W jaki sposób przebiega windykacja on-line?
Proces jakim jest windykacja on-line został uproszczony do minimum. Wystarczy dosłownie kilka chwil by zarejestrować się na platformie Payhelp.pl i zlecić usługę odzyskania należności.
Internet w dzisiejszych czasach usprawnia komunikację w wielu dziedzinach. Tylko najbardziej przywiązani do tradycyjnych form klienci banków wciąż odwiedzają placówki i załatwiają swoje sprawy tradycyjnie, w placówkach stacjonarnych. Wielu przedsiębiorców jednak przez internet załatwia wszelkie formalności, składa formularze podatkowe, wysyła faktury i zlecenia, na bieżąco monitoruje stan należności i daty ich spływu. A co, jeśli kontrahent lub ich grupa zwleka z uregulowaniem płatności ponad wyznaczony na to czas? Czy możemy ten problem też rozwiązać za pomocą narzędzi online?
Zdyscyplinowanie dłużnika jest – przy pomocy internetu – niezwykle prostym procesem. Wystarczy wejść na stronę Payhelp.pl, gdzie od razu możemy sprawdzić czy przeterminowana faktura nadaje się do obsługi w systemie. Gdy uzyskamy akcept, już po pierwszym kliknięciu otwiera się formularz rejestracyjny. Po wpisaniu numeru NIP własnej firmy formularz automatycznie wypełnia się pozostałymi danymi – nazwą firmy i adresem pocztowym. Wystarczy dodać numer telefonu, adres e-mail i hasło dostępu, a system automatycznie wpuszcza nas dalej.
Kolejny krok – równie prosty w realizacji – to już zlecenie odzyskania niezapłaconej faktury. Jedno kliknięcie i już jesteśmy przy formularzu, gdzie także wystarczy podać numer NIP dłużnika, a na jego podstawie formularz automatycznie wypełni się danymi rejestrowymi firmy. Po dodaniu numeru kontaktowego do dłużnika oraz jego adresu e-mail przechodzimy do kolejnego kroku – dodajemy do systemu fakturę (w jej wersji elektronicznej, skan lub plik pdf) oraz wybrane informacje – numer faktury, numer konta bankowego, na które pieniądze mają trafić, kwotę brutto (od jej wysokości system naliczy wynagrodzenie dla Payhelp) oraz kwotę, która pozostała do zapłaty i datę płatności faktury. I to wszystko.
Zajmuje to niewiarygodnie mało czasu w porównaniu z tradycyjnymi działaniami – spotkaniami z prawnikami, uzgodnieniem i podpisaniem umowy z firmą windykacyjną oraz z wysłaniem dokumentów tradycyjną pocztą. Wszystko to nie jest już dziś potrzebne. Wystarczy opłacić zlecenie, a sprawy od ręki nabiorą dalszego biegu. W Payhelp kwota usługi jest znana z góry – minimalna prowizja wynosi 149 zł netto, za faktury do 5 tys. zł zapłacimy 11 proc. prowizji (netto), a powyżej 5 tys. zł – 10 proc. (netto). Warto jednak pamiętać, że kosztami tymi można obciążyć dłużnika, w tym do równowartości 40 EUR bez wezwania, a powyżej tej kwoty – wzywając go do poniesienia uzasadnionych i udokumentowanych kosztów windykacji, w tym korzystania z usług profesjonalnej firmy windykacyjnej.
Po opłaceniu zlecenia (płatność może być przeprowadzona on-line i jest rejestrowana natychmiast po jej dokonaniu) do pracy zabiera się zespół Payhelp, a dokładniej – Best S.A. To Best – spółka z 25-letnim stażem (od 1997 r. jej akcje notowane są GPW) zajmująca się windykacją od 2002 r. – jest właścicielem platformy Payhelp.pl i to jej zespół zajmuje się odzyskiwaniem pieniędzy. Do tej pory skutecznie poprowadził już ponad milion spraw. Best jest współtwórcą i moderatorem Zasad dobrych praktyk windykacyjnych, jego działania są nie tylko skuteczne i zgodne z prawem, ale także – co niezwykle istotne dla relacji z dłużnikami – etyczne i przebiegają z poszanowaniem praw dłużników.
Co konkretnie wchodzi w skład działań polubownych windykacji on-line? W pierwszej kolejności eksperci kontaktują się z dłużnikiem przypominając o płatności, z którą zalega i negocjuje jej spłatę. Może to być rozmowa telefoniczna, SMS lub mail, a także list tradycyjny. Mail przypominający o płatności nie różni się niczym od większości tego typu maili, jakie od czasu do czasu większości z nas zdarza się otrzymać, gdy przeoczymy np. datę zapłacenia rachunku telefonicznego. Znajduje się w nim informacja o fakturze, której przypomnienie dotyczy, kwota należności oraz numer konta bankowego, na który pieniądze mają trafić w ciągu siedmiu dni od daty przesłania monitu. Dłużnik ma także możliwość skontaktowania się z Payhelp i ewentualnego wyjaśnienia sprawy. W większości przypadków tego rodzaju – tzw. miękkie - działania są wystarczające, aby skłonić dłużnika do uregulowania płatności. Pieniądze spływają bezpośrednio na numer konta podany na fakturze i w procesie jej rejestracji – nie ma żadnych dodatkowych pośredników, zwłoki czasowej, ukrytych prowizji. Dłużnik opłaca fakturę i pieniądze trafiają w miejsce, w które powinny. Z bonusem - Payhelp nalicza dłużnikom ustawowe odsetki za każdy dzień zwłoki ponad termin płatności.
Wystawca faktury może podglądać na swoim koncie jakie działania podjęto, aby odzyskać należność. Na bieżąco może więc sprawdzać, czy Payhelp wywiązuje się ze swojej roli, a także jaki sposób kontaktu okazał się najbardziej skuteczny w danym przypadku. Być może ta informacja okaże się cenna w przyszłości? Gdy pieniądze zostaną przelane, należy to zaznaczyć w systemie, inaczej pracownicy Payhelp mogą podejmować dalsze działania, co może prowadzić do nieporozumień.
Zdarza się jednak, że działania polubowne nie odnoszą skutku. Wówczas pracownicy Payhelp zaproponują wejście na drogę sądową (bez dodatkowych opłat). Aby do tego doszło, konieczne jest udzielenie spółce pełnomocnictwa sądowego. Pozew zostanie wniesiony w trybie elektronicznego postępowania upominawczego (tzw. EPU) – jeśli kwota faktury nie jest sporna, decyzja sądu zostanie wydana sprawnie. Sądowe polecenie zapłaty to dokument, który albo zmobilizuje dłużnika do uiszczenia należności albo będzie podstawą do przeprowadzenia czynności komorniczych. Kancelarię komorniczą należy wybrać już we własnym zakresie, ale koszt jej działania można przerzucić na dłużnika (w dodatkowym postępowaniu).
