Faktura pro forma – małe kompendium dla przedsiębiorcy
Faktura pro forma – dokument, który przedsiębiorcy dość często stosują w relacjach z kontrahentami. Co warto o nim wiedzieć? Jak go traktować, jak rozliczać i co musi zawierać? Przeczytaj najważniejsze informacje i nie daj się zaskoczyć, prowadząc księgowość we własnej firmie!
Na początek warto wiedzieć, że faktura pro forma, zgodnie z przepisami, nie jest dokumentem księgowym. Co więcej, nie potwierdza zrealizowania transakcji ani nie jest podstawą do uiszczania opłat. Jako przedsiębiorca musisz także wiedzieć, że fakturę tego typu zawsze wystawia się przed otrzymaniem zapłaty za usługę bądź towar. Wystawienie faktury pro forma po otrzymaniu zapłaty nie jest możliwe!
Faktura pro forma – po co?
Skoro już wiesz, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym na pewno zastanawiasz się, w jakim celu się ją wystawia. Wśród kontrahentów, a zwłaszcza nabywców, jest uznawana za dodatkową opcję, albo niekoniecznie lubiany element całej transakcji. Nie warto jej jednak bagatelizować – dla wystawiającego stanowi sposób na informowanie o zbliżającej się płatności, przedstawienie oferty czy w końcu nieformalne ponaglenie do zapłaty należnej sumy. Odbierający fakturę pro forma może natomiast dzięki niej zapoznać się z wizualizacją właściwego dokumentu czy przygotować do zbliżającej się zapłaty. Podsumowując – faktura pro forma wystawiania jest najczęściej w celu informacyjnym.
Faktura pro forma nie niesie za sobą konsekwencji księgowych, prawnych ani finansowych. Nie księguje się jej w książce przychodów i rozchodów ani nie rozlicza się z jej tytułu podatku VAT!
Faktura pro forma – co musi zawierać?
Jeśli przyjrzysz się zarówno fakturze VAT jak i fakturze pro forma, szybko zauważysz wiele cech wspólnych. Na pozór te dokumenty są niemalże identyczne. Aby poprawnie jednak wystawić fakturę pro forma, musisz w jej nagłówku zawrzeć dokładną nazwę. Samo słowo „faktura” tutaj nie wystarczy – na dokumencie musi widnieć nazwa „faktura pro forma”.
Pozostałe elementy, takie jak m.in. data, dane kontrahentów, nazwa towaru bądź usługi, cena jednostkowa netto, wartość netto i brutto czy kwota podatku VAT i podpis wystawiającego są takie same jak w przypadku „zwykłej” faktury VAT.
Pamiętaj, że dokument ten spełnia przede wszystkim funkcję informacyjną. Pozwala na przedstawienie oferty bądź przygotowanie się do transakcji. W praktyce nie generuje zbyt wielu obowiązków – nie jest przychodem ani kosztem i nie rodzi obowiązków w świetle zapłaty bądź odliczenia podatku VAT. Istotny jest moment jej wystawienia (przed odebraniem należności) oraz konieczność adnotacji „pro forma”.
ECz
