10 błędów w robotyzacji procesów biurowych
Czego unikać przy przygotowaniu organizacji do robotyzacji ? Gdzie szukać dobrych wzorców ? Skorzystanie z doświadczeń innych firm jest - w przypadku wciąż jeszcze pionierskich doświadczeń - na wagę złota. Odpowiednie przygotowanie tego procesu powoduje, że jego efekty znacznie przekraczają oczekiwania.
Fot. Materiały prasowe
Błąd #1 - Brak precyzyjnego celu
Wdrożenie robotyzacji jest odpowiedzią na określone potrzeby biznesowe. Może to być potrzeba zwiększenia produktywności, braki kadrowe, chęć poprawy warunków pracy, obniżka kosztów. Pierwszym krokiem procesu robotyzacji może być określenie problemu, który robotyzacja ma rozwiązań lub zdefiniowanie celu, który ma przynieść.
Błąd #2 - Wybór nieodpowiedniego procesu do robotyzacji
Proces biurowy kwalifikujący się do robotyzacji musi spełniać szereg kryteriów, takich jak: wystandaryzowanie i powtarzalność zadań, duży wolumen operacji, mała liczba wyjątków, praca w środowisku zdigitalizowanym, brak podatności na częste zmiany. Jeśli proces nie spełnia podstawowych wymogów to okaże się że jest nieodpowiedni, a tym samym nie przyniesie zakładanych rezultatów.
Błąd #3 - Brak analizy techniczno-biznesowej robotyzacji
Zanim przejdziemy do testowania zrobotyzowanego stanowiska pracy, konieczne jest odpowiednie przygotowanie całego projektu. Od czego zacząć? Jednym z najważniejszych warunków udanej inwestycji jest poprawne opracowanie jej założeń. Gdy mamy już poprawnie wybrany proces do robotyzacji możemy przystąpić do analizy technicznej związanej z wykorzystywanym w organizacji oprogramowaniem, użytymi zasobami, standaryzacją, stabilnością, źródłem i jakością danych, czy zaangażowaniem działu IT. Proces analizy technicznej może zakończyć się opracowaniem założeń, określeniem koncepcji wdrożenia i poziomu budżetu. W następnym kroku warto przeanalizować wdrożenie pod kątem biznesowym. Skoro jest to inwestycja, to musi przynieść określone wartości.
Błąd #4 - Zbyt krótki czas na testy i implementację robota
Planując usprawnianie procesów w firmie, należy wziąć pod uwagę wystarczający czas na implementację i testy, tym samym na dokładne dopracowanie danego rozwiązania. W zależności od jego złożoności, takie testy mogą trwać od kilku dni do kilkunastu tygodni. Właśnie dlatego jednym z wyzwań robotyzacji jest zmieszczenie się w zaplanowanym harmonogramie.
Błąd #5 Brak skalowalności robota
Inwestycja w jednego robota to tylko początek – tak naprawdę taką inwestycję można potraktować jako „etap rozpoznawczy”. Dość często panuje przekonanie, że robot rozwiąże wiele problemów, z jakimi się borykamy: poprawi wydajność, wyeliminuje błędy, będzie pracował całodobowo. To wszystko jest możliwe do osiągnięcia, pod warunkiem, że na inwestycję w robota spojrzymy jak na element większego procesu.
Błąd #6 - Założenie bezobsługowości stanowiska
Nie można zakładać, że stanowisko zrobotyzowane nie wymaga osób do jego obsługi. Stoi to w sprzeczności z realiami, bowiem nadzór nad pracą robotów nadal pozostaje rolą człowieka. Część jego zadań wymagać będzie chociażby wyrywkowej kontroli. Aby praca robota była jak najbardziej jakościowa oraz efektywna wymagać on może przeprogramowań, tak aby dostosować go do nowego rodzaju danych, zmiany ich lokalizacji, czy odstępstw od pierwotnie zdefiniowanego procesu.
Błąd #7 - Brak zaangażowania top managementu
Każdy projekt zaczyna się od przywództwa. Projekty robotyzacji nie są tu żadnym wyjątkiem, a dodatkowo wiążą one ściśle sferę biznesową z obszarem IT. Ta współpraca jest istotna z punktu widzenia chociażby zapewnienie zasobów, infrastruktury, dostępności czy akceptacji nakładów. Sfera uzgodnień w zakresie zadań, priorytetów, inwestycji pomiędzy obszar informatyki oraz biznesu zwykle wymaga zaangażowania kadry wyższego szczebla.
Błąd #8 - Brak komunikacji wewnętrznej związanej z robotyzacją
Jednym z narzędzi motywacji zespołu projektowego jest sukces danego przedsięwzięcia. Jeśli projekt odnosi sukcesy warto to komunikować. Pokazanie wymiernych, szybkich korzyści wzmacnia pozycję danego projektu i angażuje inne obszary w implementację tego rozwiązania. Wdrożenie robotyzacji ma również bezpośredni wpływ na pracowników dotychczas zaangażowanych w dany proces, rodząc niepewność ich dalszych losów. Z tego względu istotna jest komunikacja w zakresie zmian związanych z automatyzacją procesu i korzyściami jakie nowe rozwiązanie tworzy dla pracowników w zakresie możliwości dywersyfikacji zadań czy poprawy ich wartości.
Błąd #9 – Robot programowy jest jedynym elementem robotyzacji
Projekt robotyzacji jest zadaniem złożonym i interdyscyplinarnym. Robot programowy nie jest jedynym narzędziem procesu robotyzacji. Aby osiągnąć cele automatyzacji konieczne jest zaangażowanie kombinacji narzędzi RPA, organizacji procesu, talentu pracowników, zasobów IT. Musimy o tym koniecznie pamiętać przy organizacji projektu. Brak któregokolwiek z tych elementów zachwieje jego równowagą, czy wręcz unieruchomi jego działanie.
Błąd #10 - RPA to low code, zaangażowanie IT nie jest konieczne
To częsty błąd zwłaszcza w dużych organizacji. Pomimo tego że platforma do programowania robotów może być zainstalowana na każdym zwykłym komputerze osobistym, to zaangażowanie IT w pełną integrację z funkcjonującą strukturą informatyczną firmy jest niezwykle pomocne. Działy księgowości, HR czy sprzedaży nie zawsze w pełni zdają sobie sprawę ze skutków implementacji robota w zakresie jego wpływu na funkcjonujące aplikacje, bezpieczeństwo danych, wymogi RODO, czy dostępów i transfer danych pomiędzy różnymi aplikacjami. Z tego względu udział IT w implementacji narzędzi RPA jest niezwykle ważny.
Robert Ćwiertnia
Autor jest konsultantem ds. robotyzacji procesów biznesowych w Crowe
