Elektroniczny obieg dokumentów – wszystko, co musisz wiedzieć, znajdziesz na stronie Comarchu!

Niewiele jest w wirtualnej przestrzeni internetowych witryn firmowych, gdzie poza zwykłą zachętą do zakupu aplikacji umożliwiającej przejście na elektroniczny obieg dokumentów w firmie, przedsiębiorcy znajdą kompendium wiedzy w tym temacie. Niewątpliwie do tej nielicznej grupy należy witryna firmy Comarch, uznanego zarówno w kraju, jak i na świecie producenta oprogramowania do zarządzania biznesem.

To już standard!

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) w przedsiębiorstwie powoli staje się obowiązującym standardem. Od tego procesu nie ma właściwie ucieczki, ponieważ skuteczne zapanowanie nad rosnącą z dnia na dzień ilością dokumentów w formie papierowej staje się niemal niemożliwe. Przyszłością jest digitalizacja dokumentów i ich cyfrowe przetwarzanie z pomocą nowoczesnych narzędzi IT, takich jak choćby aplikacja DMS Comarch. Papier przechodzi do lamusa, a biuro bez papieru powoli staje się rzeczywistością. Może drukowane dokumenty nie znikną całkowicie z biurek, jak to prognozował A. Toffler w „Trzeciej fali”, ale na pewno staną się mniej widocznym elementem biurowej estetyki. Pozostaną tylko tam, gdzie to konieczne.

Elektroniczny obieg dokumentów to sposób zarządzania dokumentami i przetwarzania ich w formie cyfrowej. W głównej mierze pozwala znacząco usprawnić obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, a przez to i codzienną pracę wielu pracowników. EOD umożliwia automatyzację procesów związanych z tworzeniem, udostępnianiem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji biznesowej.

W przeciwieństwie do tradycyjnego sposobu zarządzania dokumentami, gdzie dokument jest drukowany, uzupełniany, a następnie przekazywany fizycznie do kolejnych osób w procesie, tutaj dokument jest digitalizowany, a potem w wersji cyfrowej przetwarzany (uzupełniany, przesyłany i archiwizowany). Najlepiej to widać w przypadku procesu zakupowego. Pracownik wypełnia elektroniczny wniosek kosztowy, jednym kliknięciem przesyła do przełożonego w celu weryfikacji, po akceptacji trafia do działu zakupów. Na jego podstawie tworzone jest zamówienie. Po otrzymaniu faktury od kontrahenta, system EOD przetwarza fakturę i przekazuje dokument z uzupełniony informacjami dalej (funkcja OCR). Po weryfikacji dokument trafia automatycznie do działu księgowego i po sprawdzeniu przenoszony jest do modułu księgowego. Ostatnim etapem elektronicznego obiegu dokumentów jest elektroniczne archiwum, gdzie ląduje faktura.

Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści

Implementacja oprogramowania umożliwiającego elektroniczny obieg dokumentów zapewnia firmom szereg korzyści:

 znaczące obniżenie kosztów związanych z przetwarzaniem dokumentów,

 szybszy i łatwiejszy dostęp do dokumentów,

 oszczędność czasu,

 utrzymanie porządku w dokumentacji – żaden dokument już nie zaginie,

 wyższa efektywność pracy,

 możliwość pracy zdalnej,

 pełna kontrola na procesowaniem dokumentów,

 bezpieczeństwo danych (wbrew pozorom łatwiej zapanować nad ochroną danych w przypadku dokumentów cyfrowych, niż papierowych).

Comarch DMS

System Comarch DMS (z ang. Document Management System) to profesjonalne narzędzie pozwalające na digitalizację obiegu dowolnego typu dokumentu. System działa jako platforma low-code, dzięki czemu program można tak skonfigurować, aby usprawnić procesy związane z rejestracją, opisem, akceptacją i archiwizacją dokumentów. Nie ma znaczenia, czy chodzi o korespondencję przychodzącą i wychodzącą, faktury kosztowe, umowy czy wnioski pracownicze. Ponadto Comarch DMS umożliwia wykonywanie tych wszystkich operacji z poziomu urządzeń mobilnych.

Aplikacja umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentami w firmie. Nie tylko, że mamy wszystkie dokumenty w jednym miejscu, to na dodatek możemy w pełni kontrolować poziomy dostępu poszczególnych pracowników (wiemy zawsze, kto miał i jaki dostęp do dokumentu). To oraz konieczność ustawienia silnego hasła dostępowego i możliwość szyfrowanego przesyłania dokumentów gwarantuje ochronę danych.

Oprogramowanie pozwala wiele czynności zautomatyzować (wprowadzanie i rejestracja dokumentów dzięki OCR), oraz kontrolować czas realizacji poszczególnych procesów w obiegu. Argumentem nie do przecenienia jest także możliwość łatwego i szybkiego wyszukiwania dokumentów za sprawą intuicyjnych filtrów. Nie bez znaczenia jest także możliwość poszerzenia zakresu pracy zdalnej, dokumentacja cyfrowa w tym zakresie oferuje o wiele większe możliwości, niż papierowa. A co najważniejsze program można łatwo zintegrować z systemami ERP oraz innymi specjalistycznymi branżowymi rozwiązaniami.

Podsumowanie

Funkcjonalności i korzyści, jakie oferuje elektroniczny obieg dokumentów trudno drobiazgowo opisać w krótkim artykule. Kto chce poznać je lepiej, powinien zajrzeć na stronę Comarch. Tam dowie się wszystkiego o EOD, nie tylko pozna istotę działania systemu, ale także dowie się, jak przeprowadzić cały proces implementacji, aby korzyści z zastosowania aplikacji były jak największe.