Elektroniczny obieg dokumentów, czyli dlaczego warto zrezygnować z papierowych dokumentów?
Dziś coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego programu rotacji dokumentów. To rozwiązanie przynosi start-upom wiele korzyści. To nie tylko oszczędza czas, ale także zapewnia, że ważne dokumenty nie zostaną utracone. Ponadto dokumenty elektroniczne można łatwo przechowywać i szybko wyszukiwać. Ponadto ich przechowywanie zajmuje znacznie mniej miejsca niż dokumenty w tradycyjnej formie papierowej. Jeśli chcesz poznać więcej informacji na temat tego rozwiązania, zapoznaj się z poniższym tekstem. Powodzenia!
Elektroniczny obieg dokumentów — co to właściwie jest?
Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia ewidencjonowanie wszelkiego rodzaju dokumentów tworzonych lub przekazywanych do określonej firmy. Program do elektronicznego obiegu dokumentów może być wykorzystany do:
• ewidencji;
• sortowania;
• wyszukiwania;
• archiwizacji starej dokumentacji.
Procedury obsługi dokumentów mogą różnić się w zależności od firmy, branży jej działalności itp. Różnorodność rozwiązań sprawia, że kontrahenci mogą wybrać system obiegu dokumentów, który najlepiej odpowiada ich indywidualnym potrzebom i wymaganiom. Formularze elektroniczne mogą zawierać rachunki, umowy kontrahentów, faktury, listy przewozowe, protokoły. Obecnie do elektronicznego obiegu dokumentów wykorzystywane są nowoczesne programy komputerowe.
Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorstwo nie musi już inwestować wysokich kwot w rozwój i wspieranie istniejącej infrastruktury lub utrzymywanie nowych serwerów. Rozwiązania określane jako elektroniczny obieg dokumentacji nie wymagają zakupu drogiego sprzętu. Wszystko, czego potrzebujesz to posiadany sprzęt (komputer, laptop, telefon itp.) oraz dobre, stabilne połączenie z Internetem. Tyle wystarczy, by móc uczynić z Twojej firmy nowoczesną organizację, która sprosta wyzwaniom stawianym jej przez nowoczesność.
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli nowoczesne technologie w pracy księgowości i działów kadrowo-płacowych
Oparte na wielu nowoczesnych technologiach oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo popularne wśród nowoczesnych firm i organizacji. Nowoczesne systemy do digitalizacji procesów biznesowych oferują m.in. automatyzację procesów biznesowych (BPA), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR — jest to technologia szczególnie przydatna w księgowości), podpisy cyfrowe, sztuczne i inne rozwiązania dla nowoczesnego przedsiębiorstwa.
Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorstwo nie musi już inwestować wysokich kwot w rozwój i wspieranie istniejącej infrastruktury lub utrzymywanie nowych serwerów. Rozwiązania określane jako elektroniczny obieg dokumentacji nie wymagają zakupu drogiego sprzętu. Wszystko, czego potrzebujesz to posiadany sprzęt (komputer, laptop, telefon itp.) oraz dobre, stabilne połączenie z Internetem. Tyle wystarczy, by móc uczynić z Twojej firmy nowoczesną organizację, która sprosta wyzwaniom stawianym jej przez nowoczesność.
Elektroniczny obieg dokumentów, czyli nowoczesne technologie w pracy księgowości i działów kadrowo-płacowych
Oparte na wielu nowoczesnych technologiach oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów jest bardzo popularne wśród nowoczesnych firm i organizacji. Nowoczesne systemy do digitalizacji procesów biznesowych oferują m.in. automatyzację procesów biznesowych (BPA), optyczne rozpoznawanie znaków (OCR — jest to technologia szczególnie przydatna w księgowości), podpisy cyfrowe, sztuczne i inne rozwiązania dla nowoczesnego przedsiębiorstwa.
Jeśli zainteresował Cię ten temat, to więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie internetowej: https://inewi.pl/Elektroniczny-Obieg-Dokumentow. Z wykorzystaniem tych rozwiązań można na przykład w krótkim czasie wygenerować wnioski urlopowe, które są niezbędne podczas codziennego funkcjonowania firm (https://inewi.pl/Funkcje/Elektroniczne-Wnioski-Urlopowe).
Elektroniczny obieg dokumentów — jakie słabości pozwala wyeliminować?
Zdaniem ekspertów istnieją pewne sytuacje, w których warto rozważyć wdrożenie optymalizacji i automatyzacji z użyciem elektronicznego obiegu dokumentów. Oto przykładowe powody:
• znalezienie potrzebnych informacji jest trudne i czasochłonne,
• częste błędy w dokumentacji i czas pracy wymaganej do ich wyjaśnienia,
• brak systematycznej kontroli nad paczkami dokumentów,
• brak skutecznego bezpieczeństwa informacji w formie papierowej,
• wydłużające się terminy rozpatrywania spraw.
