Akcja elektronizacja i nowe obowiązki dla pracodawców
Styczeń 2019 nadchodzi wielkimi krokami, a wraz z nim sporo rewolucji w świecie biznesu. Jedną z nich są zmiany dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Zatrudniasz w swojej firmie choćby jednego pracownika? Bądź na bieżąco!
Od stycznia 2019 roku masz swego rodzaju wybór – sam, jako właściciel firmy zatrudniającej pracowników, decydujesz o formie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Masz dwie opcje – papierową, którą zapewne stosujesz obecnie oraz elektroniczną, zgodną z nowymi przepisami. Co więcej, wcześniej przyjętą formę przechowywania akt pracowniczych będziesz mógł zmodyfikować. Zmiany w przepisach rodzą też nowe obowiązki dla pracodawców. Zobacz, co Cię czeka od Nowego Roku!
Będzie krócej, ale czy prościej?
Obowiązujący obecnie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej to…50 lat. Okres ten z pewnością robi wrażenie. Według nowych przepisów będzie krócej – akta pracownicze zatrudnionego pracownika, bez względu na rodzaj umowy, przechowywać będziesz zaledwie przez 10 lat od zakończenia pracy danego pracownika.
Jak możliwe jest tak spore ułatwienie? Niestety, nic nie ma „za darmo”. Skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych aż o 40 lat będzie oznaczać nowe obowiązki dla pracodawców, w tym przekazywanie do ZUS-u wszelkich informacji niezbędnych do ustalenia i przyznania świadczeń z ubezpieczeń społecznych, np. renty i emerytury. Zmianie ulegnie także zawartość świadectwa pracy – będzie ono rozszerzone o informacje potrzebne ZUS-owi do przyznania danych świadczeń.
Kogo obejmą nowości?
Zgodnie z ustawą, skrócenie czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat obejmie pracowników podlegających ubezpieczeniom społecznym od 1 stycznia 1999 roku, ale obowiązkowy będzie jedynie dla tych, którzy rozpoczną zatrudnienie od 1 stycznia 2019 roku. W pozostałych przypadkach, czyli pracownikach zatrudnionych w latach 1999-2018, wybór okresu przechowywania dokumentacji (50 bądź 10 lat) należy do Ciebie.
Jeśli zechcesz skorzystać z opcji 10-cio letniej, czeka Cię spełnienie dodatkowych warunków w ZUS – przekazanie raportu informacyjnego (ZUS RIA) oraz oświadczenia ZUS OSW. Terminy w tej kwestii zależą od daty zakończenia pracy danego pracownika i okresu podlegania ubezpieczeniom społecznym. Niedopełnienie dostarczenia raportów informacyjnych będzie oznaczać konieczność przechowywania akt pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 przez 50 lat, tak jak do tej pory. Rodzi to także nowe obowiązki wobec pracownika, któremu będziesz zobowiązany dostarczyć raport ZUS RIA w formie papierowej, a po upływie 10 lat od jego złożenia wydać byłemu już pracownikowi dokumenty związane z niegdysiejszym zatrudnieniem.
Skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych nakłada na pracodawców sporo nowych obowiązków. W najlepszej sytuacji będą oczywiście Ci, którzy na zatrudnienie pracownika zdecydują się już w okresie obowiązywania nowych przepisów. Jeśli doceniasz jednak wprowadzane ułatwienia i z entuzjazmem podchodzisz do elektronizacji rozmaitych usług, skorzystaj z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji.
