Jak biznes na nierzetelności stoi. Ponad 80 proc. przedsiębiorców nie otrzymuje pieniędzy na czas

Nieterminowe płatności stanowią jeden z najczęściej pojawiających się kłopotów utrudniających prowadzenie biznesu przez małe i średnie firmy, w przypadku których niezapłacona w terminie faktura często wywołuje lawinę kolejnych problemów. W czwartym kwartale 2015 roku aż 13,1 proc. mikro i 19,2 proc. małych przedsiębiorstw prognozowało, że trudności z egzekwowaniem należności będą narastać. W najnowszym badaniu zdanie to podziela odpowiednio 19,7 proc. i 25,8 proc. respondentów. Jednocześnie tylko 4,7 proc. dużych firm miało podobne obawy w czwartym kwartale 2015 roku, a w ostatnim raporcie jest to jedynie 3,6%.

W czwartym kwartale 2016 roku aż 86,7 proc. przedsiębiorców deklarowało, że nie otrzymuje pieniędzy w terminie od swoich klientów i kontrahentów (o 6,2% więcej niż w analogicznym okresie 2015). Jednocześnie w tym samym czasie o 4,8% zwiększył się odsetek podmiotów spodziewających, że sytuacja ta będzie się jeszcze pogarszać (20,1%) – wskazują najnowsze wyniki badania „Portfel należności polskich przedsiębiorstw”, które cyklicznie realizuje Konferencja Przedsiębiorstw Finansowych (KPF) i Krajowy Rejestr Długów (KRD) . W zdecydowanej większości te negatywne procesy dotyczą małych i średnich firm, które często nie zdają sobie sprawy z tego, że skutecznie mogą ten proceder ograniczać.

Ponadto z doświadczenia Krajowego Rejestru Długów, wynika że małe firmy znacznie dłużej czekają na pieniądze, ponoszą relatywnie znacznie większe koszty z powodu zatorów płatniczych i mają większy odsetek niezapłaconych faktur, bo nie stosują procedur będących normą wśród największych podmiotów. Inaczej niż w przypadku korporacji, gdzie proces odzyskiwania pieniędzy rozpoczyna się szybciej i jest bardziej skuteczny. Pomimo tego, że średni okres oczekiwania na zapłatę rok do roku skrócił się o 8 dni i wyniósł 3 miesiące i 3 dni, to najdłużej na zapłatę czekają nadal najmniejsze firmy – przeciętnie o trzy dni dłużej. Dla małych i mikro firm konieczność czekania około kwartału na płatność może być zabójcza. Duże przedsiębiorstwa nie dość, że w mniejszym stopniu odczuwają niekorzystne skutki nieterminowych płatności, to jeszcze relatywnie szybciej otrzymują należne im pieniądze – aktualnie średnio w ciągu 2 miesięcy i 15 dni.

Dzieje się tak z dwóch powodów. Po pierwsze mniejsze firmy zwykle pełnią rolę podwykonawców dla dużych podmiotów. Tym samym nie są one postrzegane jako partnerzy o strategicznym znaczeniu. Po drugie, rzadziej mają wykształcone odpowiednie struktury, jak np. działy prawne czy finansowe, które są w stanie wyegzekwować terminową zapłatę za wykonaną usługę czy sprzedaż produktu. Powstające zatory płatnicze wpływają negatywnie zarówno na płynność finansową małych przedsiębiorstw, jak i zdolność do regulowania ich własnych zobowiązań – zwraca uwagę Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej.

Mała firma, duże ryzyko

Dane pokazują również, że mniejsze firmy, które mają relatywnie niskie obroty i w większym stopniu zależne są od swojego wąskiego grona kontrahentów, muszą się liczyć z większym ryzykiem problemu braku płynności finansowej. Brak przelewu za jedną fakturę jest bardziej odczuwalny niż w przypadku dużego podmiotu. Podobnie ponoszone koszty stałe, jak np. za wynajem biura czy utrzymanie samochodu, są proporcjonalnie wyższe dla mniejszej firmy niż korporacji. Do tego nie można zapomnieć o dłuższym czasie, który zwykle musi minąć, aby pieniądze trafiły na konto mniejszego przedsiębiorcy, co także ze względu na skalę prowadzonej działalności jest bardziej odczuwalne. Potwierdzają to dane KPF i KRD. Przykładowo w czwartym kwartale 2015 r. w co trzeciej mikro firmie, udział kosztów wynikających z nieterminowego regulowania płatności stanowił powyżej 10% jej wszystkich obciążeń (średnio jest to 8,6%). Ten sam problem dotyczy co szóstej małej firmy (przy średniej na poziomie 4,5%). W przypadku dużych przedsiębiorstw omawiany problem był praktycznie niezauważalny. Dla tej kategorii przeciętna wyniosła 1,7%. Istniejący trend potwierdzają dane z czwartego kwartału 2016 roku.

Małe firmy nie mają spisanych i wdrożonych procedur postępowania ani w przypadku wyboru kontrahenta, ani kiedy klient nie płaci. W ten sposób z góry skazują się na ponoszenie większych kosztów w razie kłopotów. Wiele tych firm nie sprawdza wiarygodności płatniczej klientów, albo ogranicza to sprawdzenie np. tylko do dużych kontraktów lub tylko nowych klientów. A kiedy ci nie płacą czekają nieraz miesiącami na zapłatę bez jakiejkolwiek reakcji. W dużych firmach nie tylko odsiewa się na początku niewiarygodnych klientów odmawiając zawarcia z nimi umowy, ale w przypadku opóźnienia w zapłacie, reaguje następnego dnia po upływie terminu płatności – tłumaczy Jakub Kostecki, prezes Zarządu Kaczmarski Inkasso.

Dbanie o terminowe płatności = mniejsze koszty

Eksperci Kaczmarski Inkasso przekonują, że ograniczenie udziału przeterminowanych faktur pozytywnie wpływa na zmniejszenie kosztów przedsiębiorstwa, poprzez obniżenie wydatków związanych z zabezpieczeniem płynności finansowej oraz nakładów na monitoring i windykację. Dodatkowe obciążenia spowodowane brakiem terminowych płatności mają naturalnie również inne konsekwencje. Jak pokazuje najnowsze badanie „Portfel Należności Polskich Przedsiębiorstw”, blisko co trzecia firma (27,8%) przyznaje, że z powodu nieotrzymania zapłaty w terminie ma trudności w regulowaniu własnych zobowiązań, co negatywnie wpływa na jej wizerunek i skutkuje gorszymi warunkami finansowymi dostaw od kontrahentów. Z kolei co czwarta (25,2%) wskazuje na konieczność ograniczania inwestycji. Holistycznie również przyczynia się to zwiększania skali problemu zatorów płatniczych.

Sytuację mniejszych podmiotów paradoksalnie pogarsza dodatkowo przyjmowana w dobrej wierze bierna postawa. Przedsiębiorcy bojąc się o utratę kontrahentów, tym bardziej nie podejmują działań mających na celu skuteczną egzekucję należności. Ciche przyzwolenie tylko utrwala zły stan rzeczy, a trzeba pamiętać, że współczesne zarządzanie wierzytelnościami to partnerski dialog pomiędzy stronami, który ma doprowadzić do optymalnych dla obu stron rozwiązań. Brak działań tylko pogorszy naszą sytuację i znacznie ograniczy możliwości rozwoju biznesu – wskazuje Mirosław Sędłak, prezes Rzetelnej Firmy, która grupuje ponad 50 tysięcy firm z sektora MSP deklarujących etyczne prowadzenie działalności gospodarczej.

Potwierdzają to dane KRD. Największe szanse na odzyskanie zapłaty jest wtedy, kiedy od upływu terminu płatności nie minęło więcej niż trzy miesiące. Wtedy spłacalność zobowiązań sięga 72%. Z kolei po upływie 12 miesięcy skuteczność spada do zaledwie 26%.

Dodatkowo, eksperci od zarządzania należnościami ostrzegają, że większość firm z sektor MŚP jest kompletnie nieprzygotowana na sytuacje braku zapłaty – nie posiada żadnego planu i postępuje w zależności od tego co się wydarzy.

Tonący chwyta się brzytwy

Ponadto, w przypadku kłopotów finansowych, mały przedsiębiorca stara się za wszelką cenę ratować biznes. Często kończy się to tak, że podpisuje umowę z każdym klientem, jaki się do niego zgłosi, licząc że zarobek z tej transakcji pozwoli mu odzyskać płynność finansową. A tymczasem, gdy oszust nie zapłaci, kłopoty tylko się powiększają. Z badania Audyt windykacyjny wynika, że aż 44% firm z sektora MSP nie sprawdza wiarygodności swoich partnerów biznesowych przed rozpoczęciem współpracy. Jednocześnie jedynie 8,8% respondentów przyznało, że weryfikuje potencjalnych kontrahentów tylko w przypadku realizacji umowy o dużej wartości.

Wśród właścicieli firm funkcjonuje przekonanie, że stały kontrahent będzie bardziej rzetelny, wiarygodny niż nowy, dotychczas nieznany. Wydaje się, że przedsiębiorcy obawiają się straty poznanego już partnera oraz możliwości utraty kolejnych umów i kontraktów. Dlatego bezczynnie czekają na zapłatę, rezygnując z podejmowania działania. Paradoksalnie okazuje się jednak, że nie regulują płatności w terminie zarówno wieloletni partnerzy biznesowi, jak i nowi kontrahenci, z którymi dopiero rozpoczęliśmy współpracę – zauważa Jakub Kostecki.

Obustronny sukces

Jeśli pomimo przypomnienia dłużnik spóźnia się nadal z uregulowaniem płatności przedsiębiorcy mogą przekazać sprawę do windykacji polubownej. Na tym etapie profesjonalni negocjatorzy rozmawiają o przyczynach braku płatności oraz przypominają o konieczności uregulowania przelewu. Prowadzenie sprawy przez wyspecjalizowane działy windykacji i oceny ryzyka pozwala szybciej i skuteczniej odzyskać pieniądze. Duże firmy o tym wiedzą. Sektor MSP powinien pomyśleć o skutecznym rozwiązaniu problemu opóźnień w płatnościach czy ich braku zanim on się pojawi. Wystarczy wziąć przykład z korporacji, które korzystają z wiedzy i kompetencji zarówno wyspecjalizowanych oddziałów wewnątrz firmy, jak i parterów zewnętrznych.

Obawy, że rozpoczęcie procesu negocjacji z kontrahentami pogorszy z nimi relacje, lub co gorsze – zaprzepaści szanse na współpracę w przyszłości, są niezasadne. 25-letnie rynkowe doświadczenie Kaczmarski Inkasso pokazuje nam, że wcale tak nie jest. Wspólnie z obiema stronami nasi negocjatorzy szukają najlepszych rozwiązań dla wszystkich zainteresowanych, więc raczej można mówić tu o budowaniu, a nie niszczeniu relacji – dodaje Jakub Kostecki.

W przypadku małych firm, najlepszym rozwiązaniem jest outsourcing tej część usług, które nie są związane bezpośrednio z ich podstawowym biznesem – a takim jest obsługa wierzytelności. Zarządzanie należnościami, to obszar wiedzy, której przedsiębiorca nie musi posiadać. Na rynku obecne są profesjonalne podmioty, które przez swoich negocjatorów codziennie przeprowadzają setki rozmów z wierzycielami i ich dłużnikami. Wiedzą jak postępować i jaki kierunek obrać, ponieważ zajmują się tym na co dzień i są bardziej skuteczni. Najważniejsze jest uświadomienie sobie, że lepiej dmuchać na zimne, niż się gorącym sparzyć. Dlatego warto zachować ostrożność i korzystać z dostępnych możliwości, aby uniknąć kłopotów, które mogą zagrozić stabilnej sytuacji finansowej naszej firmy.