Jak odpowiedzialnie walczyć z pandemią koronawirusa?

W swoim raporcie Odpowiedzialne działanie menadżerów w dobie COVID-19  firma Kearney prezentuje nie tylko szczegółowe dane liczbowe ale także środki i zalecenia do których powinni zastosować się menadżerowie firm.

Kluczową różnicą pomiędzy chorobami wywołanymi przez COVID-19 a innymi chorobami o charakterze epidemicznym jest jego zdolność do błyskawicznego rozprzestrzeniania się. Wirus łatwo przenosi się z człowieka na człowieka, poprzez materiały które miały styczność z osobami zarażonymi (a często nie wykazującymi jeszcze objawów choroby) i potrafi przeżyć w środowisku na tyle długo, by zarazić ludzi nawet po kilku dniach od kontaktu z osobą zarażoną.

Nie oznacza to jednak, że inne sektory pozostają bezpieczne. Cały sektor finansowy, handlu detalicznego i różnych usług mogą w niedługim czasie mocno ucierpieć. Wszystkie branże oparte na kontakcie fizycznym z drugą osobą bądź styczności z innymi ludźmi w niewielkiej odległości fizycznej są narażone na straty z uwagi na konieczność ograniczenia kontaktu fizycznego oraz kwarantanny.

Eksperci z Kearney twierdzą także, że najgorsze jeszcze przed nami. Chociaż w Chinach sytuacja stabilizuje się, a według doniesień na dzień 17 marca epidemia wręcz zdaje się stopniowo wygasać, tak w obraz choroby dla reszty świata wygląda dokładnie odwrotnie. Wysoka, cały czas rosnąca liczba przypadków we Francji, duża liczba chorych we Włoszech oraz niestety także stopniowo wzrastająca liczba osób wymagających hospitalizacji w Polsce – dane nie pozostawiają wątpliwości, że najgorsze jeszcze przed nami.

Pomimo raczej niskiej śmiertelności, COVID-19 jest groźny z innego powodu. Wymaga on w większości przypadków hospitalizacji pacjentów celem unormowania ich stanu zdrowotnego. W wielu państwach Europy jak i całego świata nagły wzrost liczby osób chorych może doprowadzić do paraliżu służby zdrowia. Wpływ na całą branżę medyczną już na ten moment jest gigantyczny, a będzie on z czasem tylko narastać.

W związku z nieuniknionym wpływem pandemii na rynki światowe oraz gospodarki wszystkich państw świata, Kearney przedstawia zespół działań o charakterze prewencyjnych oraz zaleceń, które mają na celu ograniczenie rozsiewania wirusa, ale także wyhamowanie skutków nieuniknionego kryzysu.

Tymczasowe zmiany w regulaminie pracy

Mają one na celu zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim pracownikom, ale także i ciągłości biznesu. Podstawowe działania o charakterze prewencyjnym to wspieranie zachowań higienicznych, ograniczenie interakcji z innymi pracownikami, w miarę możliwości przestawienie się na pracę zdalną a także wprowadzenie elastycznych godzin pracy dla osób, które tego potrzebują. Eksperci przedstawiają także szereg działań egzekwowanych, np. zakaz podróży służbowych, ograniczenie liczy konferencji bądź czasowe ich zawieszenie, wymaganie pracy zdalnej od osób wykazujących objawy oraz osób wracających z urlopów.

Odpowiednie wprowadzenie działań prewencyjnych jak i egzekwowanych nie tylko zapewnie bezpieczeństwo pracownikom samej firmy. Chronić będą one także całe rodziny pracowników przed ryzykiem zakażenia. Zwłaszcza narażone są tutaj osoby starsze, u których objawy zakażenia wirusem COVID-19 są znacznie silniejsze niż u osób dorosłych i młodych, a które mogłyby zostać zarażone poprzez przyniesienie wirusa przez członka rodziny którym zaraził się w miejscu pracy.

Regularna komunikacja zdalna

Eksperci z Kearney stawiają nacisk na komunikację w obrębie firmy nie tylko w relacji przełożony-podwładny, ale także między wszystkimi pracownikami. Zalecają oni utworzenie licznych kanałów komunikacji dla pracowników celem regularnego informowania ich o obecnej sytuacji epidemiologicznej. Miałyby one na celu zarówno dostarczanie informacji wszystkim osobom pracującym w przedsiębiorstwie jak i sprawne odpowiadanie na ich pytania czy wątpliwości. Zalecane jest także powołanie sztabu kryzysowego bądź codziennej komunikacji zarządu w sprawie obecnej sytuacji epidemiologicznej i elastyczne reagowanie na zagrożenia.

Praca zdalna

Model pracy zdalnej może być realizowany za pomocą trzech środków: wsparcia pracy zdalnej, wsparcia pracowników oraz ograniczenia dostępu. Wsparciem pracy zdalnej jest między innymi udzielenie dostępu do baz danych pracownikom pracujących na komputerach domowych, spotkania zdalne (np. poprzez Skype) celem wspólnej organizacji pracy, a także udzielanie wskazówek dotyczących pracy zdalnej np. poprzez połączenia głosowe. Wsparcie pracowników jest kluczowym elementem przejścia na model pracy zdalnej. Firma Kearney wskazuje, że przełożony powinien aktywnie obserwować pracowników, w razie wystąpienia objawów zachęcić ich do przejścia na pracę zdalną. Kluczowe jest także rozluźnienie celów firmy. W czasie kryzysu epidemiologicznego niemożliwym będzie osiągnięcie wcześniej wyznaczony celów, dlatego ważnym jest, by zarząd firmy nie wymagał od pracowników wcześniej narzuconej na nich efektywności pracy.

Ograniczeniem dostępu może być ograniczenie dostępu do budynków poprzez tymczasowe ich zamknięcie, pomiary temperatury przychodzących pracowników i odsyłanie tych, którzy przekraczają 38 stopni Celsjusza oraz umożliwienie pracownikom zabranie ich narzędzi pracy do domu.

Chociaż w wielu branżach całkowite przejście na pracę zdalną jest niemożliwe, tak w miarę możliwości powinno być ono obecnie jak najmocniej promowane. Zapewni to nie tylko bezpieczeństwo pracowników i ich rodzin, ale także umożliwi zachowanie ciągłości biznesu, nawet jeśli spełnienie wcześniej postawionych celów finansowych będzie niemożliwe.

Plan ciągłości

Przedsiębiorstwa muszą być gotowe nie tylko na przejście na model pracy zdalnej, ale także na zwiększoną liczbę nieobecności, tym często nieplanowanych. Zamknięcie szkół i przedszkoli wymusza na wielu osobach pozostaje w domu i poświęcenie swojej uwagi dzieciom. Nierzadko wymagana też może być opieka nad osobami starszymi bądź przejęcie obowiązków członka rodziny w przypadku jego niespodziewanej hospitalizacji. Firma musi być przygotowana na udzielenie niespodziewanych urlopów, a co za tym idzie, mieć plan zachowania ciągłości biznesu. Powinno przeprowadzić się weryfikację zastępowalności pracowników oraz ich liczby niezbędnej do pracy firmy, identyfikacja osób krytycznych dla przedsiębiorstwa oraz wydłużenie terminów realizacji zleceń. Ostatni punkt może być dla wielu firm bolesny, w obliczu pandemii jest on jednak niezbędny. Koordynacja pracy może w sposób znaczący ucierpieć, co jednak nie wynika z winy żadnego pracownika i menadżerowie muszą być na to przygotowani.

Elastyczne podejście do planowania

Wszyscy menadżerowie w obliczu pandemii muszą zrewidować najbliższe cele firmy oraz wytyczne dla poszczególnych działów oraz indywidualnych pracowników. Szok spowodowany przez koronawirusa powoduje zamieszanie na rynkach gospodarczych całego świata. Sytuacja z dnia na dzień zmienia się, prognozy dotyczące inflacji, PKB czy działań banków centralnych są bardzo dynamiczne. W takim przypadku potrzebne jest elastyczne reagowanie na wszystkie zaistniałe problemy oraz nieprzedstawianie sztywnych ram pracy dla podwładnych. Kluczowe pozostaje planowanie i codzienna rewizja podjętych wcześniej decyzji w obliczu nowych informacji dotyczących choroby.

Przygotowanie planu kryzysowego

Nawet pomimo podjęcia wszystkich kroków każda firma powinna opracować plan kryzysowy. Ma on na celu utrzymanie ciągłości biznesu oraz zapewnienie bezpieczeństwa firmy. Kearney zaleca powołanie sztabu kryzysowego, który odpowiadałby za bieżący monitoring sytuacji, planowanie scenariuszy na różne przypadki oraz optymalizację procedur wewnątrz firmy. Menadżerowie muszą być także przygotowani na wystąpienie konieczności podejmowania szybkich, wcześniej nieprzewidzianych decyzji. Nawet najlepiej przygotowana firma może w obliczu pandemii spotkać się z nieoczekiwanymi problemami oraz wyzwaniami. Działania takie jak kwarantanna i masowa absencja pracowników mogą być trudne do podjęcia, ale są niezbędne, by ograniczyć zasięg COVID-19. Tempo podejmowania tych decyzji będzie miało kluczowe znaczenie – im szybciej, tym lepiej, nawet jeśli na pierwszy rzut oka decyzja przynosi firmie straty, nie zyski.

Podsumowanie

Niewątpliwie najmocniej ucierpią te sektory gospodarki, które opierają się o bezpośredni kontakt międzyludzki oraz przemieszczanie się. Turystyka, transport, usługi, handel detaliczny – są to sektory pierwszego ryzyka w przypadku zaleceń kwarantanny. Za nimi podążać będzie jednak cała gospodarka. By uchronić się przed konsekwencjami pandemii COVID-19, każda firma powinna podjąć szereg działań umożliwiających jak największe ograniczenie siewstwa wirusa i ochronę swoich pracowników. Dzięki szybko podjętym, odpowiedzialnym działaniom o charakterze prewencyjnym jak i egzekucyjnym możliwe jest zachowanie ciągłości biznesowej przedsiębiorstwa.

Tekst opracowany na podstawie zaleceń ekspertów z firmy Kearney.

Adrian Reszczyński