Informacje

Zdjęcie ilustracyjne / autor: Centrum Prasowe Microsoft
Zdjęcie ilustracyjne / autor: Centrum Prasowe Microsoft

Chmura zasila LOTOS

Zespół wGospodarce

Zespół wGospodarce

Portal informacji i opinii o stanie gospodarki

  • Opublikowano: 30 listopada 2020, 16:30

  • 0
  • Powiększ tekst

Aż 1300 pracowników rafinerii z prawie 50-letnią tradycją pracuje obecnie w ramach usługi Microsoft Teams. Grupa LOTOS, która rozpoczęła proces cyfrowej zmiany, rozwija się w obszarze technologii chmurowej

Projekt digitalizacji w organizacji nazwany „Cyfrowym biurkiem” rozpoczął się jeszcze przed marcem bieżącego roku. Obecnie transformacja nabiera tempa, a w firmie powstał już nawet specjalny program adaptacji nowych rozwiązań realizowany w oparciu o Ambasadorów Zmian, czyli osób, które intensywnie korzystają i szkolą się w zakresie nowoczesnych technologii, by następnie móc przekazywać wiedzę i umiejętności dalej w organizacji

Droga do stopniowej cyfryzacji procesów w Grupie LOTOS S.A. rozpoczęła się jeszcze przed czasem pandemii. Nie tylko po to aby przygotować się do nieprzewidzianych i gwałtownych warunków, ale przede wszystkim – dać każdemu pracownikowi, bez względu na staż pracy, możliwość wykonywania jego obowiązków w sposób szybki, efektywny i komfortowy.

Stopniowe wdrażanie technologii w pracę naszych zespołów to początek zmiany kulturowej w naszej firmie. W LOTOS są osoby, które przepracowały tutaj ponad 40 lat. Są też młodzi stażem pracownicy którzy dopiero zaczynają swoją zawodową drogę. Ale dla jednych i drugich – technologia – to dzisiaj element niezwykle ważny. Bezpieczna technologia. Proces wdrożenia usługi Microsoft Teams zaczęliśmy w marcu 2020 choć do tego procesu przygotowywaliśmy się już wcześniej. Zebraliśmy potrzeby biznesowe, opracowaliśmy scenariusze, wybraliśmy technologię, wyznaczyliśmy grupę testową, zrobiliśmy testy a nawet zaczęliśmy używać MS Teams w samym IT.. W tym samym czasie zaczęła się pandemia. To bardzo zweryfikowało nasze podejście. Kluczowe stało się dla nas bezpieczeństwo naszych pracowników, zapewnienie im możliwości zdalnej pracy oraz równoczesne bezpieczeństwo dla naszych dokumentów i danych – mówi Piotr Stępniewski, Global Chief Information Officer, Grupa LOTOS.

Usługa Microsoft 365 została wdrożona w Grupie LOTOS S.A. we współpracy z firmami Microsoft oraz T-Systems. Jedną z pierwszych platform, która wychodziła naprzeciw nowej trudnej sytuacji związanej z pandemią, a tym samym okazała się być szczególnie skuteczna w pracy zdalnej jest usługa Microsoft Teams. Wdrożenie platformy odbywało się na kilku etapach. Od rozpoczęcia pilotażu dla pierwszej grupy pracowników już w marcu 2020 roku, przez odpowiednio profilowaną komunikację, cykl szkoleń, w których wzięło udział prawie 1300 pracowników, aż po uruchomienie programu Ambasadorów Zmiany. Ambasadorzy w Grupie LOTOS to pracownicy, którzy mają zapewniony stały dostęp do wiedzy oraz możliwości rozwoju umiejętności cyfrowych i wykorzystują je do wyznaczania kierunku zmian w środowisku pracy.

Obecnie z wideo-konferencji, czatu, możliwości współdzielenia dokumentów oraz pracy w rozproszonych zdalnych zespołach korzysta już prawie 1300 pracowników firmy.

Grupa LOTOS od lat zasila swoją organizację cyfrowym paliwem. W 2018 roku miałam przyjemność podpisywać w Gdańsku porozumienie pomiędzy naszymi firmami, którego celem była cyfrowa transformacja Grupy LOTOS i jej jak najlepsze dostosowanie do dynamiki obecnego otoczenia biznesowego. Od tamtej pory współpracujemy na drodze rozwoju Grupy LOTOS w chmurze. To właśnie w takich firmach, zatrudniających osoby gotowe do pogłębiania cyfrowych kompetencji, kwitnie innowacyjność, która buduje Polską Dolinę Cyfrową. W maju tego roku ogłosiliśmy kompleksowy plan inwestycyjny w Polsce o wartości 1 miliarda dolarów, w ramach którego powstanie region przetwarzania danych w chmurze oraz zostanie przeszkolonych 150 tysięcy osób. Firmy nastawione na budowanie swojego potencjału dzięki wdrożeniu najnowszych rozwiązań chmurowych, takie jak LOTOS, skorzystają na tym najwięcej – mówi Magda Taczanowska, Enterprise Commercial Lead, Microsoft Polska.

Pierwszym z obszarów, w którym zastosowano Microsoft Teams były posiedzenia Zarządu Grupy LOTOS. Komitet Inwestycyjny oraz zespoły zadaniowe ze ścisłego kierownictwa, które przeniosły się do wirtualnego świata właściwie z dnia na dzień. Kolejna była księgowość oraz produkcja. Dziś usługa pozwalająca na zdalną pracę z dowolnego miejsca, obejmuje codzienną wymianę informacji między pracownikami, tygodniowe przeglądy i raporty, współdzielenie dokumentów oraz wspólna praca nad nimi.

W Grupie LOTOS mamy rosnącą 30-osobową społeczność ambasadorów cyfrowej zmiany. Pokazaliśmy im narzędzie, jakim są Teamsy a teraz obserwujemy, jak sami je rozwijają. Staramy się nie przeszkadzać ale z drugiej strony pilnujemy rozwiązanie nie poszło w kierunku cyfrowego chaosu i było bezpieczne. Pomagamy i wspólnie rozwijamy projekt pod nazwą „Cyfrowe Biurko”. Jesteśmy elastyczną organizacją, która umożliwia pracę naszemu zespołowi efektywną pracę grupową z dowolnego miejsca. Staramy się oferować biznesowi takie narzędzia, które nie są dodatkiem, ale elementem większej całości. Rozwój technologii w naszej firmie traktujemy jako proces, stały i efektywny, który pomaga nam bezpiecznie działać nawet w bardzo trudnej rzeczywistości – mówi Łukasz Nowakowski, Project Management Office IT, Grupa LOTOS.

Chmura – bezpieczne paliwo dla firmy

Pierwszym i podstawowym kryterium związanym z rozwiązaniami chmurowymi jest dla nas bezpieczeństwo. W Grupie LOTOS za ochronę danych odpowiada narzędzie Azure Information Protection. W firmie wszystkie dokumenty są etykietowane i w pełni monitorowane. Możliwy jest stały podgląd, kto pracuje na danym dokumencie, w jaki sposób go edytuje oraz gdzie finalnie on trafia. Narzędzie wykorzystywane jest obecnie na 1 poziomie szyfrowania. Dzięki temu organizacja ma bieżącą informacje kto ma dostęp do dokumentu i komu został on przekazany, kto go otwiera, kiedy i z jakich lokalizacji, Kto próbował go otworzyć pomimo braku dostępu. Dzięki Azure Information Protection firma może także ograniczyć możliwości elektronicznego kopiowania czy przekazywania wrażliwych danych oraz w każdym momencie cofnąć dostęp do zawartości dokumentu, nawet w przypadku skopiowania go na lokalny zasób czy prywatny komputer.

Wprowadzanie Azure Information Protection nie spowodowało konieczności zmian procedur wewnętrznych w firmie, a zostało wykorzystane do wsparcia przestrzegania zapisów już istniejących. Narzędzie umożliwia stopniowe uruchamianie o kolejne poziomy klasyfikacji dokumentów, co ułatwia proces adopcji rozwiązania wśród pracowników. Dzięki wprowadzeniu etykiety nakładanej automatycznie nie były na tym etapie konieczne specjalne szkolenia oraz kursy z wykorzystania i działania technologii. Naturalnie i swobodnie wpisała się ona w działanie całej organizacji i zintegrowała się z już używanymi produktami M365 – mówi Ewelina Kłaczkowska, Project Management Office IT, Grupa LOTOS.

Dodatkowymi elementemami wspierającymi działanie Azure Information Protection są mechanizmy umożliwiające szyfrowanie danych z zarządzeniem kluczami szyfrujującymi pozostającymi po stronie Grupy LOTOS.

Stopniowo wdrażana i sięgająca coraz głębiej w organizacji chmura umożliwia Grupie LOTOS nie tylko realizowanie wewnętrznych celów biznesowych, ale też stanowi wyjście naprzeciw potrzeb pracowników i klientów.

Dla użytkownika chmura jest przezroczysta. On nie widzi, gdzie są te dane. Użytkownik dostaje narzędzie i chce z niego korzystać, a naszym celem jest zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa w zależności od wrażliwości przetwarzanych danych i dokumentów Dostęp do zasobów chmury może być realizowany praktycznie z każdego miejsca przy zachowaniu odpowiednich standardów ochrony danych, uwierzytelnienia użytkowników i monitorowania poziomu bezpieczeństwa – mówi Tomasz Bystrzykowski, Director Security Operation Center Grupy LOTOS S.A.

LOTOS stopniowo, ale systematycznie przechodzi z firmy bazującej na obiegu papierowym na w pełni zdigitalizowany. Wykorzystujemy cyfrowy podpis i zaawansowaną pracę grupową. Docelowo chcemy, by całe życie naszych dokumentów było tylko życiem cyfrowym” . Sam projekt zaczynał się dość niewinnie jednak szybko zauważyliśmy olbrzymią ilość zależności i wzajemnych powiazań między jego poszczególnym elementami oraz wykorzystywanymi technologiami. Na szczęście ze wsparciem MCS udało się szybko opracować profesjonalną road mapę wdrożenia M365 wraz ze wszystkimi zależnymi elementami. Zrobiliśmy to w samą porę i okazało się strzałem dziesiątkę – mówi Piotr Stępniewski, Global Chief Information Officer, Grupa LOTOS.

Czytaj też: Grupa Lotos ogłosiła konkurs na prezesa spółki

Lotos/KG

Wiadomości Google

Kliknij Obserwuj i bądź na bieżąco!

Powiązane tematy

Komentarze