Praca zdalna to wyzwanie dla firm. Jak robić to dobrze

Pandemia koronawirusa wymusiła na wielu z nas nie tylko zmianę swoich przyzwyczajeń i nawyków, ale i przewróciła do góry nogami dotychczasowy model pracy. Wiele osób rozpoczęło pracę zdalną, której specyfikę musiało poznać od podstaw. Na jakie elementy warto zwrócić przy tym szczególną uwagę?

Praca zdalna może stać się czymś więcej niż stanem przejściowym

Mimo że od wybuchu pandemii minął już prawie kwartał, globalna krzywa zachorowań wciąż ma tendencję rosnącą. Sytuacja w wielu państwach jest rozwojowa i na dobrą sprawę trudno przewidzieć, kiedy nadejdzie druga fala COVID-19.

Jest to jedna z przyczyn, która sprawia, że część pracodawców wciąż zachęca swoich pracowników do pracy zdalnej. Tam, gdzie taki model nie powoduje dużych komplikacji, zapewne utrzyma się on jeszcze przez pewien czas. Można domniemywać, że część firm pozwoli nawet na pracę w domu przez cały czas, nawet wtedy, gdy sytuacja będzie już opanowana i znikną wszystkie wprowadzone obostrzenia. Ostatnio Facebook zapowiedział, że jego pracownicy przynajmniej do końca roku będą pracować z domu.

Oznacza to, że obecny czas jest wręcz idealnym momentem na zgłębienie wiedzy o modelach pracy zdalnej. Rynek już dawno temu wykształcił ich kilka rodzajów. To z kolei oznacza, że każdy pracodawca może - a wręcz powinien - przeanalizować ogólnodostępną wiedzę i wdrożyć model, który będzie najlepszy dla jego działalności.

Praca zdalna nie jest jednolita. Wiele zależy od firmy

Można wyjść z założenia, że mała firma to mały kłopot w zakresie organizacji pracy na odległość. W zdecydowanej większości przypadków wystarczy zapewnić darmowe, ogólnodostępne narzędzie do komunikacji wideo i tekstowej oraz podzielić zadania.

Wbrew temu, co myśli wielu właścicieli firm, e-mail nie jest w tej roli niezastąpiony. Wręcz przeciwnie. Przekopywanie się przez całą historię korespondencji, która dotyczy projektu, angażuje bardzo dużo czasu, który można spożytkować lepiej.

Z pomocą przychodzi tak zwana tablica Kanban. Jest to metoda, która wykazuje wiele podobieństw względem cenionej w branży IT tablicy SCRUM. Dobrym przykładem narzędzia, które oferuje to rozwiązanie, jest darmowe Trello.

Pracodawca lub osoba wyznaczona tworzy dla wybranych grup tablice, które dzielą się na kilka podstawowych kategorii:

• Zadania zaległe, • TO DO (do zrobienia), • Prace w toku, • Zadania ukończone.

Oczywiście ich nazwy można zmieniać w zależności od potrzeb. Narzędzia lub aplikacje webowe, z których można korzystać za darmo, oferują bardzo dużą funkcjonalność i bez trudu można zarządzać dzięki nim nawet kilkunastoosobowym zespołem.

Pracownicy muszą wyrobić sobie nawyk przenoszenia zadań do odpowiednich stref, a więc na przykład z „prace w toku” do „zadań zakończonych”. Można wyznaczyć też pracownika, który będzie codziennie monitorował stan zaawansowania prac i w razie czego dostosowywał je do aktualnego etapu projektu.

Duża firma, dużo pracy? Niekoniecznie

Dyrektorzy korporacji często martwią się o wydajność pracowników w modelu zdalnym. Okazuje się, że ich obawy często są bezzasadne, co bardzo dobrze potwierdza badanie opisane przez Uniwersytet Harvarda. Udowodniono, że dobrze zorganizowany model pracy zdalnej może dać efekty odpowiadające dodatkowym ośmiu godzinom pracy w tygodniu. To tak, jakby pracownicy przyszli do firmy pracować przez jeden dzień dodatkowo. Na dodatek za darmo.

Podobne zdanie mają osoby zatrudnione. Wiele badań wykazało, że ponad 90% pracowników dostrzega wzrost swojej produktywności w firmie ze względu na przejście na model zdalny. Co więcej, Global Workplace Analytics wykazało, że praca zdalna może dać imponujące oszczędności w zakresie materiałów. W Stanach Zjednoczonych oszacowana kwota opiewała na 11 tysięcy dolarów w skali roku.

Coraz częściej wskazuje się też na konieczność optymalizacji w zakresie porozumiewania się managerów wzajemnie ze sobą, a następnie z pracownikami, drogą sieciową. Świetnym materiałem, który bardzo precyzyjnie opisuje poszczególne modele pracy, jest artykuł, jaki ukazał się na blogu bazy firm ALEO.com.

Mimo wielu schematów zarządzania i widocznych różnic w ich strukturze warto pamiętać o konieczności zachowania pewnych wspólnych mianowników. Komunikaty od przełożonych powinny być krótkie i precyzyjne. Nie trzeba pisać do pracowników długich elaboratów, najlepiej od razu skupić się na zadaniu i metodach jego rozwiązania.

Nieodzownym elementem jest okazanie zaufania osobom zatrudnionym w firmie. To, że przełożony nie widzi pracownika, nie może skutkować domniemaniem, jakoby dana osoba nie skupiała się na zadaniu. Pracownik, któremu się ufa, to pracownik lepiej zmotywowany do pracy.

Sieć komunikacji w dużych firmach powinna działać w dwóch osiach: pionowej oraz poziomej. Oś pozioma to komunikacja kierowników i managerów wyższego szczebla. Jeśli zabraknie tego czynnika, w realizowane zadania może wkraść się chaos, który będzie skutkował tym, że pracownik może otrzymać błędne polecenia, więc nie będzie mógł on wykonać swojej pracy.

Tak samo, jak w przypadku małych firm, można skorzystać z aplikacji i narzędzi wspierających pracę zdalną. Od programów do komunikacji wewnętrznej, a kończąc na profesjonalnych tablicach i programów do zarządzania projektami.

Nie trzeba być na każde zawołanie

Od pewnego czasu firmy, które zatrudniają sporo osób, przechodzą na komunikację asynchroniczną. Jest to przeciwieństwo komunikacji synchronicznej, jaką świetnie obrazuje na przykład chat tekstowy, kiedy pracownicy odpowiadają w kilka chwil po otrzymaniu zapytania na przykład o postęp prac.

Dyrektorzy dużych marek już dawno temu przekonali się, że pracownicy, którzy wiedzą, że mogą odpisać nieco później, wykazują większe skupienie na swojej pracy. Przyczyna jest banalna - po prostu nic ich nie dekoncentruje. A to nie tylko przyspiesza czas wykonania zadania, ale i podnosi jakość oddawanego projektu.

Do grona zalet komunikacji asynchronicznej, którą najlepiej połączyć z tablicami zadań, można też dodać obniżenie poziomu stresu i uczucia wypalenia zawodowego. Amerykańskie Towarzystwo Socjologiczne wykazało w badaniach, że osoby, które mają elastyczne godziny pracy zdalnej, są o wiele bardziej odporne na wymienione wyżej czynniki.

Dobrą wiadomością dla zarządzających firmami jest też to, że ogólnodostępne aplikacje wspierające pracę zdalną są kompatybilne z pracą asynchroniczną. W historii edycji Dokumentów Google o każdej godzinie można podejrzeć historię edycji i prześledzić rozwój pliku. Pracownik nie musi tego robić w tym samym czasie, co jego przełożony.

Niemal wszystkie komunikatory tekstowe bez trudu pozwalają na przejrzenie historii rozmów w publicznych pokojach, więc osoba, która dołączy do pracy na przykład godzinę po reszcie zespołu, nie jest pozbawiona dostępu do informacji. Ma do nich pełen dostęp, a więc może wykonywać zlecone jej zadania.

Jest to bardzo duży atut pracy zdalnej, którego niemal nie można odtworzyć w typowym modelu pracy w siedzibie firmy. Konferencja ma to do siebie, że wymaga bezpośredniego udziału. Termin jest ustalony, a pracownik, który ma do wykonania zaległe zadania może poczuć się dodatkowo zestresowany i wykona swoje zadania niechlujnie, byle zdążyć na umówioną godzinę do firmy.

Dość dobrze pokazuje to, że pracy zdalnej nie należy traktować w kategoriach zagrożenia, a raczej szansy, która może przekuć się na o wiele wyższą jakość pracy w firmie. Zgodnie z raportem Fly of the Cloud, popularność tego modelu od 2005 roku wzrosła aż o 147%. Jest to trend, który trzeba polubić nie tylko ze względu na obecną pandemię, ale i patrząc szerzej - przez pryzmat zysków, które mogą znacząco przewyższyć ewentualne straty.

Artykuł sponsorowany