Polskie firmy mogą być wzorem dla administracji

Zmiana w sposobie zarządzania PKN Orlen, jaka zaszła w ostatnich dwóch dekadach, może być wzorem zmiany w sposobie działania administracji państwowej

Podczas Kongresu 590 w Jasionce koło Rzeszowa odbyła się debata poświęcona transformacji polskiej administracji w ostatnich latach i jej przejściu na zarządzanie projektowe. Okazuje się, że wzorem może być PKN Orlen.

• Jesteśmy dużą korporacją i jesteśmy przykładem sukcesu w zarządzaniu projektami. Grupa Orlen, składająca się z 70 spółek, to skomplikowana organizacja gospodarcza, która kieruje się jedną strategią. Aby w tej strukturze funkcjonować, zarzadzanie projektowe jest niezwykle konieczne – powiedział Piotr Kearney, dyrektor wykonawczy ds. strategii w PKN Orlen. - Teraz realizujemy 3600 projektów w grupie – dodał w trakcie debaty „Innowacyjna gospodarka – zarządzanie projektami jako przyszłość polskich urzędów”.

Wprawdzie w tytule debaty jest mowa o przyszłości, ale przedstawiciele administracji przekonywali, że zarządzanie projektowe to teraźniejszość w polskiej administracji.

• Na początku kadencji obecnego rządu, kiedy pytano mnie o zagrożenia, to wskazywałem na resortowość administracji. Ale udało się nam osiągnąć sukces, a było to możliwe dzięki temu, że tę barierę resortowości udało się nam przełamać – powiedział Jerzy Kwieciński, minister inwestycji i rozwoju. – To zaś się udało dzięki temu, że strategia została nie tylko przyjęta przez rząd, ale została uznana przez wszystkich aktorów, a więc ministrów i urzędy, za cos ważnego. Było wcześniej próby tworzenia takich strategii, jak choćby Polska 2030, ale ostatecznie skończyła ona na półkach – dodał minister.

Zwrócił też uwagę, że udało się stworzyć ciała, które zajmują się nadzorowaniem realizacji projektów, których celem jest wypełnienie Strategii Odpowiedzialnego Rozwoju. A takich projektów jest bardzo wiele.

• W strategii mamy zapisanych ok. 185 projektów strategicznych, ale faktycznie liczba tych projektów, jaka obecnie jest realizowana, sięga ponad 300. A biorąc pod uwagę, że każdy projekt strategicznych oznacza często dużą liczbę projektów mniejszych, to łącznie ich liczba jest ogromna – mówił Tomasz Janka z Kancelarii Premiera, który odpowiada tam za rządowe biuro monitorowania projektów, komórkę stworzoną na polecenie premiera Mateusza Morawieckiego.

Nie wszyscy jednak uważają, że da się w pełni przełożyć zarządzanie projektowe, które obecnie jest wykorzystywane w biznesie, na realia pracy administracji publicznej. Aczkolwiek, jak mówił Artur Bartoszewicz z SGH, ostatnio polska administracja miała co najmniej trzy ważne etapy, które wymagały od niej większego zaangażowania w projekty. Było to wejście do Unii Europejskiej, przygotowania do Euro 2012, a ostatnim takim etapem była prezydencja.

• Musimy się przyjrzeć, jak działaliśmy w czasie prezydencji, że się to nam udało. To pozwoli nam stworzyć pamięć instytucjonalną, dzięki której będziemy w stanie wdrożyć zarządzanie projektowe w pełni – dodał Bartoszewicz.

Jednym z kluczowych elementów jest konieczność właściwego definiowania celów projektów, które chcemy uzyskać.

Zarządzanie projektowe oznacza umiejętność podporządkowanie się organizacji nadrzędnemu celowi. W projektach firm z wielkiej czwórki termin jest święty, ale negocjuje się zakres dostawy. Konieczne jest zdefiniowanie celu nadrzędnego, aby móc go zrealizować czasem kosztem celów pośrednich – powiedział Dariusz Śliwowski, wiceprezes ARP.

We wdrożeniu zasad zarządzania projektami pomagają także zmiany wewnątrz organizacji. Tak właśnie było w przypadku PKN Orlen.

• Dzisiejszy Orlen to złożona organizacja, ale w 1999 r., kiedy doszło do połączenia Petrochemii Płock z CPN-em, dzięki czemu powstał PKN Orlen, mieliśmy do czynienia z dwoma oddzielnymi silosami, jakimi były te firmy. Ale połączenie sprawiło, że ludzie za nie odpowiadający musieli się ze sobą spotykać i współpracować, to zmieniło całą organizacje – powiedział Piotr Kearney z PKN Orlen.

Materiał powstał przy współpracy z ORLEN.