Owczarczyk: Warto wiedzieć jak zmienia się ZUS

O cyfryzacji jednej z najważniejszych instytucji zapewniających Polakom bezpieczeństwo finansowe mówi nam wiceprezes ZUS, Włodzimierz Owczarczyk, członek zarządu ZUS nadzorujący Pion Operacji i Eksploatacji Systemów

- Panie prezesie, Zakład Ubezpieczeń Społecznych zagospodarował ostatnich kilka lat na cyfryzację. Obecnie to jedna z najbardziej zdigitalizowanych instytucji w Polsce. Przypomnijmy: wszyscy przedsiębiorcy mają obowiązkowe konto na Platformie Usług Elektronicznych PUE, w sposób całkowicie automatyczny obsługiwane są wnioski rodzinne, m.in. o 500+ czy żłobkowe, funkcjonuje już e-legitymacja emeryta i rencisty, a wszystkie nowe zadania, które wynikają z nowych ustaw przyjętych w 2023 roku, oparte są już na elektronicznych wnioskach, na obsłudze zautomatyzowanej. Czy może pan powiedzieć, że mamy wreszcie e-urząd w Polsce? Czy jeszcze sporo przed wami pracy?

• Rzeczywiście w ciągu ostatnich lat udało się wiele zrobić dla informatyzacji ZUS. Możemy już mówić o e-urzędzie, bo wiele procesów jest już zautomatyzowanych. Tak jak pan powiedział – składanie wniosków o świadczenia rodzinne, 300+, 500+ odbywa się elektronicznie i tylko za pośrednictwem urządzeń elektronicznych. Więc tak, mamy tu e-urząd. Natomiast to oczywiste, że jest jeszcze wiele pracy do zrobienia. Gdy spojrzymy na obszar świadczeń, np. przyznawanie emerytur czy też zasiłków – tu wciąż mamy dużo „papieru”. Tu jednak decyzje o digitalizacji stoją nie tylko po stronie ZUS, ale też wymagają zmian legislacyjnych, byśmy mogli posługiwać się wyłącznie dokumentami elektronicznymi. Ta elektronizacja przyniesie same korzyści. Mamy w pamięci dodatek solidarnościowy z czasów pandemii. To było pierwsze świadczenie, o które można było wnioskować wyłącznie elektronicznie. Dzięki systemowej walidacji danych czas od momentu złożenia wniosku do wypłaty wyniósł nawet zaledwie 4 dni.

- Cóż, pamiętam, jak wprowadzano e-recepty i w jednej z telewizji pojawił się reportaż o takim lekarzu z małej miejscowości, który nie ma komputera… i nie wie, jak teraz będzie wypisywał te zwolnienia i recepty. Rozumiem, że takie problemy mamy już za sobą i wszyscy przekonaliśmy się, że e-zwolnienie (e-ZLA), e-recepta pomagają pacjentom w sprawnym korzystaniu z systemu ochrony zdrowia?

• Przekonali się do tego również lekarze, którzy mają po prostu mniej pracy z wystawianiem zwolnień lekarskich. Nie muszą wszystkich danych wypisywać na tych, szczęśliwie zapomnianych już, zielonych formularzach. Więcej, teraz przenieśliśmy możliwość wystawiania dokumentów dla pacjenta do urządzeń mobilnych, telefonów lekarzy, którzy dzięki aplikacji m-ZUS mogą wystawić zwolnienie w dowolnym miejscu. To jest odpowiedź na potrzeby klientów ZUS. To jak w bankowości. Dziś nikt już nie wyobraża sobie korzystania z banku bez dostępu do konta z komputera, a w zasadzie bez aplikacji mobilnej. Tak samo jest z ZUS-em. Oczekiwania, jakie mamy wobec urzędu lub instytucji publicznej przenosimy wprost z codziennego życia. A obowiązkiem instytucji publicznej jest wspierać obywateli i przedsiębiorców.

- Mamy m-Obywatela, m-ZUS, PUE, e- dowody – tych usług cyfrowych robi się faktycznie coraz więcej. Pandemia była takim wyzwalaczem digitalizacji, przekonała wątpiących, że zdalne usługi są niezbędne do swobodnego funkcjonowania w cyfrowym świecie.

• Dokładnie. Wracamy pamięcią do czasów pandemii, bo wtedy okazało się, że cyfryzacja jest koniecznością. Jako obywatele, cała cywilizacja – zrozumieliśmy, że jedynym sposobem na załatwienie wielu naszych podstawowych spraw było skorzystanie z usług internetowych. Co więcej, dostrzegliśmy wtedy, że korzystanie z nich nie jest skomplikowane. Przecież te urządzenia i rozwiązania technologiczne wykorzystujemy już na co dzień i doskonale radzimy sobie z komunikatorami, mediami społecznościowymi oraz z aplikacjami bankowymi. Rozwiązania wprowadzane w e-urzędzie nie różnią się przecież od tych powszechnie znanych i wykorzystywanych narzędzi. Byliśmy więc przygotowani. Wystarczyło dostarczyć te rozwiązania. Oszczędzamy czas. Nie musimy wychodzić z domu. Wnioski o świadczenia rodzinne w ZUS rodzice mogą złożyć nawet wieczorem, gdy dzieci pójdą spać. Ludzie starsi, którzy mają problemy z poruszaniem się, mogą skorzystać z konsultacji z pracownikiem ZUS za pośrednictwem e-wizyty również z domu. To ogromne ułatwienie także dla seniorów i osób mających problemy z poruszaniem się.

- Wzrasta jednak znaczenie ochrony danych i cyfrowego bezpieczeństwa…

• Z fizycznej ochrony naszych danych, gdy były zamykane pomieszczenia, szuflady i szafki przenosimy się do bezpiecznej rzeczywistości cyfrowej. To bardzo duże wyzwanie i nie należy go bagatelizować, wpadać w taką pułapkę przekonania, że wszystko jest dobrze. O bezpieczeństwo naszych danych, dokumentów, pieniędzy w cyfrowym świecie trzeba ciągle dbać, tak jak kiedyś dbaliśmy o bezpieczeństwo naszych dokumentów. Kwestie związane z cyberbezpieczeństwem będą nieodłącznym elementem budowania systemów cyfrowych i na tę część digitalizacji usług będą też ponoszone znaczne wydatki. Trzeba to zrozumieć i zaakceptować.

- ZUS wzmacnia właśnie cyfrową ochronę. Na początku lipca ogłosił przetarg, w którym przedmiotem zamówienia jest „rozbudowa systemu do backupu dla platformy IaaS” o system zabezpieczeń, określony jako „Cyfrowy Bunkier”, o ogromnej przestrzeni 900 TB netto (powierzchni użytkowej). Wymagana jest skalowalność do minimum 1400 TB netto wraz z oprogramowaniem i opieką serwisową. Umowa ma obowiązywać przez 38 miesięcy.

• Tak jak mówiłem, to są koszty zapewnienia bezpiecznych usług cyfrowych. Ale, jeśli spojrzymy na koszty obsługi spraw, którymi zajmuje się ZUS, to o wiele bardziej korzystne dla finansów publicznych jest inwestowanie w technologie cyfrowe niż np. utrzymywanie dokumentacji i fizycznych rozwiązań archiwizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych. Procesy cyfrowe są też bardziej transparentne – widzimy ich skalę, możemy oszacować potrzeby i skalować zamówienia.

- Nowa spółka IT – rozmawialiśmy kilka miesięcy temu na temat wyodrębnienia usług IT do odrębnej spółki, która będzie mogła oferować rynkowe ceny w zatrudnieniu i zamówieniach. Rozumiem, że czekamy na wynik wyborów?

• Przede wszystkim czekamy na zmiany w przepisach. To wymaga podstawy prawnej do powołania tej spółki. W tym roku skupiliśmy się na powołaniu centrum informatyki, włączeniu nowych rozwiązań technologicznych. Ale wierzę, że w przyszłości taka spółka powstanie i pomoże nam jeszcze sprawniej cyfryzować usługi ZUS.

- Czy ZUS to piramida finansowa? ZUS trzeba zlikwidować - jak przekonuje Sławomir Mentzen?… Jak pan reaguje, gdy padają takie argumenty w kampanii wyborczej?

• Spokojnie. Wiele już było głosów dotyczących likwidacji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, który nie jest piramidą finansową, a instytucją obsługująca 26 milionów Polaków i dbającą o bezpieczeństwo finansowe obywateli. Wykonujemy bardzo dobrą pracę, która jest naszym świadectwem i niech to przemawia w dyskusjach, a nie słowa o likwidowaniu jednej z najważniejszych instytucji społecznego zaufania.

- Mimo turbulencji wewnętrznych, bo tak można chyba nazwać przedwyborcze zamieszanie z jednym ze związków zawodowych, rzecznik ZUS przekonuje jednoznacznie, że „emerytury, renty, a także inne świadczenia jak 500 plus realizowane przez ZUS będą wypłacane na czas. Na te pieniądze oczekuje wiele osób. Jesteśmy kluczową instytucją w naszym kraju i musimy wywiązać się z obowiązków wobec klientów”. Potwierdzi pan, że możemy być spokojni o nasze świadczenia?

• Możemy być w stu procentach pewni i bezpieczni, jeśli chodzi o wypłaty świadczeń z ZUS. Jako instytucja publiczna o szczególnym znaczeniu posiadamy scenariusze na wypadek różnych losowych zdarzeń. Potrafimy w niezakłócony sposób wypłacać świadczenia w przyznanych terminach płatności rent i emerytur. Takie scenariusze są testowane cyklicznie.

- Są dwie grupy zawodowe pracowników, od których zależy ten nasz spokój i bezpieczeństwo finansowe. To pracownicy Poczty Polskiej, listonosze i właśnie pracownicy ZUS. To wiąże się z ogromną odpowiedzialnością i wieloma obowiązkami, stąd pojawiające się głosy, że wciąż nie są odpowiednio doceniani…

• Zawsze oczekujemy więcej za naszą pracę, zwłaszcza odpowiedzialną. I to jest zrozumiałe. Pracownicy ZUS wykonują dobrze bardzo odpowiedzialną pracę na rzecz społeczeństwa. Fundusz wynagrodzeń w ZUS wynika wprost z ustawy budżetowej. W 2015 roku fundusz ten wynosił 2,105 mld zł, a w 2016 – 2,243 mld zł. I od tego czasu wynagrodzenia zaczęły rosnąć i obecnie fundusz wynagrodzeń to już jest 3 mld 973 mln zł. To przyrost o 88%. To pokazuje, że staramy się by pensje w ZUS rosły. I rosną.

- Wracając do cyfryzacji – rozumiem, że technologia w pewien sposób też ułatwia pracę w „zusowskim” okienku.

• Na pewno zmienia tę pracę. Automatyzacja procesów wewnątrz ZUS będzie trwała i pomoże z pewnością odciążyć pracowników. Wracam do tego przykładu z wypisywaniem papierowych recept, dokumentacją, która krok po kroku przechodzi do sfery cyfrowej. Prowadzimy też dialog z pracownikami i związkami zawodowymi o zmianach jakich potrzebują pracownicy w systemach informatycznych. I odpowiadamy na te potrzeby jeśli są możliwe do realizacji. Pomimo automatyzacji procesów pracy z pewnością nie zabraknie. Ubędzie czynności powtarzalnych, a będzie więcej pracy koncepcyjnej.

- ZUS prowadzi swój profil na Twitterze (platforma X). Jeśli pobieramy świadczenia – takie jak emerytura, renta itp. warto być z informacjami na bieżąco?

• Tak. Zawsze warto wiedzieć, co zmienia się w ZUS. I jak ZUS się zmienia.

Rozmawiał Maciej Wośko