Zakup wody dla pracowników zmniejszy podatek

W upalne dni przedsiębiorcy muszą pamiętać o udostępnieniu wody pracownikom. Przekazanie nie wymaga naliczenia VAT-u, a taki zakup można rozliczyć w kosztach podatkowych. Natomiast po stronie pracownika nie powstanie przychód do opodatkowania.

Obowiązek zapewnienia pracownikom wody podczas upałów wynika z przepisów prawa pracy, co dla pracodawcy ma konkretne znaczenie w wymiarze podatkowym.

Pracodawca jest zobowiązany zaspokajać potrzeby pracownicze, wynikające z przepisów prawa pracy, w tym z rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Należy do nich między innymi obowiązek nieodpłatnego zapewnienia wszystkim pracownikom wody do picia, a także odpowiednich posiłków i innych napoi w przypadku osób zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych.

Za pracę realizowaną w warunkach szczególnie uciążliwych uważana jest praca w warunkach podwyższonej temperatury powietrza:
• wykonywana na otwartej przestrzeni, przy temperaturze poniżej 10°C lub powyżej 25°C
• wykonywana na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Bez VAT-u

Opodatkowaniu VAT-em podlega nieodpłatne przekazanie lub zużycie towarów firmowych na cele osobiste samego przedsiębiorcy lub jego pracowników, jeżeli na etapie zakupu przysługiwało prawo do odliczenia VAT-u. Konieczność rozliczania podatku nie pojawi się jednak m. in. w sytuacji, gdy obowiązek takiego nieodpłatnego wydania wynika z innych przepisów. Takim przykładem jest wynikający z przepisów BHP obowiązek przekazania wody w upalne dni. Oznacza to, że chociaż przedsiębiorca odliczył VAT kupując wodę oraz wydanie nastąpiło nieodpłatnie, to jednak nie pociąga to negatywnych skutków podatkowych na gruncie VAT, gdyż takie przekazania (zużycia) będą miały na celu zabezpieczenie pracownikom zgodnych z przepisami warunków pracy oraz służyć będą prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Takie stanowisko potwierdzają również interpretacje organów podatkowych np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 10 grudnia 2012 r., sygn. IPTPP1/443-813/12-2/AK, interpretacja z 11 stycznia 2011 r. Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie,  sygn. akt IPPP1/443-1166/10-4/AW.

… i z kosztem podatkowym

Na gruncie podatku dochodowego (zarówno PIT, jak i CIT) przedsiębiorca może natomiast zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup napojów dla pracowników. Do kosztów uzyskania przychodu można bowiem zaliczyć wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu, z wyjątkiem tych, które zostały wyłączone na mocy samej ustawy (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT). W tym przypadku, podobnie jak na gruncie VAT-u, okolicznością uzasadniającą związek wydatku z prowadzoną działalnością jest nałożony na gruncie przepisów o BHP obowiązek zapewnienia przedmiotowych świadczeń. Wydatki te nie zostały jednocześnie wyłączone z możliwości rozliczenia w kosztach w art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT. Wydatków tych nie można jednak przyporządkować bezpośrednio do danego przychodu, co oznacza, że stanowią koszty pośrednie i należy je rozliczyć w dacie ich poniesienia.

Przykład:

Przedsiębiorca zapłacił za wodę dla pracowników 1 500 złotych. Odliczył od tego 23-proc. VAT-u (280,49 zł), a pozostałą kwotę – 1 219,51 zł – zaliczył w koszty firmy, dzięki czemu ostatecznie woda kosztowała firmę ok. 988 zł (przy założeniu, że firma rozlicza się z fiskusem za pomocą 19-proc. stawki liniowej).

Z przychodem, ale bez podatku

Do przychodów ze stosunku pracy ustawa o PIT zalicza także wartość świadczeń nieodpłatnych. Zostało jednak przewidziane zwolnienie od podatku w przypadku świadczeń rzeczowych (i ekwiwalentów za te świadczenia), jeżeli przysługują one na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Oznacza to, że w takiej sytuacji przedsiębiorca przekazując wodę lub inne napoje pracownikom nie musi ustalać w tym zakresie przychodu i wyliczać podatku dochodowego.