E-Doręczenia głównym kanałem komunikacji publicznej

31 grudnia br. dla podmiotów publicznych, w tym urzędów, kończy się okres przejściowy we wdrażaniu e-Doręczeń. Oznacza to, że system stanie się podstawowym sposobem doręczania pism, a ePUAP odchodzi na dalszy plan - powiedział radca prawny Aleksy Zięba. Dla obywateli e-Doręczenia pozostają dobrowolne.

Od 1 stycznia 2025 r. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla większości instytucji publicznych w całej Polsce, dla osób wykonujących zawody zaufania publicznego oraz dla firm rejestrujących się w KRS. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych, do 31 grudnia br. podmioty te obowiązuje okres przejściowy, czyli czas na dostosowanie się do zmian. Oznacza to m.in., że do końca roku prowadzenie korespondencji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem ePUAP jest równoważne e-Doręczeniom.

„Od nowego roku podmioty publiczne będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń jako podstawowego sposobu doręczania pism. Oznacza to, że nie mogą już uzasadniać ewentualnych problemów z systemem brakiem gotowości organizacyjnej” - tłumaczy radca prawny Aleksy Zięba, Senior Associate w Olesiński i Wspólnicy.

Jak podał ekspert, ePUAP pozostanie dostępny dla użytkowników, ale w bardzo ograniczonym zakresie - tylko tam, gdzie przepisy to wyraźnie przewidują, np. w sytuacji, gdy podmiot niezadowolony z decyzji administracyjnej będzie chciał złożyć na nią skargę w postępowaniu administracyjnym.

Jak wskazał radca prawny, od 1 stycznia 2025 r. zdecydowana większość podmiotów publicznych musi posiadać aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), a od 1 stycznia 2026 r. korzystać z niego jako z głównego kanału komunikacji. - Brak ADE w jednostkach publicznych będzie skutkował ryzykiem nieważności doręczeń; a próby korzystania z ePUAP czy listów poleconych, zamiast z e-Doręczeń, bez wyraźnej podstawy prawnej, mogą być uznane za nieskuteczne. To wymaga nie tylko wdrożenia technologii w jednostkach publicznych, ale także dostosowania procedur, w tym integracji z systemami EZD (służącymi do obiegu dokumentów wewnętrznych w instytucjach - PAP) - podkreślił Aleksy Zięba.

Operatorem wyznaczonym e-Doręczeń jest Poczta Polska

Operatorem wyznaczonym ustawowo do obsługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Realizuje ona to zadanie poprzez usługę PURDE, czyli doręczenia całkowicie elektroniczne oraz PUH, czyli doręczenia hybrydowe, które polegają na papierowej wysyłce e-Doręczeń. „Choć od 2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji, to usługa hybrydowa nie zniknie” - zaznaczył radca prawny. Jak dodał, znaczenie PUH się zmieni - usługa będzie stosowana przede wszystkim w sytuacjach, gdy odbiorca nie posiada aktywnego ADE.

„W praktyce oznacza to, że Poczta Polska nadal będzie konwertować dokumenty elektroniczne na papier i doręczać je tradycyjnie, ale tylko w tych przypadkach, w których prawo dopuszcza taką formę. Hybryda pozostaje więc »pomostem« między cyfrową administracją a np. obywatelami, którzy nie zdecydowali się na e-Doręczenia” - zauważył Aleksy Zięba.

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne. Jednak warto pamiętać, że założenie ADE oznacza przejście na komunikację elektroniczną z urzędami, bez papierowych listów i bez ePUAP jako głównego kanału - podkreślił ekspert. Dodał, że brak adresu do e-Doręczeń nie rodzi sankcji, ale może wydłużyć czas załatwiania spraw i utrudnić dostęp do dokumentów. Zdaniem radcy „w praktyce presja na cyfryzację będzie rosła, bo urzędy będą preferować kontakt przez e-Doręczenia”.

Od 1 kwietnia do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. Od 1 lipca e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., dokonujących jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie. Przedsiębiorcy, którzy rejestrują się w CEIDG po 1 stycznia 2025 r. są zobowiązani do wskazania danych do utworzenia ADE. Natomiast od 1 października 2026 r. e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r.

„Brak aktywnego adresu do e-Doręczeń może dla tych firm prowadzić do poważnych konsekwencji – od utraty terminów procesowych po ryzyko uznania doręczeń za nieskuteczne” - podkreślił ekspert.

Dodał, że firmy powinny nie tylko aktywować ADE, ale także wdrożyć procedury odbioru i archiwizacji korespondencji elektronicznej, aby uniknąć chaosu dowodowego w postępowaniach administracyjnych czy sądowych.

„Koniec okresu przejściowego to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim prawna. e-Doręczenia stają się fundamentem komunikacji urzędowej, a ePUAP odchodzi na dalszy plan. Urzędy, firmy i operatorzy muszą być gotowi na pełną cyfryzację” - podsumował Aleksy Zięba.

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Jednostki samorządu terytorialnego, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają czas na wdrożenie e-Doręczeń do października 2029 roku. Będzie to ostatni etap wdrożenia systemu.

E-Doręczenia zostały wprowadzone w 2020 roku ustawą o doręczeniach elektronicznych. Ostatnia nowelizacja ustawy, wprowadzająca m.in. okres przejściowy, miała miejsce w grudniu 2024. W sierpniu br. resort cyfryzacji opublikował projekt kolejnej nowelizacji, która ma m.in. precyzować niektóre definicje oraz wprowadzić przepisy dotyczące korespondencji niejawnej.

Monika Blandyna Lewkowicz (PAP), sek

»» Odwiedź wgospodarce.pl na GOOGLE NEWS, aby codziennie śledzić aktualne informacje

»» O bieżących wydarzeniach w gospodarce i finansach czytaj tutaj:

Ten rząd opóźnia wielkie inwestycje z premedytacją

Miedź! Cena przebiła szklany sufit

Rosja szykuje globalny atak na infrastrukturę podwodną

»»Chaos na kolei! Wielki skandal! Kolejny „sukces” rządu! – oglądaj w telewizji wPolsce24