Samochody pod specjalnym nadzorem

Firmowe floty samochodowe są dzisiaj permanentnie inwigilowane. Stosowane w nich systemy telematyczne pozwalają na kontrolowanie sposobu prowadzenia pojazdu, jego prędkości a nawet czy kierowca stosuje się do zasad eco-drivingu.

Myśląc o problemach stojących przed pracodawcami mało kto zastanawia się dziś nad sposobem radzenia sobie z flotą samochodową. Problem, o ile nie dotyczy firm stricte logistyczno-transportowych, zdaje się w oczach wielu ludzi dość błahy. Wystarać się o finansowanie, kupić kilka solidnych i oszczędnych autek - ot i cała filozofia. W rzeczywistości zarządzanie taborem to jedno z bardziej skomplikowanych zagadnień administracyjnych w biznesie. Kwestia dotyczy przecież sprzętu o znacznej wartości, którego użytkowanie generuje bardzo wysokie koszty. Do tego dochodzą formalności i konieczność permanentnego badania stanu technicznego floty.

W Polsce właściwie wszystkie firmy posiadają mniejszy lub większy park maszynowy. Według danych Instytutu Badań Rynku Motoryzacyjnego Samar tylko 6 proc. polskich przedsiębiorstw nie dysponuje żadnym pojazdem firmowym, a blisko 42 proc. podmiotów włada flotą powyżej 6 samochodów. W 2013 roku aż 58 proc. nowych pojazdów zakupionych na terenie naszego kraju to właśnie auta na użytek firmowy. Ani na krok nie ustępujemy naszym zachodnim sąsiadom, w Niemczech bowiem też blisko 60 proc. nowo zarejestrowanych limuzyn to zakupy przedsiębiorstw.

Wysoki krawężnik

Jaki samochód wjedzie na wysoki krawężnik? Służbowy. Ten dowcip zapewne powstał kilka minut po tym, jak pierwszy pracodawca udostępnił swojemu pracownikowi auto firmowe. Służbowe samochody z definicji mają przecież opony ze stali, lakier z grafenu, zawieszenie z tytanu dlatego ich kierowcy powodują 30 proc. wypadków w Polsce. Do niedawna pracodawcy mieli bardzo ograniczone możliwości kontrolowania pojazdów, gdy opuszcza parking firmowy. Z chwilą zatrzaśnięcia drzwi za pracownikiem dzierżącym kluczyki i dowód rejestracyjny, szefom pozostawała tylko modlitwa. I gruby portfel, bowiem każde zdarzenie zdrogowe to dla pracodawcy ogromne koszty. Naprawa, większa stawka za ubezpieczenie, samochód wyłączony z użytku na parę tygodni, a jeśli pracownik w wyniku kolizji ulegnie kontuzji, także z jego nieobecnością przedsiębiorca musi się liczyć.

Problem dużej ilości wypadków wśród kierowców pojazdów służbowych próbowano rozwiązać przy pomocy warsztatów, szkoleń, benefitów za bezszkodową jazdę. Nie wiele to jednak zmieniało, wsiadając do służbowego samochodu większości pracowników nadal udzielał się syndrom nastolatka zostawionego bez rodziców. Nikt przecież nie sprawdzi tego, czy spod świateł wystartował z piskiem opon, obcierając przy okazji samochód stojący na sąsiednim pasie.

Zbawienna telematyka

Na pomoc właścicielom przedsiębiorstw przyszła nowoczesna technologia. Telematyka, czyli system rozwiązań telekomunikacyjno-informatycznych pozwalający na gromadzenie danych i obserwowanie w czasie rzeczywistym procesów na odległość. Swoje zastosowanie znalazła w przemyśle energetycznym, medycznym, produkcyjnym, ale prawdziwą rewolucję wprowadziła w segmencie zarządzania flotami. Już od lat stosują ją firmy transportowe, mające w swoim parku maszyn pojazdy ciężarowe, chociażby do regulowanej prawnie ewidencji czasu pracy kierowców. Od nie dawna wykorzystywana jest również we flotach pojazdów osobowych. Nareszcie pracodawca ma możliwość obserwowania zwyczajów swoich pracowników za kółkiem.

Firmy oferujące rozwiązania telematyczne mają szeroką gamę produktów i usług. W dużych przedsiębiorstwach dopasowanie i wdrożenie funkcjonalnego systemu zarządzania flotą to prawdziwe wyzwanie. Przedstawiciele firmy T-matic Systems (wchodzącej w skład grupy giełdowej Arcus) w debacie „Gazety Bankowej” („GB”) zatytułowanej „Telematyka wspomaga biznes” nakreślali jak wyglądał proces konstruowania i aplikacji takiego systemu w banku BPH, którego tabor liczy ponad 500 samochodów.

• Bank zmienił regulamin [korzystania z samochodów służbowych – przyp. M.S.] po poznaniu rzeczywistych kosztów utrzymania floty samochodowej i szczegółowym rozpoznaniu źródeł ich powstawania. Przed właściwym wdrożeniem test naszego rozwiązania trwał 12 miesięcy i obejmował 100 samochodów - opowiadał Bogdan Kwiatkowski, dyrektor biura sprzedaży T-matic Systems.

Swoisty audyt trwał więc rok i pozwolił na zbadanie zwyczajów i potrzeb pracowników, a także przetestowanie każdego z zaproponowanych przez T-matic Systems rozwiązań. W efekcie powstał system dopasowany do potrzeb pracowników banku, pozostawiający im także sferę prywatności. Pracowników podzielono na dwie grupy.

• Jedna grupa składa się z tych użytkowników, którzy jeżdżą dużo prywatnie, na przykład po godzinie 17.00 ale nie chcą tych danych szczegółowych publikować i oni mogą wybrać model rozliczeniowy w którym sami płacą, zgodnie z regulaminem i taryfikatorem, określoną ryczałtowo kwotę - wyjaśniał dyrektor biura sprzedaży T-matic Systems podczas debaty „GB”. Jego zdaniem drugą grupę stanowią użytkownicy, którzy w niewielkim stopniu wykorzystują samochód do celów prywatnych. Dla nich przewidziana jest możliwość skorzystania z przycisku „jazda prywatna” i oddzielnego rozliczania tylko tych przejazdów. Nasz system pozwala też na indywidualne rozliczenia „auta biurowego” czyli takiego z którego korzysta kilku pracowników.

Wprowadzanie systemów telematycznych pozwala nie tylko na sprawdzenie miejsc i godzin, w których wykorzystywany jest pojazd służbowy. W firmie można wprowadzić rozwiązanie pozwalające na kontrolowanie sposobu prowadzenia – z jaką prędkością porusza się pracownik, jak często zdarza mu się ostre hamowanie, czy stosuje się do zasad eco-drivingu. Już sama świadomość istnienia kontroli dyscyplinuje pracowników, ale też mając takie dane właściciele przedsiębiorstw mogą wprowadzić system „benefitów” dla oszczędnych kierowców. Mniejsze spalanie, mniej wypadków – same oszczędności.

Dodatkową zaletą monitorowania i gromadzenia danych jest możliwość ich analizy przy następnej wymianie parku maszyn. Dzięki zgromadzonym raportom dokładnie widać do jakich celów pracownicy wykorzystują pojazdy i zgodnie z tym można dobrać najbardziej optymalnie parametry kupowanych produktów.