gwarantuje więc pełną legalność i nie naraża żadnej ze stron na jakiekolwiek problemy natury prawnej.

Jak korzystać z podpisu elektronicznego?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. To zależy od formy podpisu, jaką wybierzesz. Mówiąc ogólnie, wszystkie działają na podobnej zasadzie. Kiedy chcesz, aby druga strona zatwierdziła twój dokument, to udostępniasz ten dokument w oprogramowaniu obsługującym podpis elektroniczny, następnie określasz obszary, które mają zostać zatwierdzone i przesyłasz dokument do osoby, która ma go podpisać.

Proces jest jeszcze łatwiejszy, kiedy to my masz podpisać dokument. W takim przypadku otwierasz plik do podpisania, zaznaczasz wszystkie wymagane pola, klikasz podpisz i możesz przesłać dokument dalej.

Branże, które mogą skorzystać na wykorzystaniu podpisu elektronicznego

Zalety, jakie niesie za sobą korzystanie z podpisu elektronicznego, mogą być wykorzystane w każdym biznesie, są jednak branże, które z definicji muszą obracać całą masą dokumentów i przesyłać je pomiędzy zainteresowanymi stronami. W ich przypadku zalety podpisu elektronicznego rezonują najmocniej i takie rozwiązanie ma największy wpływ na poprawienie tego, jak działa cała organizacja. Można więc powiedzieć, że w tych branżach wprowadzenie podpisu elektronicznego nie jest usprawnieniem, a wręcz koniecznością. Branżami tymi są:

● Ubezpieczenia - branża ubezpieczeniowa musi borykać się z wieloma dokumentami, a klient nie zawsze znajduje się w pobliżu siedziby firmy. Większość spraw jest więc załatwiana na odległość. Przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów pocztą byłoby więc kosztowne i czasochłonne.

● Nieruchomości - w przypadku tej branży problem odległości raczej nieczęsto występuje, pojawia się za to duża liczba umów, które są niezwykle ważne. Dlatego obsługiwanie ich w formie elektronicznej jest łatwiejsze w kontrolowaniu i bezpieczniejsze.

● Bankowość- skoro mowa o bezpieczeństwie, to jest to zaleta podpisu elektronicznego, która przekonała sektor bankowy. Kiedy bowiem chodzi o pieniądze, ryzyko oszustwa i próby podrobienia podpisów zdarzają się najczęściej. Firmy z branży bankowej wykorzystują szyfrowanie zapewniane przez podpisy elektroniczne, aby zlikwidować ryzyko oszustw.

● Sektor prawny - nie tylko bankowość przekonała się do podpisów elektronicznych ze względu na ich bezpieczeństwo. Podobnie było w przypadku sektora prawnego, który nie może sobie pozwolić na utratę żadnego dokumentu. Błąd ludzki, czy wypadek losowy mogłyby bowiem zrujnować reputację firmy i doprowadzić do jej szybkiego upadku.

● IT - dzisiaj branża IT opiera się głównie o pracę zdalną. W takim przypadku podpisanie papierowego dokumentu byłoby mocno problematyczne, rozwiązaniem jest podpis elektroniczny, który pracownik może złożyć niezależnie od tego, czy znajduje się w tym samym mieście co siedziba firmy, czy może pracuje z drugiego końca świata.

● Szybko rozwijające się przedsiębiorstwa - dynamiczny rozwój firmy oznacza brak czasu na formalności. Jeśli więc firma chce utrzymać szybki wzrost, to musi wykorzystywać każdą okazję do usprawnienia swojego działania. Nawet krótkie spowolnienie może bowiem zniszczyć dobrą passę i sprawić, że firma nie osiągnie zamierzonego sukcesu.

● Administracja publiczna - dobrym przykładem tego, jak bardzo pomocny w prowadzeniu biznesu jest podpis elektroniczny, jest fakt, że nawet polska administracja publiczna wprowadziło go u siebie. Mowa tu o profilu zaufanym i e-dowodach, które są formą podpisu elektronicznego, dzięki którym Polacy mogą wiele spraw załatwić bez wychodzenia z domu i marnowania czasu w kolejkach w urzędzie.

● Agencje pracy i firmy rekruterskie - taka forma działalności oznacza konieczność kontaktu z potencjalnymi pracownikami, która najczęściej odbywa się na odległość. Zastosowanie podpisu elektronicznego w firmach z tej branży pozwala im działać szybciej i załatwiać kluczowe sprawy z minimum formalności. Dzięki temu przekonują do siebie nowych pracowników, ci widzą bowiem, jak sprawnie firma działa i jak szybko potrafi załatwić nielubiane przez wszystkich sprawy papierowe

To oczywiście nie wszystkie branże, jakie z powodzeniem korzystają z podpisu elektronicznego, jest ich bowiem tyle, że nie bylibyśmy w stanie ich tu wszystkich zmieścić. Polecamy samodzielne zapoznanie się z korzyściami, jakie daje podpis elektroniczny w twojej branży.