Zalety księgowości internetowej
Prowadzenie firmy pod względem organizacyjnym bywa prawdziwym wyzwaniem. Oprócz podstawowej formy swojej działalności, czy to produkcyjnej, sprzedażowej czy usługowej, przedsiębiorcy muszą zajmować się szeregiem formalności – w tym również prowadzeniem księgowości. Tym, co ułatwia wszystkie te procesy, są nowoczesne technologie IT – w tym właśnie księgowość internetowa. Czym ona dokładnie jest i jakie są jej zalety? Już wyjaśniamy!
Księgowość internetowa – na czym polega?
Każda firma, niezależnie od branży, jest zobowiązana do prowadzenia księgowości, którą można prowadzić w tradycyjny sposób lub w postaci księgowości internetowej. Przez samą księgowość rozumiemy zarządzanie finansami i księgowością przedsiębiorstwa, na którą składa się przede wszystkim:
* rejestracja transakcji (wystawianie faktur i rachunków)
* rozliczenia podatkowe
* ewidencjonowanie dokumentów księgowych
* archiwizacja dokumentów
Przy czym księgowość musi być prowadzona przez każdą firmę – nad prawidłowością wszystkich procesów z nią związanych czuwa urząd skarbowy. Niestety przepisy podatkowe to niezwykle skomplikowana materia, dlatego wiele osób decyduje się scedować prowadzenie księgowości swojej firmy na biura rachunkowe lub indywidualnych księgowych. Istnieją jednak rozwiązania, takie jak księgowość internetowa, które pozwalają na samodzielne i łatwe zarządzanie finansami swojej firmy. Wszystko odbywa się przez Internet za pośrednictwem aplikacji – webowej lub mobilnej. Pozwala ona na kompleksowe zarządzanie księgowością firmy – począwszy od wystawiania faktur online, poprzez ewidencjonowanie wszystkich transakcji, tworzenie jednolitych plików kontrolnych, zestawień kosztowych czy wysyłania rozliczeń rocznych do fiskusa. Jak to wygląda w praktyce?
Księgowość internetowa w praktyce
Księgowość internetowa to z reguły usługa dostępna na specjalnych platformach online, takich np. jak Comarch ERP XT – zob. https://www.erpxt.pl/funkcje/faktura-online/. Można z niej skorzystać po zarejestrowaniu się do systemu. Ma ona postać aplikacji online dostępnej z poziomu wyszukiwarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Jest to system oparty na rozwiązaniach chmurowych, wszystko znajduje się na serwerach aplikacji księgowości internetowej.
Zalety księgowości internetowej
Korzyści, jakie daje księgowość internetowa, jest naprawdę wiele, do tych najważniejszych zalicza się:
kompleksowość – aplikacje do księgowości online pozwalają na kompleksowe prowadzenie księgowości firmy, w tym:
* wystawianie faktur sprzedażowych przez Internet
* wystawianie faktur kosztowych
* zarządzanie stanami magazynowymi
* prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów
* prowadzenie ewidencji ryczałtowej
* prowadzenie księgowości na zasadach ogólnych (Księga Handlowa)
* generowanie JPK
*generowanie deklaracji podatkowych
* ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentów księgowych
* elastyczność – możliwość dostosowania funkcjonalności aplikacji księgowej do potrzeb
* funkcje dodatkowe – dostępne są aplikacje księgowości internetowej wyposażone w przydatne moduły dodatkowe, takie jak:
* faktury z linkiem do szybkiej płatności
* raporty i analizy
* usługi faktoringu, windykacji itp.
* dostępność online w każdej chwili i z każdego miejsca
Przy czym do największych zalet księgowości internetowej zaliczyć należy to, że działa ona w oparciu o aktualne przepisy. Ponadto są to aplikacje proste i intuicyjne w użyciu, co pozwala na prowadzenie księgowości osobom, które nie miały nigdy wcześniej do czynienia z finansami i księgowością.
Kiedy warto postawić na księgowość online?
Księgowość internetowa to opcja, która dedykowana jest przede wszystkim mniejszym i średnim przedsiębiorstwom. Pozwala ona prowadzić księgowość w sposób prosty, zorganizowany i zgodny z obowiązującym prawem, co jest niezwykłym ułatwieniem dla przedsiębiorców, biorąc pod uwagę fakt, że polskie prawo podatkowe zmienia się szybciej niż pory roku i nawet branżowym specjalistom trudno bywa nad tymi zmianami nadążyć.
Księgowość internetowa a biuro księgowe online – czym się różnią?
Podstawową różnicą pomiędzy księgowością internetową a biurem księgowym online jest koszt usług i sposób ich rozliczania. W przypadku biura rachunkowego zazwyczaj koszty zależą od liczby wystawianych dokumentów. W przypadku księgowości internetowej nie ma tutaj ograniczenia, ponieważ najczęściej opłaty za korzystanie z aplikacji do wystawienia faktur i prowadzenia księgowości pobierane są na zasadzie subskrypcji lub abonamentu.
Co ważne, są to naprawdę bardzo niskie kwoty, zazwyczaj rzędu kilkudziesięciu złotych, a pozwalają na kompleksowe prowadzenie księgowości. Najtańsze biura rachunkowe to koszty rzędu kilkuset złotych, gdzie mamy często ograniczenie do kilku czy kilkunastu faktur miesięcznie i za wystawienie kolejnych musimy płacić dodatkowo.
Ponadto księgowość internetowa może być obsługiwana przez przedsiębiorcę lub upoważnionego do tego pracownika, który nie musi posiadać do tego fachowej wiedzy – wystarczy nauka obsługi aplikacji, co nie jest czasochłonne ani trudne. W razie potrzeby takie systemy mogą być integrowane z pozostałym oprogramowaniem firmy lub zostać udostępnione biurom rachunkowym – jeśli zachodzi potrzeba okresowego skorzystania z takich usług.
